中建公司物資管理制度總則1.目的本制度旨在加強中建公司物資管理，規范物資采購、驗收、存儲、發放及使用等環節的工作流程，確保物資供應的及時性、準確性和經濟性，提高公司物資管理水平，保障公司生產經營活動的順利進行。2.適用范圍本制度適用于中建公司總部及所屬各分公司、項目部的物資管理活動，包括各類原材料、構配件、設備、周轉材料等物資的管理。3.基本原則統一管理原則：公司對物資管理實行統一領導、分級負責，建立集中采購、統一調配的管理機制。計劃采購原則：物資采購應根據公司生產經營計劃和物資需求計劃，有計劃地進行，避免盲目采購和積壓浪費。質量第一原則：嚴格把控物資質量，確保所采購的物資符合相關標準和要求，滿足公司生產經營需要。成本控制原則：在保證物資質量的前提下，合理控制物資采購成本、存儲成本和使用成本，提高物資使用效益。責任追究原則：對物資管理過程中出現的違規行為和造成的損失，追究相關責任人的責任。物資管理職責分工1.物資管理部門職責負責制定和完善公司物資管理制度，并組織實施。匯總編制公司年度物資需求計劃，審核各分公司、項目部的物資需求計劃。組織物資采購招標、詢價等采購活動，簽訂物資采購合同。負責物資的驗收、存儲、發放及廢舊物資的回收處理等工作。建立物資管理臺賬，定期進行物資盤點，確保賬物相符。對各分公司、項目部的物資管理工作進行指導、監督和檢查。2.需求部門職責根據公司生產經營計劃和實際需求，編制本部門的物資需求計劃，并及時提交給物資管理部門。參與物資采購招標、詢價等活動，提供技術參數和質量要求等相關信息。負責本部門領用物資的驗收、保管和使用，并做好物資使用記錄。配合物資管理部門做好物資盤點工作，及時反饋物資使用過程中的問題。3.財務部門職責負責審核物資采購預算和費用報銷，監督物資采購資金的使用。參與物資采購合同的審核，確保合同條款符合財務規定。定期對物資管理部門的賬目進行審計，檢查物資采購、存儲、發放等環節的財務核算情況。4.審計部門職責對物資采購、驗收、存儲、發放等環節進行審計監督，檢查物資管理制度的執行情況。對物資采購項目進行專項審計，審查采購程序的合規性、采購價格的合理性等。對審計中發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。物資計劃管理1.物資需求計劃編制各需求部門應根據公司年度生產經營計劃、項目施工進度計劃等，結合實際物資消耗情況，提前編制物資需求計劃。物資需求計劃應明確物資的名稱、規格型號、數量、需求時間等詳細信息。物資需求計劃應經部門負責人審核后，提交給物資管理部門。物資管理部門對各需求部門提交的物資需求計劃進行匯總、審核，結合庫存情況，編制公司年度物資需求總計劃。2.物資采購計劃編制物資管理部門根據公司年度物資需求總計劃，結合市場供應情況、采購周期等因素，編制物資采購計劃。物資采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、采購方式等內容。對于批量較大、金額較高的物資采購，應制定詳細的采購方案，包括采購渠道選擇、供應商考察、采購價格談判等環節的具體安排。3.計劃調整在物資需求計劃執行過程中，如因生產經營計劃變更、設計變更等原因導致物資需求發生變化，需求部門應及時向物資管理部門提出計劃調整申請。物資管理部門對計劃調整申請進行審核，根據實際情況調整物資需求計劃和采購計劃，并及時通知相關部門。物資采購管理1.采購方式招標采購：對于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的物資采購項目，應采用招標采購方式。通過發布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標，按照評標標準確定中標供應商。詢價采購：對于金額較小、技術簡單、市場供應充足的物資采購項目，可采用詢價采購方式。向多家供應商發出詢價函，比較各供應商的報價和供貨條件，選擇合適的供應商進行采購。競爭性談判采購：對于緊急采購、獨家供應或不宜公開招標的物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式。與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。單一來源采購：對于只能從唯一供應商處采購的物資，或者發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資，可采用單一來源采購方式。經公司相關部門審批后，直接與供應商簽訂采購合同。2.供應商管理供應商選擇：物資管理部門應建立供應商準入制度，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量等進行考察和評估。選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商作為公司的合格供應商，并建立供應商檔案。供應商評價：定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等進行評價，評價結果作為供應商續用、淘汰的依據。對于評價不合格的供應商，應及時采取整改措施或淘汰處理。供應商激勵與約束：建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予一定的獎勵；同時，對違反合同約定的供應商進行約束和處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。3.采購合同管理合同簽訂：物資采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應經物資管理部門、財務部門、法務部門等相關部門審核。合同執行：物資管理部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施追究其責任，并要求其承擔相應的賠償責任。合同變更與解除：在采購合同執行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更或解除合同的，應經雙方協商一致，并簽訂書面協議。合同變更或解除后，應及時辦理相關手續，調整物資采購計劃和財務賬目。物資驗收管理1.驗收準備物資到貨前，物資管理部門應通知需求部門、質量檢驗部門等相關人員做好驗收準備工作。需求部門應安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗收；質量檢驗部門應準備好相應的檢驗工具和標準。物資管理部門應根據采購合同和相關標準，制定物資驗收方案，明確驗收的程序、方法、標準等內容。2.驗收程序物資到貨后，物資管理部門應組織需求部門、質量檢驗部門等相關人員按照驗收方案進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、外觀質量、質量證明文件等。對于重要物資或技術復雜的物資，應進行抽樣檢驗或全檢。質量檢驗部門應出具檢驗報告，對物資質量是否符合標準要求進行判定。驗收合格的物資，應辦理入庫手續；驗收不合格的物資，物資管理部門應及時與供應商聯系，要求其更換或處理，并做好記錄。3.驗收記錄物資驗收過程中，應做好驗收記錄。驗收記錄應包括物資名稱、規格型號、數量、供應商名稱、到貨日期、驗收日期、驗收人員、驗收結果等內容。驗收記錄應妥善保存，以備查閱。物資存儲管理1.倉庫規劃與布局根據物資的類別、特性、用途等因素，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如原材料區、構配件區、設備區、周轉材料區等。倉庫應設置明顯的標識牌，標明物資的類別、規格型號、存放位置等信息，便于物資的查找和管理。2.物資入庫驗收合格的物資應及時辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應包括物資名稱、規格型號、數量、供應商名稱、入庫日期等內容。物資入庫時，倉庫管理人員應按照物資的類別、規格型號、存放位置等要求，將物資整齊擺放，并做好標識。3.物資存儲保管倉庫管理人員應定期對物資進行檢查和盤點，確保物資的存儲安全和質量完好。對于易受潮、易變質、易腐蝕等特殊物資，應采取相應的防護措施，如防潮、防蟲、防腐等。建立物資保管臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況、存儲位置、庫存數量等信息。物資保管臺賬應與物資管理部門的賬目保持一致，定期進行核對。加強倉庫安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，制定安全管理制度，防止火災、盜竊等事故的發生。4.物資出庫需求部門領用物資時，應填寫領料單。領料單應經部門負責人審核后，提交給物資管理部門。物資管理部門根據領料單進行審核，審核通過后通知倉庫管理人員發貨。倉庫管理人員應按照領料單的要求，準確發放物資，并填寫出庫單。出庫單應包括物資名稱、規格型號、數量、領用部門、領用日期等內容。物資出庫時，倉庫管理人員應核對物資的名稱、規格型號、數量等信息，確保發放的物資與領料單一致。對于貴重物資或限量領用的物資，應實行限額領料制度，嚴格控制領用數量。物資使用管理1.物資領用需求部門應按照規定的程序和要求領用物資，不得超計劃、超標準領用。領用物資時，應填寫領料單，并注明物資的用途和使用項目。物資管理部門應加強對領料單的審核，對不符合規定的領料單不予批準。對于超計劃、超標準領用的物資，應查明原因，報公司相關領導審批。2.物資使用監督物資管理部門應定期對各需求部門的物資使用情況進行檢查和監督，確保物資的合理使用。檢查內容包括物資的使用是否符合規定的用途、是否存在浪費現象等。需求部門應建立物資使用臺賬，詳細記錄物資的領用、使用、消耗等情況。物資使用臺賬應定期提交給物資管理部門，以便進行核對和分析。3.物資節約與回收各需求部門應加強物資節約意識，采取有效措施降低物資消耗，提高物資使用效益。對于可回收利用的廢舊物資，應及時回收交物資管理部門統一處理。物資管理部門應建立廢舊物資回收管理制度，對廢舊物資進行分類、存放和處理。廢舊物資的處理應遵循環保、經濟的原則，可通過變賣、再利用等方式進行處理，處理收入應及時入賬。物資盤點管理1.盤點計劃物資管理部門應定期組織物資盤點工作，制定盤點計劃。盤點計劃應明確盤點的范圍、時間、人員、方法等內容。盤點范圍應包括公司總部及所屬各分公司、項目部的所有物資。盤點時間應根據公司實際情況確定，一般每年不少于一次。2.盤點實施物資盤點時，應成立盤點小組，由物資管理部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。盤點小組應按照盤點計劃的要求，對物資進行逐一清點、核對。盤點過程中，應做好盤點記錄，記錄物資的實際數量、規格型號、存放位置等信息。對于盤盈、盤虧的物資，應查明原因，并填寫盤盈盤虧報告單。3.盤點結果處理盤點結束后，盤點小組應根據盤點記錄和盤盈盤虧報告單，編制物資盤點報告。物資盤點報告應包括盤點基本情況、盤盈盤虧情況及原因分析、處理建議等內容。對于盤盈的物資，應查明原因，經審批后辦理入庫手續；對于盤虧的物資，應查明原因，屬于責任人原因造成的，應追究責任人的責任；屬于不可抗力等原因造成的，應按照規定進行處理。物資信息化管理1.物資管理信息系統建設公司應建立物資管理信息系統，實現物資采購、驗收、存儲、發放、盤點等環節的信息化管理。物資管理信息系統應具備物資需求計劃管理、采購管理、供應商管理、庫存管理、報表統計等功能模塊。物資管理信息系統應與公司其他相關系統進行集成，實現信息共享，提高物資管理工作效率和決策科學性。2.數據錄入與維護物資管理部門應指定專人負責物資管理信息系統的數據錄入和維護工作。數據錄入應及時、準確、完整，確保系統數據與實際業務情況一致。定期對物資管理信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。同時，應加強系統安全管理