會議記錄借閱管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會議記錄的借閱行為，確保會議記錄的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工。（三）基本原則1.保密性原則：會議記錄涉及公司內部信息，借閱人員應嚴格保密，不得向無關人員泄露。2.規范性原則：借閱和歸還會議記錄應按照規定的流程和要求進行，確保記錄的完整性和準確性。3.限時歸還原則：借閱人員應在規定時間內歸還會議記錄，不得逾期占用。二、會議記錄的管理職責（一）行政部門職責1.負責公司會議記錄的統一收集、整理、歸檔和保管。2.建立會議記錄借閱臺賬，記錄借閱情況。3.定期對會議記錄進行清查，確保記錄的安全和完整。（二）會議組織部門職責1.負責本部門組織召開會議的記錄工作，并及時將會議記錄提交給行政部門。2.協助行政部門做好會議記錄的借閱管理工作，提供必要的信息和支持。（三）借閱人員職責1.遵守本制度規定，按照流程借閱和歸還會議記錄。2.妥善保管會議記錄，不得擅自涂改、損壞或丟失。3.在規定時間內歸還會議記錄，如需延期使用，應提前辦理相關手續。三、會議記錄的歸檔與保管（一）歸檔要求1.會議記錄應在會議結束后[X]個工作日內整理完畢，并提交給行政部門。2.會議記錄應包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員、會議內容、決議事項等基本信息。3.會議記錄應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行歸檔，電子文檔應存儲在公司指定的服務器上，并進行備份。（二）保管期限1.一般性會議記錄的保管期限為[X]年。2.涉及公司重大決策、重要業務事項等會議記錄的保管期限為[X]年。（三）保管方式1.行政部門應設立專門的會議記錄檔案室，對會議記錄進行分類存放。2.紙質會議記錄應存放在檔案柜中，按照年份、月份等順序排列，便于查找和查閱。3.電子會議記錄應進行加密存儲，并設置相應的訪問權限，確保信息安全。四、會議記錄的借閱流程（一）借閱申請1.因工作需要借閱會議記錄的人員，應填寫《會議記錄借閱申請表》，注明借閱會議記錄的名稱、時間、用途等信息。2.《會議記錄借閱申請表》應經所在部門負責人簽字同意后，提交給行政部門。（二）審批1.行政部門收到《會議記錄借閱申請表》后，應進行審核。2.對于一般性會議記錄的借閱申請，由行政部門負責人審批。3.對于涉及公司重大決策、重要業務事項等會議記錄的借閱申請，應經公司分管領導審批。（三）借閱登記1.經審批同意后，行政部門應在會議記錄借閱臺賬上進行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、預計歸還時間等信息。2.行政部門應將會議記錄提供給借閱人員，并要求借閱人員在《會議記錄借閱登記表》上簽字確認。（四）借閱期限1.一般性會議記錄的借閱期限為[X]個工作日。2.涉及公司重大決策、重要業務事項等會議記錄的借閱期限為[X]個工作日。3.如需延期使用，借閱人員應提前[X]個工作日向行政部門提出申請，經審批同意后，可延長借閱期限，但最長不得超過[X]個工作日。（五）歸還1.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還會議記錄。2.歸還會議記錄時，借閱人員應確保記錄的完整性和準確性，不得擅自涂改、損壞或丟失。3.行政部門在收到歸還的會議記錄后，應進行檢查，并在會議記錄借閱臺賬上進行注銷登記。五、會議記錄的查閱權限（一）內部查閱1.公司內部員工因工作需要查閱會議記錄的，應按照本制度規定的借閱流程進行申請和審批。2.查閱會議記錄時，應在行政部門指定的地點進行，不得擅自將會議記錄帶出檔案室。3.查閱人員應遵守保密規定，不得向無關人員泄露會議記錄內容。（二）外部查閱1.因特殊原因需要向公司外部人員提供會議記錄查閱的，應經公司分管領導批準。2.外部查閱人員應與公司簽訂保密協議，并在公司指定的地點進行查閱。3.查閱過程中，公司應安排專人陪同，確保會議記錄的安全和保密。六、會議記錄的保密規定（一）保密內容會議記錄涉及公司的商業秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等重要信息，借閱人員應嚴格保密。（二）保密措施1.借閱人員應妥善保管會議記錄，不得擅自復制、傳播或泄露會議記錄內容。2.在使用會議記錄過程中，應采取必要的保密措施，如設置密碼、加密存儲等。3.如需將會議記錄帶出公司，應經行政部門負責人批準，并采取必要的保密措施，確保記錄的安全。（三）責任追究1.對于違反保密規定，擅自泄露會議記錄內容的人員，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分。2.如因泄露會議記錄內容給公司造成損失的，公司將依法追究相關人員的法律責任。七、監督與檢查（一）定期檢查行政部門應定期對會議記錄的保管和借閱情況進行檢查，確保記錄的安全和完整。（二）不定期抽查公司領導或相關部門可對會議記錄的保管和借閱情況進行不定期抽查，發現問題及時整改。（三）違規處理對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處理：1.對于未按規定流程借閱或歸還會議記錄的，給予警告處分，并責令限期改正。2.對于擅自涂改、損壞或丟失會議記錄的，給予記過處分，并要求賠償相應的損失。3.對于違反保密規定，擅自泄露會議記錄內容的，給予開除處分，并依法追究法律責任。八、附則（一）解釋權本制度由公司行政部門負責解