人事干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事干部檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體人事干部檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司人事干部檔案由人力資源部門集中統一管理，確保檔案的完整性和安全性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確、完整，如實反映人事干部的歷史和現實情況。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，確保檔案信息不泄露。4.服務性原則：充分發揮檔案的作用，為公司的人事決策、干部選拔任用、培訓等工作提供服務。二、檔案內容（一）履歷材料包括個人基本信息、工作經歷、學歷學位等方面的材料。（二）自傳材料個人撰寫的關于自己成長經歷、思想演變等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、任職期滿考核材料等。2.工作鑒定、考察報告等。（四）學歷學位、培訓和專業技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書、培訓結業證書等復印件。2.專業技術職務任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料政治歷史審查、入黨入團審查等方面的材料。（六）黨團材料入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、思想匯報等；入團志愿書等。（七）獎勵材料各類獎勵表彰的決定、證書等。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的決定、調查報告等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調整通知等。2.任免審批表、任職通知等。3.出國（境）審批表、護照等相關材料。（十）其他可供組織參考的材料如體檢表、個人總結、群眾評議材料等。三、檔案收集與歸檔（一）收集要求1.人力資源部門應定期收集人事干部檔案材料，確保檔案內容及時更新。2.各部門應積極配合人力資源部門，及時將涉及人事干部的相關材料移交至人力資源部門。3.人事干部本人應主動向人力資源部門提交應歸檔的材料。（二）歸檔程序1.材料收集齊全后，由人力資源部門檔案管理人員進行整理。2.對材料進行分類、排序、編目，確保材料的系統性和規范性。3.將整理好的材料裝入檔案袋或檔案盒，并填寫檔案目錄。4.按照檔案編號順序將檔案存放于檔案柜中。四、檔案整理（一）分類標準按照檔案內容的性質和特點，分為上述十個類別進行分類整理。（二）排序方法1.每一類別的材料按照時間順序排列。2.同一材料有多份的，按照重要程度和形成時間依次排列。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、姓名、類別、材料名稱、日期、頁碼等信息。2.目錄應清晰、準確，便于查找和利用。（四）裝訂規范1.對紙張規格不一致、破損的材料進行裱糊或修補。2.材料應左側裝訂，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件。五、檔案保管（一）保管機構公司設立專門的檔案庫房，由人力資源部門指定專人負責檔案保管工作。（二）庫房設施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設施。2.配備必要的檔案柜、空調、除濕機、滅火器等設備。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理。2.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房清潔衛生。3.非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。4.借閱完畢后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題，應及時報告并追究借閱人員的責任。（五）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經人力資源部門負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.查閱人員只能查閱批準范圍內的檔案內容，不得擅自摘抄、復制檔案材料。3.查閱完畢后，應在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（六）檔案轉遞1.人事干部因工作調動、離職等原因需要轉遞檔案的，人力資源部門應按照規定及時辦理檔案轉遞手續。2.檔案轉遞應通過機要交通或專人送取的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。3.檔案轉出時，應填寫《檔案轉遞通知單》，并密封檔案，加蓋密封章。4.檔案接收單位收到檔案后，應及時將回執寄回人力資源部門。六、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統公司應建立人事干部檔案信息系統，將檔案內容錄入系統，實現檔案的信息化管理。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將新形成的檔案材料錄入信息系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對檔案信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。（三）信息查詢與利用1.經授權的人員可以通過檔案信息系統查詢檔案內容，提高工作效率。2.利用檔案信息系統生成各類統計報表，為公司的人事決策提供數據支持。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及公司機密和個人隱私的檔案材料，應采取特殊的保密措施。3.在檔案整理、保管、利用等過程中，應避免無關人員接觸檔案。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范工作，安裝監控設備，確保庫房安全。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發生火災、水災等突發事件，應及時采取措施，保護檔案安全。八、檔案審核與鑒定（一）審核制度1.定期對人事干部檔案進行審核，確保檔案內容真實、準確、完整。2.審核內容包括檔案材料的完整性、真實性、規范性等方面。（二）鑒定工作1.對超過保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應由人力資源部門負責人、檔案管理人員等組成鑒定小組進行。3.經鑒定需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，報公司領導批準后，按照規定進行銷毀。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員應具備的條件1.政治素質高，責任心強，具有保密意識。2.熟悉檔案管理業務，具備一定的檔案整理、保管、利用等方面的知識和技能。3.經過檔案管理專業培訓，取得相應的資格證書。（二）具體職責1.負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.維護檔案庫房的設施設備，確保檔案安全。3.對檔案信息系統進行管理和維護，保證數據的正常運行。4