代賬公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)代賬公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于代賬公司全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指代賬公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、報(bào)表、憑證、合同等，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及職責(zé)1.設(shè)立檔案管理崗位指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務(wù)，協(xié)助外部單位查閱檔案。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的保密性和安全性。（二）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件、資料提交給檔案管理部門，確保檔案的及時(shí)形成和完整。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。2.其他部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門形成的文件、資料的整理和保管，并按照檔案管理部門的要求定期移交歸檔。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.稅務(wù)申報(bào)資料類納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票存根等。5.合同協(xié)議類與客戶簽訂的代理記賬合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。6.客戶資料類客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等復(fù)印件，客戶聯(lián)系方式、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人信息等。7.內(nèi)部管理文件類公司制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。8.其他類與代賬業(yè)務(wù)相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件、資料收集整理，移交檔案管理部門。對(duì)于重要文件、資料應(yīng)隨時(shí)收集，確保檔案的及時(shí)形成。2.完整性收集的文件、資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，確保能夠全面反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.準(zhǔn)確性收集的文件、資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。（三）收集程序1.業(yè)務(wù)部門收集業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作。業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將收集到的文件、資料進(jìn)行整理，填寫《檔案移交清單》，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的文件、資料后，應(yīng)按照《檔案移交清單》進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后簽字接收。對(duì)于不符合要求的文件、資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門，要求其補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于存放、查找和借閱，提高檔案利用效率。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、內(nèi)部管理檔案等類別。每類檔案再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如會(huì)計(jì)檔案可分為憑證類、賬簿類、報(bào)表類等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用順序編號(hào)或分類編號(hào)等方式。3.裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)保存，一份電子保存，以便于查詢和利用。（三）整理流程1.初步整理檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的文件、資料后，首先進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)文件進(jìn)行分類。2.詳細(xì)整理按照整理方法，對(duì)分類后的文件進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等詳細(xì)整理工作。3.審核歸檔整理工作完成后，由檔案管理人員進(jìn)行自查，確保整理質(zhì)量。自查無(wú)誤后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后進(jìn)行歸檔。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的各類檔案均應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部門歸檔。2.其他檔案業(yè)務(wù)部門和其他部門形成的檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整按照整理要求進(jìn)行整理，確保歸檔文件的質(zhì)量。2.歸檔文件應(yīng)分類準(zhǔn)確嚴(yán)格按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于查找和管理。3.歸檔文件應(yīng)編號(hào)清晰編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確、唯一，便于識(shí)別和查詢。4.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊裝訂應(yīng)牢固、整齊，符合檔案保管要求。（四）歸檔程序1.檔案管理人員接收檔案管理部門按照歸檔時(shí)間要求，接收各部門移交的檔案。接收時(shí)，檔案管理人員應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、編號(hào)等信息，確認(rèn)無(wú)誤后簽字接收。2.上架存放檔案管理人員將接收的檔案按照分類編號(hào)順序上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。六、檔案保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)檔案保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為[X]年、[X]年和[X]年。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.其他檔案保管期限其他檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年至[X]年不等。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房要求檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。2.檔案存放要求檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。3.檔案管理人員要求檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檔案管理人員應(yīng)保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）保管期限變更檔案保管期限如需變更，由檔案管理部門提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（四）檔案清查1.清查時(shí)間檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、名稱、保管期限等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檢查檔案的保管狀況，如檔案是否受潮、發(fā)霉、蟲蛀等，如有問(wèn)題及時(shí)處理。檢查檔案的存放位置是否正確，是否便于查找和利用。3.清查記錄檔案清查應(yīng)做好記錄，填寫《檔案清查登記表》，記錄清查時(shí)間、清查人員、清查內(nèi)容、清查結(jié)果等信息。清查記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、檔案查閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位因業(yè)務(wù)需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.內(nèi)部查閱流程查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記本上簽字確認(rèn)。2.外部查閱流程外部單位查閱檔案的，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。公司收到查閱申請(qǐng)函后，由檔案管理部門進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門通知外部單位查閱檔案的具體時(shí)間和地點(diǎn)，并安排專人負(fù)責(zé)接待。外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記本上簽字確認(rèn)，并遵守公司檔案查閱規(guī)定。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。2.查閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案如需借閱檔案，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。八、檔案借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位原則上不得借閱檔案，如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息。將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案借閱服務(wù)，借閱人應(yīng)在檔案借閱登記本上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。2.外部借閱流程外部單位借閱檔案的，應(yīng)提前向公司提交借閱申請(qǐng)函，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。公司收到借閱申請(qǐng)函后，由檔案管理部門進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與外部單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外部單位按照協(xié)議約定的時(shí)間和方式借閱檔案，借閱人應(yīng)在檔案借閱登記本上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。（三）借閱期限1.內(nèi)部借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定，一般不得超過(guò)[X]天。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.借閱人歸還檔案時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)、便于利用的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保存價(jià)值根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、重要程度等因素，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.檔案的保管期限對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）鑒定程序1.檔案管理部門提出鑒定意見(jiàn)檔案管理部門根據(jù)檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，提出檔案的鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定小組審核檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成最終的鑒定結(jié)論。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批鑒定結(jié)論報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單