書房物品歸類管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范書房物品的管理，提高書房的使用效率，保持書房的整潔與有序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有員工使用的書房。（三）基本原則1.分類管理原則：根據(jù)物品的功能、用途、材質(zhì)等因素進行分類，便于查找和使用。2.定置定位原則：為各類物品確定固定的存放位置，使其擺放有序，易于識別。3.責(zé)任到人原則：明確每位員工對其書房物品管理的責(zé)任，確保制度的有效執(zhí)行。二、書房物品分類（一）辦公用品1.書寫工具：鋼筆、圓珠筆、鉛筆、記號筆等。2.紙張類：打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件管理用品：文件夾、檔案盒、標簽、訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。4.辦公設(shè)備：電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真機等及相關(guān)配件。5.通訊設(shè)備：電話、手機及充電器等。（二）書籍資料1.專業(yè)書籍：與員工工作相關(guān)的各類專業(yè)書籍、行業(yè)報告、學(xué)術(shù)期刊等。2.參考書籍：字典、詞典、百科全書等通用參考書籍。3.培訓(xùn)教材：公司內(nèi)部培訓(xùn)教材、外部培訓(xùn)資料等。4.個人閱讀書籍：員工個人興趣愛好的各類書籍。（三）文具用品1.繪圖工具：直尺、三角板、圓規(guī)、量角器等。2.繪畫工具：畫筆、顏料、畫紙、畫板等（如有需要）。3.裝訂用品：打孔機、裝訂機、線繩等。4.清潔用品：抹布、清潔劑、掃把、拖把等。（四）電子設(shè)備及配件1.存儲設(shè)備：移動硬盤、U盤、光盤等。2.音頻設(shè)備：耳機、音箱等。3.視頻設(shè)備：攝像頭、麥克風(fēng)等（如有需要）。4.充電器及線纜：各類設(shè)備的充電器、電源線、數(shù)據(jù)線等。（五）其他物品1.綠植：用于裝飾書房的綠色植物。2.個人物品：如茶杯、水壺、衣物等少量個人生活必備物品，但應(yīng)盡量減少在書房的存放。三、物品擺放規(guī)定（一）辦公用品區(qū)1.書寫工具：應(yīng)放置在專門的筆筒或筆架上，按照常用順序排列，便于取用。2.紙張類：打印紙和復(fù)印紙應(yīng)整齊放置在文件柜的下層抽屜或?qū)ｉT的紙架上，便簽紙和筆記本可放在桌面的收納盒或文件架的分格中。3.文件管理用品：文件夾和檔案盒應(yīng)按照類別和項目進行分類，貼上清晰的標簽，存放在文件柜的相應(yīng)位置。訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等應(yīng)放在桌面的文具收納盒中，方便使用。4.辦公設(shè)備：電腦主機應(yīng)放置在書桌下方的主機架上，顯示器、鍵盤、鼠標等應(yīng)擺放整齊在桌面上。打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真機等設(shè)備應(yīng)放置在書房的指定區(qū)域，便于操作和維護，設(shè)備周圍應(yīng)保持整潔，無雜物堆放。5.通訊設(shè)備：電話應(yīng)放在桌面便于接聽的位置，手機充電器應(yīng)插在插座上或放在專門的充電器收納盒中，手機可放在桌面的手機架或收納盒內(nèi)。（二）書籍資料區(qū)1.專業(yè)書籍：按照專業(yè)領(lǐng)域和學(xué)科分類，建立書架或使用文件柜的專門區(qū)域存放。同一類別的書籍應(yīng)按照字母順序或重要程度依次排列，便于查找。2.參考書籍：字典、詞典、百科全書等通用參考書籍應(yīng)放置在書房的顯眼位置，如書架的第一層或?qū)ｉT的參考書架上，方便隨時查閱。3.培訓(xùn)教材：公司內(nèi)部培訓(xùn)教材應(yīng)按照培訓(xùn)課程或時間順序整理，存放在文件柜或書架的特定區(qū)域，并做好標識。外部培訓(xùn)資料可根據(jù)培訓(xùn)機構(gòu)或培訓(xùn)主題進行分類存放。4.個人閱讀書籍：可根據(jù)個人喜好和閱讀習(xí)慣進行分類，如文學(xué)、歷史、科學(xué)、技術(shù)等類別，放置在書架的相應(yīng)區(qū)域。也可按照作者或系列進行排列，方便快速找到所需書籍。（三）文具用品區(qū)1.繪圖工具：直尺、三角板、圓規(guī)、量角器等繪圖工具應(yīng)放在專門的工具盒或筆筒中，避免丟失和損壞。2.繪畫工具（如有需要）：畫筆、顏料、畫紙、畫板等繪畫工具應(yīng)放置在專門的繪畫工具收納箱或柜子中，保持工具的整潔和有序。3.裝訂用品：打孔機、裝訂機、線繩等裝訂用品應(yīng)放在固定的位置，如文件柜的抽屜或桌面的文具收納柜中，便于取用。4.清潔用品：抹布、清潔劑、掃把、拖把等清潔用品應(yīng)放在書房的角落或?qū)ｉT的清潔工具柜中，使用后應(yīng)及時清理并歸位，保持清潔工具的干凈和衛(wèi)生。（四）電子設(shè)備及配件區(qū)1.存儲設(shè)備：移動硬盤、U盤、光盤等存儲設(shè)備應(yīng)放在專門的存儲盒或文件袋中，并貼上標簽注明存儲內(nèi)容，存放在文件柜或抽屜中。2.音頻設(shè)備：耳機、音箱等音頻設(shè)備應(yīng)放在桌面的收納盒或?qū)ｉT的設(shè)備架上，避免纏繞和損壞線纜。3.視頻設(shè)備（如有需要）：攝像頭、麥克風(fēng)等視頻設(shè)備應(yīng)放在固定的位置，使用后及時收納，防止丟失。4.充電器及線纜：各類設(shè)備的充電器、電源線、數(shù)據(jù)線等應(yīng)按照設(shè)備類型進行分類整理，使用束線帶或收納盒將線纜整理好，避免雜亂無章，可放在書桌的抽屜或?qū)ｉT的線纜收納箱中。（五）其他物品區(qū)1.綠植：應(yīng)放置在書房的窗臺、角落或?qū)ｉT的花架上，定期澆水和養(yǎng)護，保持綠植的健康和美觀。2.個人物品：茶杯、水壺等少量個人生活必備物品應(yīng)放在固定的位置，如桌面的杯架或書房的置物架上。衣物等個人物品應(yīng)盡量減少在書房的存放，如需臨時放置，應(yīng)疊放整齊放在椅子上或收納在衣柜中，避免影響書房的整潔和有序。四、物品采購與領(lǐng)用（一）采購1.需求申請：員工因工作需要或書房物品損耗需要采購新的物品時，應(yīng)填寫《書房物品采購申請表》，詳細注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給所在部門負責(zé)人審批。2.部門審批：部門負責(zé)人根據(jù)工作實際需求對申請表進行審核，如申請合理，簽字批準后提交給行政部門。3.行政采購：行政部門收到經(jīng)審批的采購申請表后，負責(zé)統(tǒng)一采購物品。在采購過程中，應(yīng)遵循性價比原則，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商進行采購。4.驗收入庫：采購回來的物品由行政部門和使用員工共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購申請一致。驗收合格后，行政部門將物品登記入庫，并填寫《書房物品入庫登記表》。（二）領(lǐng)用1.領(lǐng)用申請：員工需要領(lǐng)用書房物品時，應(yīng)填寫《書房物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給行政部門。2.審批發(fā)放：行政部門根據(jù)庫存情況和員工領(lǐng)用需求進行審批。如庫存有貨且領(lǐng)用合理，行政部門在申請表上簽字批準后發(fā)放物品，并在《書房物品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用情況。3.特殊情況處理：如遇庫存無貨或領(lǐng)用申請不合理的情況，行政部門應(yīng)及時與員工溝通說明原因，并協(xié)助員工尋找其他解決方案，如調(diào)配其他可用物品或安排緊急采購等。五、物品盤點與清查（一）定期盤點1.盤點周期：行政部門應(yīng)定期對書房物品進行盤點，原則上每季度進行一次全面盤點。2.盤點人員：盤點工作由行政部門牽頭組織，各部門員工參與配合。3.盤點內(nèi)容：對書房內(nèi)的所有物品進行逐一清點，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息是否與《書房物品入庫登記表》和《書房物品領(lǐng)用登記表》一致。4.盤點記錄：盤點過程中，應(yīng)詳細記錄盤點結(jié)果，填寫《書房物品盤點表》。對于盤盈、盤虧的物品，應(yīng)注明原因，并及時進行調(diào)整。（二）不定期清查1.清查情況：除定期盤點外，行政部門可根據(jù)實際情況不定期對書房物品進行清查，如在物品采購、領(lǐng)用頻繁時期或發(fā)現(xiàn)物品管理存在異常情況時。2.清查目的：不定期清查主要是為了及時發(fā)現(xiàn)物品管理中存在的問題，如物品丟失、損壞未及時記錄等，以便及時采取措施進行處理，確保物品管理的準確性和規(guī)范性。3.清查結(jié)果處理：不定期清查結(jié)束后，同樣要填寫清查記錄，并對發(fā)現(xiàn)的問題進行分析和整改。對于因人為原因造成的物品損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、物品維護與保養(yǎng)（一）辦公設(shè)備維護1.定期檢查：員工應(yīng)定期對辦公設(shè)備進行檢查，如電腦、打印機、復(fù)印機等，確保設(shè)備正常運行。發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告，由行政部門安排專業(yè)人員進行維修。2.清潔保養(yǎng)：辦公設(shè)備應(yīng)定期進行清潔保養(yǎng)，以延長設(shè)備使用壽命。清潔內(nèi)容包括設(shè)備表面灰塵清理、內(nèi)部部件清潔等。具體清潔方法和周期按照設(shè)備使用說明書進行操作。3.軟件更新：電腦等設(shè)備的操作系統(tǒng)、辦公軟件等應(yīng)及時進行更新，以保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，同時獲取新的功能和優(yōu)化。（二）書籍資料保養(yǎng)1.防潮防蟲：書籍資料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的地方，避免受潮發(fā)霉。可在書房放置適量的干燥劑，如竹炭包等。同時，要注意防止蟲害，可定期檢查書籍，如發(fā)現(xiàn)有蟲蛀跡象，應(yīng)及時采取措施進行處理，如使用防蟲藥劑等。2.整理修復(fù)：定期對書籍資料進行整理，檢查書頁是否有破損、脫落等情況。如有破損，應(yīng)及時進行修復(fù)，可使用膠水、膠帶等工具進行粘貼，或送專業(yè)的書籍修復(fù)機構(gòu)進行處理。（三）文具用品保養(yǎng)1.妥善存放：文具用品應(yīng)按照規(guī)定的位置存放，避免受到擠壓、碰撞而損壞。對于易損的文具，如鉛筆芯、橡皮擦等，應(yīng)注意輕拿輕放。2.定期檢查：定期檢查文具用品的使用情況，如發(fā)現(xiàn)有損壞或無法正常使用的情況，應(yīng)及時更換，確保工作的正常進行。（四）電子設(shè)備及配件保養(yǎng)1.防止靜電：電子設(shè)備及配件應(yīng)避免在靜電環(huán)境中使用和存放，可使用防靜電手套、防靜電墊等工具防止靜電對設(shè)備造成損害。2.正確使用與存放：嚴格按照設(shè)備使用說明書進行操作，避免因不當(dāng)使用導(dǎo)致設(shè)備損壞。設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉電源，并拔掉充電器、數(shù)據(jù)線等配件，妥善存放。對于長時間不使用的設(shè)備，應(yīng)定期進行通電檢查，防止受潮損壞。3.線纜保護：充電器及線纜等應(yīng)避免過度彎曲、拉扯，防止線纜內(nèi)部斷裂。使用束線帶整理線纜時，不要過緊，以免損傷線纜外皮。七、物品報廢與處理（一）報廢條件1.損壞無法修復(fù)：物品因正常使用磨損、意外損壞等原因，經(jīng)專業(yè)人員鑒定無法修復(fù)，且已無法滿足工作需要的，可申請報廢。2.技術(shù)淘汰：因技術(shù)更新?lián)Q代，現(xiàn)有物品已被新技術(shù)、新產(chǎn)品所替代，繼續(xù)使用會影響工作效率或存在安全隱患的，可申請報廢。3.超過使用年限：物品達到規(guī)定的使用年限，且其性能、精度等指標已嚴重下降，無法正常使用的，可申請報廢。（二）報廢申請1.填寫申請表：員工發(fā)現(xiàn)物品符合報廢條件時，應(yīng)填寫《書房物品報廢申請表》，詳細說明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交給所在部門負責(zé)人審核。2.部門審核：部門負責(zé)人對報廢申請進行審核，確認情況屬實后簽字批準，并提交給行政部門。3.行政審核：行政部門收到報廢申請表后，組織相關(guān)人員對申請報廢的物品進行核實和鑒定。如審核通過，行政部門在申請表上簽字批準，并安排報廢處理。（三）報廢處理1.集中回收：對于批準報廢的物品，行政部門應(yīng)進行集中回收管理。回收的物品應(yīng)妥善存放，避免隨意丟棄或造成環(huán)境污染。2.統(tǒng)一處置：行政部門根據(jù)物品的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的方式進行統(tǒng)一處置。對于可回收利用的物品，如金屬、塑料等，可聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行回收處理；對于不可回收的物品，如紙張、墨盒等，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，如交由有資質(zhì)的垃圾處理公司進行處理。八、違規(guī)處理（一）違反擺放規(guī)定1.員工未按照本制度規(guī)定的物品擺放位置放置物品，導(dǎo)致書房雜亂無章，影響使用效率和美觀的，第一次給予口頭警告，責(zé)令立即整改；第二次給予書面警告，并扣除當(dāng)月績效分[X]分；第三次及以上每次扣除當(dāng)月績效分[X]分，并在全公司范圍內(nèi)進行通報批評。2.因違反擺放規(guī)定導(dǎo)致物品損壞或丟失的，由責(zé)任人照價賠償，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。（二）采購與領(lǐng)用違規(guī)1.員工未經(jīng)審批私自采購書房物品的，所購物品不予報銷，并給予警告處分。如因私自采購造成公司經(jīng)濟損失的，由責(zé)任人承擔(dān)全部賠償責(zé)任。2.員工虛報領(lǐng)用物品數(shù)量或用途，騙取公司財物的，除追回騙取的財物外，給予嚴重警告處分，并視情節(jié)輕重移交公司紀檢部門處理，直至解除勞動合同。（三）盤點與清查違規(guī)1.在物品盤點與清查過程中，員工故意隱瞞、虛報物品數(shù)量或信息，干擾盤點清查工作正常進行的，給予警告處分，并責(zé)令重新進行盤點清查。如造成嚴重后果的，給予記過處分，并扣除當(dāng)月績效獎金。2.對于盤點清查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)責(zé)任人未按照規(guī)定及時整改或整改不力的，每次扣除當(dāng)月績效分[X]分，并責(zé)令限期整改到位。（四）維護與保養(yǎng)違規(guī)1.員工因未按照規(guī)定對辦公設(shè)備、書籍資料、文具用品、電子設(shè)備及配件等進行維護保養(yǎng)，導(dǎo)致物品損壞或縮短使用壽命的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費用或賠償責(zé)任，并給予警告處分。2.因維護保養(yǎng)違規(guī)造成安全事故或其他嚴重后果的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，直至解除勞動合同，并追究相關(guān)法律責(zé)任。（五）報廢與處