企業(yè)合同簽訂管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同簽訂管理，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得簽訂違法違規(guī)的合同。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害一方的合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)提出立項(xiàng)申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對方當(dāng)事人等基本情況，并附上相關(guān)背景資料和可行性分析報告。立項(xiàng)審批：合同立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況，對合同立項(xiàng)的必要性、可行性進(jìn)行審查，并簽署審批意見。2.合同起草確定起草部門：根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，確定合同的起草部門。一般情況下，合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草；涉及法律事務(wù)的合同，可由法務(wù)部門會同業(yè)務(wù)部門共同起草。起草合同文本：起草部門應(yīng)按照合同立項(xiàng)申請的要求，認(rèn)真起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞。在起草合同文本時，應(yīng)參考公司的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善。3.合同審核業(yè)務(wù)部門審核：合同起草完成后，起草部門應(yīng)將合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同的條款進(jìn)行審查，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求，不存在潛在的風(fēng)險。法務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門審核通過后，合同文本應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同的條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、有效性以及風(fēng)險防范措施等方面。法務(wù)部門應(yīng)出具書面審核意見，并對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。財務(wù)部門審核：對于涉及金額較大的合同，財務(wù)部門應(yīng)參與審核。財務(wù)部門應(yīng)從財務(wù)角度對合同的付款方式、結(jié)算周期、財務(wù)風(fēng)險等方面進(jìn)行審查，確保合同的財務(wù)條款合理、可行。其他相關(guān)部門審核：根據(jù)合同的具體情況，可能還需要其他相關(guān)部門進(jìn)行審核。例如，涉及技術(shù)條款的合同，需要技術(shù)部門進(jìn)行審核；涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同，需要知識產(chǎn)權(quán)部門進(jìn)行審核等。4.合同審批分級審批：合同審核通過后，應(yīng)按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行分級審批。一般情況下，合同金額在[X]萬元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同金額在[X]萬元以上的，由總經(jīng)理審批；重大合同或涉及公司重大利益的合同，需經(jīng)董事會或股東會審議通過。審批意見：審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同文本及相關(guān)審核意見，對合同的合法性、合規(guī)性、可行性以及風(fēng)險防范措施等方面進(jìn)行綜合評估，并簽署審批意見。審批人應(yīng)對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。5.合同簽訂簽訂授權(quán)：合同經(jīng)審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對方當(dāng)事人簽訂合同。授權(quán)代表應(yīng)持有法定代表人簽署的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍和期限。簽訂合同：簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對對方當(dāng)事人的身份信息、資質(zhì)證書等相關(guān)文件，確保對方當(dāng)事人具備簽訂合同的主體資格。簽訂合同時，應(yīng)按照合同文本的內(nèi)容，認(rèn)真填寫合同條款，確保合同內(nèi)容與審批意見一致。合同簽訂后，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方當(dāng)事人簽字或蓋章確認(rèn)。6.合同備案備案部門：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交至公司辦公室進(jìn)行備案。辦公室應(yīng)建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。備案內(nèi)容：備案的合同資料應(yīng)包括合同文本、合同立項(xiàng)申請表、合同審核意見、合同審批表、授權(quán)委托書等相關(guān)文件。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行明確責(zé)任部門：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，并明確其職責(zé)和權(quán)限。執(zhí)行人員應(yīng)按照合同約定的條款，認(rèn)真履行合同義務(wù)，確保合同的順利履行。跟蹤進(jìn)度：執(zhí)行人員應(yīng)定期跟蹤合同的履行進(jìn)度，及時掌握合同履行過程中的情況。對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人匯報，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。2.合同變更提出變更申請：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況，并附上相關(guān)證明材料。變更審批：合同變更申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對合同變更的必要性、合理性進(jìn)行審查，并簽署審批意見。簽訂變更協(xié)議：合同變更申請經(jīng)審批通過后，雙方當(dāng)事人應(yīng)簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并加蓋雙方當(dāng)事人的公章或合同專用章。3.合同終止正常終止：合同履行完畢后，雙方當(dāng)事人應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，合同即告終止。提前終止：在合同履行過程中，如因一方違約或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，另一方有權(quán)提前終止合同。提前終止合同的，應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。終止備案：合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同終止情況及時通知公司辦公室，并提交相關(guān)證明材料進(jìn)行備案。辦公室應(yīng)在合同臺賬中對合同的終止情況進(jìn)行記錄。四、合同風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別建立風(fēng)險識別機(jī)制：公司應(yīng)建立合同風(fēng)險識別機(jī)制，定期對合同簽訂、履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋合同的合法性、合規(guī)性、有效性、風(fēng)險防范措施等方面。收集風(fēng)險信息：通過對合同文本、履行情況、糾紛案例等資料的分析，收集合同風(fēng)險信息。同時，關(guān)注國家法律法規(guī)、政策變化以及市場動態(tài)等外部因素對合同履行的影響。2.風(fēng)險評估評估風(fēng)險等級：根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級一般分為高、中、低三個等級。制定應(yīng)對策略：針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審核等措施；對于中風(fēng)險合同，應(yīng)采取適當(dāng)關(guān)注、定期檢查等措施；對于低風(fēng)險合同，應(yīng)采取一般管理、常規(guī)審查等措施。3.風(fēng)險控制加強(qiáng)合同審核：嚴(yán)格按照合同審核流程，對合同文本進(jìn)行全面、細(xì)致的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，避免出現(xiàn)風(fēng)險漏洞。規(guī)范簽訂流程：明確合同簽訂的各個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，確保合同簽訂過程的規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，防止未經(jīng)授權(quán)簽訂合同或簽訂無效合同。強(qiáng)化履行監(jiān)督：加強(qiáng)對合同履行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的順利履行，降低違約風(fēng)險。建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制：建立合同風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系，對合同履行過程中的關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。當(dāng)指標(biāo)出現(xiàn)異常時，及時發(fā)出預(yù)警信號，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險控制。五、合同檔案管理1.檔案收集收集范圍：合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同立項(xiàng)申請表、合同審核意見、合同審批表、授權(quán)委托書、合同變更協(xié)議、合同終止證明等相關(guān)文件。收集時間：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同檔案資料提交至公司辦公室進(jìn)行歸檔。辦公室應(yīng)在收到檔案資料后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.檔案整理分類整理：辦公室應(yīng)按照合同的類別、年度、編號等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。裝訂成冊：對合同檔案資料進(jìn)行裝訂成冊，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管保管期限：合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。保管要求：合同檔案應(yīng)存放在安全、保密的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案資料的安全和完整。4.檔案查閱查閱權(quán)限：因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案內(nèi)容。查閱登記：辦公室應(yīng)建立合同檔案查閱登記制度，對查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案資料。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督定期檢查：公司應(yīng)定期對合同簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、合同風(fēng)險防范措施的落實(shí)情況、合同檔案管理情況等。專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或合同管理中出現(xiàn)的問題，可開展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)針對特定的合同或合同管理環(huán)節(jié)進(jìn)行深入檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.外部監(jiān)督接受監(jiān)管部門檢查：公司應(yīng)積極配合國家有關(guān)監(jiān)管部門的檢查，如實(shí)提供合同簽訂、履行、管理等方面的資料，接受監(jiān)管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。聘請外部審計：公司可聘請外部審計機(jī)構(gòu)對合同管理情況進(jìn)行審計，審計結(jié)果作為公司改進(jìn)合同管理工作的重要依據(jù)。七、責(zé)任追究1.責(zé)任認(rèn)定因故意或重大過失導(dǎo)致合同簽訂、履行過程中出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)合同簽訂、履行過程中的具體情況，結(jié)合相關(guān)證據(jù)進(jìn)行綜合判斷。2.責(zé)任追究方式責(zé)令改正：對違反合同簽訂管理制度的責(zé)任人，責(zé)令其立即改正錯誤行為。警告：對情節(jié)較輕的責(zé)任人，給予警告處分。罰款：根據(jù)責(zé)任人的過錯程度和給公司造成的損失大小，給予相應(yīng)的罰款處罰。解除勞動