傳媒公司接待管理制度一、總則（一）目的為規范公司接待工作，展示公司良好形象，加強與客戶、合作伙伴及各界人士的溝通與交流，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在接待各類來訪人員時的相關活動。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態度對待來訪人員，提供周到細致的服務，讓來訪人員感受到公司的尊重與關懷。2.對口接待原則：根據來訪人員的身份、目的及業務性質，由相應的部門或人員負責接待，確保接待工作的專業性和針對性。3.節約適度原則：在接待過程中，合理安排接待規格和費用，避免鋪張浪費，做到既熱情接待又不失適度節儉。4.安全保密原則：確保來訪人員的人身安全和公司信息安全，嚴格遵守保密規定，防止公司機密信息泄露。二、接待準備（一）信息收集1.接到接待任務后，負責接待的部門或人員應及時與來訪人員取得聯系，了解來訪人員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、職務、單位、來訪目的、行程安排等。2.詳細了解來訪人員的特殊需求，如飲食禁忌、住宿要求、會議設備需求等，并做好記錄。（二）制定接待方案1.根據收集到的信息，負責接待的部門或人員應制定詳細的接待方案，明確接待流程、接待規格、陪同人員、費用預算等內容。2.接待方案應報上級領導審批，經批準后嚴格按照方案執行。如因特殊情況需要調整接待方案，應及時向上級領導匯報并說明原因，經同意后方可調整。（三）場地安排1.根據來訪人員的人數和活動內容，合理安排接待場地，如會議室、洽談室、餐廳、休息室等。2.提前對接待場地進行清潔、整理和布置，確保場地整潔、舒適、美觀，并根據需要配備相應的設備和用品，如桌椅、茶具、投影儀、音響設備等。（四）人員安排1.確定陪同人員名單，陪同人員應熟悉公司情況，具備良好的溝通能力和業務素養，能夠與來訪人員進行有效的交流和溝通。2.對陪同人員進行培訓，使其了解接待任務的要求和注意事項，明確各自的職責分工，確保接待工作順利進行。（五）資料準備1.根據來訪人員的來訪目的和業務需求，準備相關的公司資料，如公司簡介、產品資料、項目介紹、宣傳畫冊等，以便來訪人員更好地了解公司情況。2.如有需要，還應準備好會議資料，如會議議程、匯報材料、合同文本等，確保會議的順利進行。三、接待流程（一）迎接1.根據來訪人員的行程安排，提前到達指定地點迎接。迎接人員應著裝整齊、儀表端莊，佩戴工作牌，以熱情、友好的態度迎接來訪人員。2.迎接時，應主動與來訪人員打招呼，自我介紹，并協助來訪人員提取行李、引導上車等，確保來訪人員感受到周到的服務。（二）介紹與交流1.將來訪人員迎接到公司后，應及時安排介紹環節，向來訪人員介紹公司的基本情況、主要領導和陪同人員，以及公司的組織架構和業務范圍等。2.在介紹過程中，應注意語言表達清晰、簡潔，突出重點，讓來訪人員對公司有一個初步的了解。3.安排適當的時間與來訪人員進行交流，了解來訪人員的需求和意見，解答來訪人員的疑問，增進雙方的了解和信任。（三）參觀與考察1.根據來訪人員的需求和公司實際情況，安排來訪人員參觀公司的辦公區域、生產車間、研發中心等，讓來訪人員直觀地了解公司的工作環境和業務流程。2.在參觀過程中，應安排專人進行講解，介紹公司的發展歷程、企業文化、產品優勢、技術創新等方面的情況，展示公司的實力和形象。3.注意參觀秩序，提醒來訪人員遵守公司的規章制度，愛護公司的設施和設備。（四）會議與洽談1.根據接待方案的安排，組織召開會議或洽談活動。會議或洽談前，應提前做好會議準備工作，如布置會場、調試設備、準備資料等，確保會議的順利進行。2.會議或洽談過程中，應安排專人負責記錄，及時整理會議紀要或洽談結果，以便后續跟進和落實。3.注意會議或洽談的氛圍和節奏，引導雙方積極交流，充分表達各自的觀點和意見，確保會議或洽談取得良好的效果。（五）餐飲與住宿安排1.根據來訪人員的飲食禁忌和公司實際情況，合理安排餐飲。如需安排宴請，應嚴格控制宴請標準，避免鋪張浪費。2.如有需要為來訪人員安排住宿，應選擇交通便利、環境舒適、安全可靠的酒店，并提前與酒店溝通協調，確保住宿安排妥當。3.告知來訪人員餐飲和住宿的安排情況，并提醒來訪人員注意相關事項，如就餐時間、住宿安全等。（六）送客1.根據來訪人員的行程安排，提前做好送客準備工作，如預訂交通工具、安排車輛等。2.來訪人員離開時，應安排專人送行，將來訪人員送到指定地點，并協助來訪人員辦理相關手續，如提取行李、檢票登機等。3.送客時，應再次感謝來訪人員的光臨，并表示期待與對方的進一步合作，歡迎對方下次再來公司訪問。四、接待規格（一）接待規格的確定原則1.根據來訪人員的身份、地位、來訪目的及與公司的合作關系等因素，綜合考慮確定接待規格。2.接待規格應與公司的實際情況和接待目的相適應，既要體現公司的熱情好客，又要避免過度接待。（二）接待規格的分類1.高規格接待：適用于重要客戶、合作伙伴、政府官員等來訪，接待安排應體現公司的高度重視，如公司主要領導全程陪同、安排豪華宴請、參觀公司核心區域等。2.中規格接待：適用于一般客戶、合作伙伴、行業同仁等來訪，接待安排應體現公司的熱情友好，如公司分管領導陪同、安排中等檔次宴請、參觀公司主要業務部門等。3.低規格接待：適用于一般性來訪，接待安排應簡潔明了，如由相關部門負責人陪同、安排工作餐、參觀公司一般性區域等。（三）接待規格的調整1.在接待過程中，如因來訪人員身份、地位發生變化或其他特殊情況需要調整接待規格，應及時向上級領導匯報并說明原因，經同意后方可調整。2.調整接待規格后，應及時通知相關部門和人員，確保接待工作的順利進行。五、接待費用管理（一）費用預算1.負責接待的部門或人員應根據接待方案的安排，提前編制接待費用預算，明確各項費用的支出標準和金額。2.接待費用預算應報上級領導審批，經批準后嚴格按照預算執行。如因特殊情況需要超出預算，應提前向上級領導匯報并說明原因，經同意后方可支出。（二）費用報銷1.接待工作結束后，負責接待的部門或人員應及時整理接待費用報銷憑證，按照公司財務制度的規定進行報銷。2.報銷憑證應包括發票、收據、清單等，確保憑證真實、合法、有效。報銷時，應填寫費用報銷單，注明接待事項、費用明細、報銷金額等信息，并經相關領導審批簽字后交財務部門審核報銷。（三）費用控制1.公司應加強對接待費用的控制和管理，定期對接待費用進行統計和分析，及時發現和解決費用支出中存在的問題。2.嚴格執行接待費用審批制度，杜絕不合理的費用支出。對違反規定的行為，應追究相關人員的責任。六、保密規定（一）保密內容1.公司在接待過程中涉及的商業秘密、技術秘密、客戶信息、公司戰略等重要信息均屬于保密范圍。2.接待人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得向來訪人員泄露公司的任何保密信息。（二）保密措施1.接待人員在與來訪人員交流過程中，應注意言辭，避免涉及公司保密信息。如需介紹公司相關業務，應在保密規定允許的范圍內進行。2.對涉及保密信息的文件、資料、數據等，應妥善保管，不得隨意放置或丟棄。如需提供給來訪人員，應事先經過審批，并要求來訪人員簽署保密協議。3.在接待場所，應注意保護公司的機密信息，避免無關人員接觸和獲取。如發現有泄露公司保密信息的跡象，應及時采取措施進行制止，并向上級領導報告。（三）責任追究1.如因接待人員違反保密規定，