嚴格業務合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類業務合同。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規及相關政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）業務部門1.負責合同項目的前期調研、談判、起草合同文本。2.對合同對方的主體資格、信用狀況等進行初步審查。3.組織合同的履行，及時解決履行過程中出現的問題。4.負責收集、整理、保管與合同相關的資料。（二）法務部門1.參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。2.對合同文本進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規要求。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.開展法律培訓，提高公司員工的法律意識和合同管理能力。（三）財務部門1.參與合同涉及財務條款的審核，提出財務風險防控建議。2.根據合同約定，負責合同款項的收付管理，確保資金安全。3.對合同執行情況進行財務分析，為公司決策提供依據。（四）綜合管理部門1.負責合同管理制度的制定、修訂和完善。2.對合同簽訂、履行等過程進行監督檢查。3.負責合同檔案的統一管理。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.業務部門根據業務需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同項目的名稱、內容、背景、預算等情況。2.經部門負責人審核簽字后，提交分管領導審批。（二）合同起草1.業務部門負責合同文本的起草。合同文本應包括合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本應使用規范、準確、清晰的語言，避免歧義。對于格式合同，應在遵循格式合同通用條款的基礎上，根據具體業務情況填寫補充條款。（三）合同審核1.業務部門將起草好的合同文本提交給法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。2.同時，業務部門將合同文本送財務部門進行財務條款審核，財務部門應在[X]個工作日內提出審核意見。3.各審核部門應認真審查合同條款，對存在的問題及時與業務部門溝通修改。業務部門根據審核意見對合同文本進行修改完善后，再次提交相關部門審核，直至審核通過。（四）合同審批1.審核通過的合同文本，按照公司審批流程進行審批。合同金額在[X]萬元以下的，由業務部門負責人、分管領導審批；合同金額在[X]萬元以上（含[X]萬元）的，還需經總經理審批。2.審批人應認真審查合同內容，簽署審批意見。對于不同意簽訂的合同，應說明理由。（五）合同簽訂1.經審批同意簽訂的合同，由業務部門與合同對方當事人簽訂。簽訂合同應使用公司統一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，須經法務部門審核同意。2.合同雙方應在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。簽字蓋章應齊全、清晰，符合法律規定。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本分送法務部門、財務部門、綜合管理部門等相關部門備案。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等。2.合同履行計劃應報分管領導審核批準，并送相關部門備案。（二）履行情況跟蹤1.業務部門負責合同履行的具體實施，應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現并解決履行過程中出現的問題。2.對于合同履行過程中的重大事項或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時向分管領導匯報，并采取相應的措施。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同內容，業務部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等情況。2.經業務部門負責人、分管領導審核簽字后，提交法務部門進行合法性審查。法務部門審查通過后，合同雙方簽訂合同變更協議。3.合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同一并管理。（四）合同付款管理1.財務部門應根據合同約定和業務部門提交的付款申請，審核付款條件是否成就。審核通過后，按照公司資金支付流程辦理付款手續。2.付款申請應附合同副本、發票、驗收報告等相關資料。財務部門應對付款資料的真實性、完整性進行審核。3.對于分期付款的合同，財務部門應按照合同約定的付款時間和金額進行支付，并做好相應的賬務處理。五、合同結算管理（一）結算申請1.業務部門在合同履行完畢后，應及時填寫《合同結算申請表》，提交財務部門進行結算。2.《合同結算申請表》應包括合同編號、項目名稱、結算金額、已付款金額、應付款金額等內容，并附合同執行情況報告、發票、驗收報告等相關資料。（二）結算審核1.財務部門收到業務部門提交的結算申請后，應進行認真審核。審核內容包括合同條款的執行情況、付款情況、發票開具情況、驗收情況等。2.對于結算金額較大或存在爭議的合同，財務部門可會同業務部門、法務部門等相關部門進行聯合審核。（三）結算審批1.經審核通過的合同結算申請，按照公司審批流程進行審批。結算金額在[X]萬元以下的，由財務部門負責人、分管領導審批；結算金額在[X]萬元以上（含[X]萬元）的，還需經總經理審批。2.審批人應簽署審批意見，同意結算的，財務部門辦理結算手續；不同意結算的，應說明理由，業務部門應根據審批意見進行整改。（四）結算支付1.財務部門根據審批意見，辦理合同款項的結算支付。對于應支付給合同對方的款項，應及時足額支付；對于應收回的款項，應積極采取措施催收。2.結算支付完成后，財務部門應做好相應的賬務處理，并將結算情況反饋給業務部門。六、合同終止管理（一）終止條件1.合同雙方按照合同約定全面履行完畢合同義務的，合同終止。2.合同因不可抗力或其他不可歸責于雙方的原因無法履行的，合同終止。3.合同經雙方協商一致同意終止的，合同終止。4.合同因一方違約，另一方按照合同約定或法律規定解除合同的，合同終止。（二）終止程序1.合同終止時，業務部門應填寫《合同終止申請表》，說明合同終止的原因、時間等情況。2.經業務部門負責人、分管領導審核簽字后，提交法務部門進行審核。法務部門應審查合同終止是否符合法律法規及合同約定，并出具審核意見。3.審核通過后，合同雙方簽訂合同終止協議。合同終止協議應明確雙方的權利義務關系，以及合同終止后的后續事項處理。（三）終止后事項處理1.合同終止后，業務部門應及時清理與合同相關的資料，將合同副本、履行記錄、結算憑證等資料整理歸檔，交綜合管理部門保管。2.財務部門應按照合同終止協議的約定，辦理合同款項的結算和支付手續，結清債權債務。3.對于合同終止后可能產生的糾紛或遺留問題，業務部門應及時與合同對方溝通協商解決，并向公司領導匯報。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應負責將合同文本、相關審批文件、履行記錄、變更協議、終止協議等資料收集齊全。2.在合同履行過程中，業務部門應及時整理和保存與合同有關的各類文件、資料，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.綜合管理部門負責對收集到的合同檔案進行整理。整理內容包括分類、編號、裝訂、編目等。2.合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類存放，并編制相應的目錄清單，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.綜合管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的保管設備，確保合同檔案的安全。2.合同檔案應妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況發生。檔案保管期限按照國家法律法規及公司相關規定執行。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等。2.經綜合管理部門負責人審批同意后，查閱人方可查閱合同檔案。查閱人應在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、復印、拍照等行為。3.查閱結束后，查閱人應及時將合同檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續。八、合同監督與檢查（一）監督檢查部門綜合管理部門負責對公司合同簽訂、履行、變更、終止等全過程進行監督檢查。（二）監督檢查內容1.合同管理制度的執行情況，包括合同立項、起草、審核、審批、簽訂、履行、結算、終止等環節是否符合規定。2.合同對方的主體資格、信用狀況等是否發生變化，合同履行過程中是否存在風險。3.合同檔案的管理情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱等是否規范。（三）監督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門定期對公司合同管理情況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：根據工作需要，綜合管理部門可對部分合同進行不定期抽查，及時發現和解決合同管理中存在的問題。3.專項檢查：針對合同管理中的重點問題或重大合同項目，綜合管理部門可組織專項檢查，深入分析問題原因，提出改進措施。（四）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，綜合管理部門應及時下達《合同管理問題整改通知書》，明確整改要求和整改期限。2.責任部門應按照整改通知書的要求，認真制定整改措施，按時完成整改任務，并將整改情況書面報告綜合管理部門。3.綜合管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和個人，將按照公司相關規定進行問責。九、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.業務部門在合同簽訂前，應充分了解合同對方的情況，對合同風險進行評估，并采取相應的防范措施。2.在合同履行過程中，業務部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時與合同對方溝通協調，避免糾紛的發生。3.法務部門應加強對合同管理的法律指導，定期組織法律培訓，提高公司員工的法律意識和風險防范能力。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發生后，業務部門應及時向公司領導匯報，并會同法務部門進行調查了解，收集相關證據材料。2.法務部門根據糾紛情況，制定糾紛處理方案，明確處理方式、責任人員、處理期限等。3.對于能夠協商解決的糾紛，業務部門應積極與合同對方協商，爭取達成和解協議。協商過程中，應遵循公平、公正、合法的原則，維護公司合法權益。4.對于協商不成的糾紛，法務部門應及時代表公司提起訴訟或申請仲裁。在訴訟或仲裁過程中，應嚴格按照法律程序進行，提供充分的證據