上市公司接待管理制度一、總則（一）目的為規范公司接待管理工作，樹立公司良好形象，加強與投資者、客戶、合作伙伴及其他相關方的溝通與交流，提高公司接待工作的質量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的接待活動，包括但不限于來訪接待、參觀考察接待、會議接待等。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態度接待來訪人員，提供周到細致的服務，展現公司良好的精神風貌。2.規范有序原則：接待工作應按照規定的流程和標準進行，確保各項活動有序開展。3.安全保密原則：保障來訪人員的人身安全和公司的信息安全，嚴格遵守保密規定，防止公司機密信息泄露。4.勤儉節約原則：合理安排接待費用，杜絕鋪張浪費，做到務實高效。二、接待職責分工（一）董事會辦公室1.負責制定公司年度接待計劃，并根據實際情況進行調整和完善。2.統籌安排公司重要接待活動，協調各部門之間的工作，確保接待工作順利進行。3.負責與來訪人員進行前期溝通，了解來訪目的、行程安排等信息，并及時向相關領導匯報。4.組織接待活動的策劃和實施，包括安排參觀路線、準備介紹資料、安排會議場地等。5.負責接待活動的記錄和總結，及時整理歸檔相關資料。（二）行政部門1.負責接待場所的日常管理和維護，確保環境整潔、設施齊全。2.按照接待要求，提供必要的辦公用品、飲品、餐飲等后勤保障服務。3.負責來訪人員的車輛接送、住宿安排等工作，確保交通便利、住宿舒適。4.協助董事會辦公室做好接待活動的現場布置和服務工作。（三）相關業務部門1.根據接待任務，準備專業的介紹資料，包括公司業務、產品、技術等方面的內容，為來訪人員提供詳細的業務介紹。2.安排熟悉業務的人員與來訪人員進行交流和溝通，解答相關業務問題，展示公司的專業形象和業務實力。3.配合董事會辦公室和行政部門做好接待活動的各項準備和實施工作。（四）財務部門1.負責審核接待費用預算，嚴格控制接待費用支出，確保費用合理合規。2.按照財務制度及時報銷接待費用，做好費用核算和賬務處理工作。（五）其他部門根據接待工作的需要，在董事會辦公室的統一協調下，配合做好相關工作。三、接待類型及流程（一）來訪接待1.接待申請公司各部門如有接待需求，應提前填寫《接待申請表》，詳細說明來訪人員的基本信息、來訪目的、行程安排、預計接待時間等內容，并提交至董事會辦公室。董事會辦公室對《接待申請表》進行審核，根據來訪人員的重要程度、接待規模等因素，確定接待級別和接待方案，并報公司領導審批。2.接待準備董事會辦公室根據審批后的接待方案，組織相關部門進行接待準備工作。行政部門負責安排接待場所，確保環境整潔、設施齊全，并按照接待要求準備好辦公用品、飲品、餐飲等。相關業務部門準備專業的介紹資料，并安排熟悉業務的人員參與接待。如需安排車輛接送、住宿等，行政部門應提前與相關單位聯系，做好安排。3.接待實施來訪人員到達前，董事會辦公室應再次與來訪人員確認行程和到達時間，確保接待工作準時進行。來訪人員到達后，由專人負責迎接，并引導至接待場所。按照接待方案安排介紹、交流、參觀等活動，公司領導及相關業務人員應積極參與，與來訪人員進行充分溝通和交流。接待過程中，要注意記錄來訪人員提出的意見和建議，及時反饋給相關部門。4.接待總結接待活動結束后，董事會辦公室應及時組織相關部門進行總結，整理接待過程中的資料，包括來訪人員名單、交流內容、意見建議等，并形成接待總結報告。接待總結報告應報送公司領導審閱，并抄送相關部門存檔。（二）參觀考察接待1.接待申請如有外部單位申請參觀考察公司，接待部門應填寫《參觀考察接待申請表》，詳細說明參觀考察單位的基本情況、參觀考察目的、參觀考察內容、預計參觀考察時間等內容，并提交至董事會辦公室。董事會辦公室對《參觀考察接待申請表》進行審核，根據參觀考察單位的重要程度、參觀考察內容等因素，確定接待級別和接待方案，并報公司領導審批。2.接待準備董事會辦公室根據審批后的接待方案，組織相關部門進行接待準備工作。行政部門負責安排參觀考察路線，確保參觀考察過程安全、有序，并提前對參觀考察場所進行清潔和整理。相關業務部門準備詳細的介紹資料，包括公司發展歷程、業務范圍、產品展示、技術創新等方面的內容，并安排專人進行講解。如需安排車輛接送、餐飲等，行政部門應提前做好安排。3.接待實施參觀考察人員到達前，董事會辦公室應再次與參觀考察人員確認行程和到達時間，確保接待工作準時進行。參觀考察人員到達后，由專人負責迎接，并引導至參觀考察場所。按照接待方案安排參觀考察活動，講解人員應詳細介紹公司的相關情況，解答參觀考察人員的疑問。參觀考察過程中，要注意維護公司的正常生產經營秩序，確保參觀考察活動安全、有序進行。4.接待總結參觀考察活動結束后，董事會辦公室應及時組織相關部門進行總結，整理參觀考察過程中的資料，包括參觀考察人員名單、參觀考察內容、意見建議等，并形成參觀考察總結報告。參觀考察總結報告應報送公司領導審閱，并抄送相關部門存檔。（三）會議接待1.接待申請公司內部召開會議如需進行接待，會議組織部門應填寫《會議接待申請表》，詳細說明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員名單、預計接待人數等內容，并提交至董事會辦公室。董事會辦公室對《會議接待申請表》進行審核，根據會議的重要程度、參會人員規模等因素，確定接待級別和接待方案，并報公司領導審批。2.接待準備董事會辦公室根據審批后的接待方案，組織相關部門進行接待準備工作。行政部門負責安排會議場地，確保場地布置符合會議要求，并準備好會議所需的音響設備、投影儀、白板等設施。按照接待要求，提供必要的辦公用品、飲品、餐飲等后勤保障服務。如需安排車輛接送、住宿等，行政部門應提前與相關單位聯系，做好安排。3.接待實施參會人員到達前，董事會辦公室應再次與參會人員確認行程和到達時間，確保接待工作準時進行。參會人員到達后，由專人負責迎接，并引導至會議場地。會議期間，要做好會議服務工作，及時為參會人員提供飲品、餐飲等服務，確保會議順利進行。會議結束后，協助參會人員辦理相關手續，安排車輛接送等。4.接待總結會議接待活動結束后，董事會辦公室應及時組織相關部門進行總結，整理會議接待過程中的資料，包括參會人員名單、會議內容、意見建議等，并形成會議接待總結報告。會議接待總結報告應報送公司領導審閱，并抄送相關部門存檔。四、接待標準（一）接待規格1.重要領導來訪：由公司高層領導親自接待，相關業務部門負責人陪同，安排專門的會議室進行交流和溝通，并組織參觀公司重要場所。2.重要客戶來訪：由公司分管領導接待，相關業務部門負責人及業務骨干陪同，安排較為正式的接待活動，包括介紹公司情況、業務洽談等。3.一般客戶來訪：由相關業務部門負責人接待，安排必要的接待活動，如介紹公司業務、參觀生產車間等。4.合作伙伴來訪：根據合作項目的重要程度和合作關系，由相應級別的領導或業務部門負責人接待，重點介紹合作項目進展情況及未來合作計劃。（二）接待費用標準1.餐飲標準重要領導來訪：根據實際情況安排，原則上不超過[X]元/人/餐。重要客戶來訪：不超過[X]元/人/餐。一般客戶來訪：不超過[X]元/人/餐。合作伙伴來訪：根據合作項目情況確定，一般不超過[X]元/人/餐。2.住宿標準重要領導來訪：根據實際情況安排，原則上不超過[X]元/人/天。重要客戶來訪：不超過[X]元/人/天。一般客戶來訪：不超過[X]元/人/天。合作伙伴來訪：根據合作項目情況確定，一般不超過[X]元/人/天。3.交通標準來訪人員乘坐飛機、火車等交通工具的，按照實際發生費用報銷。如需安排車輛接送，市內交通費用標準為：轎車不超過[X]元/趟，商務車不超過[X]元/趟。（三）禮品贈送標準1.一般情況下，不向來訪人員贈送禮品。如有特殊情況需要贈送禮品，應提前報公司領導審批。2.禮品價值應根據來訪人員的重要程度和接待目的合理確定，原則上不超過[X]元/人。3.禮品應選擇具有公司特色或地方特色的產品，體現公司的文化和形象。五、保密規定（一）接待過程中涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要信息的，接待人員應嚴格遵守保密規定，不得向來訪人員泄露。（二）如需向來訪人員提供公司相關資料，應提前對資料進行審核，確保資料內容不涉及公司機密信息。對于涉及機密信息的資料，應按照公司保密制度進行管理，限制發放范圍。（三）接待場所應具備必要的保密措施，如對會議室、辦公室等場所進行封閉管理，防止無關人員進入。在接待活動中，不得隨意談論公司機密信息，如需交流相關內容，應選擇合適的場所和方式，并確保談話內容不被泄露。六、安全保障（一）接待活動前，應對接待場所及周邊環境進行安全檢查，確保場所設施安全可靠，消除安全隱患。（二）在接待過程中，要加強對來訪人員的安全管理，提醒來訪人員注意安全事項，防止發生意外事故。（