供應(yīng)商合同管理規(guī)定

供應(yīng)商合同管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)本酒店供應(yīng)商合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障酒店與供應(yīng)商雙方的合法權(quán)益，提高酒店運(yùn)營(yíng)效率，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店與所有供應(yīng)商簽訂的各類采購(gòu)、服務(wù)等合同的管理。包括但不限于食材、日用品、設(shè)備設(shè)施、工程服務(wù)、清潔服務(wù)、安保服務(wù)等相關(guān)合同。3.管理原則：合同管理遵循依法合規(guī)、公平公正、誠(chéng)實(shí)守信、風(fēng)險(xiǎn)防控、統(tǒng)一管理與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則。確保合同的簽訂、履行等活動(dòng)符合法律法規(guī)及酒店的利益要求。二、合同管理職責(zé)分工1.采購(gòu)部門-負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和選擇，建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫(kù)。-組織合同的起草、談判工作，確保合同條款符合酒店采購(gòu)需求和利益。-跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的與采購(gòu)相關(guān)的問題，及時(shí)反饋異常情況。-負(fù)責(zé)收集、整理供應(yīng)商的履約資料，配合其他部門進(jìn)行供應(yīng)商的考核評(píng)價(jià)。2.法務(wù)部門-對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。-參與重大合同的談判，提供法律意見和支持。-處理合同糾紛案件，代表酒店與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商、仲裁或訴訟等法律程序。3.財(cái)務(wù)部門-參與合同條款中涉及財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容的審核，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票要求等。-負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付審核與執(zhí)行，按照合同約定及時(shí)、準(zhǔn)確地付款。-監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)狀況，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和評(píng)估。4.使用部門-根據(jù)酒店運(yùn)營(yíng)需求，提出采購(gòu)申請(qǐng)，并明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交付時(shí)間等要求。-參與合同技術(shù)條款的審核，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商的技術(shù)評(píng)估。-在合同履行過程中，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，及時(shí)反饋驗(yàn)收情況和使用問題。5.行政部門-負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、歸檔、保管等工作，建立合同臺(tái)賬，確保合同資料的完整性和可追溯性。-協(xié)助其他部門進(jìn)行合同相關(guān)信息的查詢和調(diào)閱工作。-監(jiān)督各部門對(duì)合同管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行糾正和處理。三、供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商篩選-采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)酒店的采購(gòu)需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。-對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。-建立潛在供應(yīng)商名單，并對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，核實(shí)其實(shí)際情況與提供信息的一致性。2.供應(yīng)商評(píng)估-采購(gòu)部門組織使用部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成評(píng)估小組，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。-評(píng)估內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證等資質(zhì)文件；產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、檢測(cè)報(bào)告等質(zhì)量證明文件；過往業(yè)績(jī)、客戶評(píng)價(jià)等信譽(yù)情況；生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平等生產(chǎn)能力；報(bào)價(jià)合理性、成本構(gòu)成等價(jià)格因素；售后服務(wù)承諾、響應(yīng)時(shí)間等服務(wù)能力。-評(píng)估小組根據(jù)評(píng)估情況填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，并提出評(píng)估意見。評(píng)估得分達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，方可進(jìn)入酒店供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商名錄管理-采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)酒店供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等進(jìn)行記錄和更新。-定期對(duì)供應(yīng)商名錄進(jìn)行審查，對(duì)于不符合酒店要求或長(zhǎng)期未合作的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)從名錄中刪除。-新供應(yīng)商加入或現(xiàn)有供應(yīng)商信息變更時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并更新供應(yīng)商名錄。四、合同簽訂1.合同起草-采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括但不限于合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。-對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)合同，應(yīng)使用酒店制定的合同模板，并根據(jù)具體采購(gòu)情況進(jìn)行適當(dāng)修改和補(bǔ)充。對(duì)于重大或復(fù)雜的合同，可邀請(qǐng)法務(wù)部門或?qū)I(yè)律師參與起草工作。2.合同審核-合同起草完成后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。-法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款是否明確合理。-財(cái)務(wù)部門審核合同涉及的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票要求等是否符合酒店財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)管理要求。-使用部門審核合同中關(guān)于采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交付時(shí)間等條款是否滿足實(shí)際需求。-各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。3.合同談判-對(duì)于重要或復(fù)雜的合同，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判。談判內(nèi)容包括合同條款的具體內(nèi)容、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等方面。-談判過程中，應(yīng)做好記錄，形成《合同談判紀(jì)要》，明確雙方達(dá)成的共識(shí)和分歧。談判結(jié)束后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果對(duì)合同文本進(jìn)行修改。4.合同審批-合同修改完善后，采購(gòu)部門應(yīng)填寫《合同審批表》，附上合同文本、《供應(yīng)商評(píng)估表》、《合同談判紀(jì)要》等相關(guān)資料，按照酒店規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。-合同審批流程一般包括采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理等層級(jí)的審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。-對(duì)于涉及金額較大或重大事項(xiàng)的合同，可能還需經(jīng)過酒店董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)的審批。5.合同簽訂-合同經(jīng)審批通過后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，雙方簽字蓋章確認(rèn)。-簽訂合同的代表應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，簽訂合同前應(yīng)核實(shí)對(duì)方代表的授權(quán)情況。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。五、合同履行1.供應(yīng)商履約跟蹤-采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交付情況等信息。-對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商定期提供履約報(bào)告，或安排專人到供應(yīng)商處進(jìn)行實(shí)地檢查。-如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在履約風(fēng)險(xiǎn)，如生產(chǎn)進(jìn)度滯后、產(chǎn)品質(zhì)量問題等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決問題，并將情況反饋給相關(guān)部門。2.物品與服務(wù)驗(yàn)收-使用部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、數(shù)量等要求進(jìn)行。-對(duì)于采購(gòu)的物品，使用部門應(yīng)進(jìn)行外觀檢查、數(shù)量清點(diǎn)、性能測(cè)試等工作，并填寫《物品驗(yàn)收單》。對(duì)于采購(gòu)的服務(wù)，使用部門應(yīng)根據(jù)服務(wù)成果、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》。-如驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)問題，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)于不合格的物品或服務(wù)，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨、扣除相應(yīng)款項(xiàng)等。3.付款管理-財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況進(jìn)行付款審核。付款申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、發(fā)票、《物品驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收單》等相關(guān)資料。-財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照酒店財(cái)務(wù)制度和審批流程辦理付款手續(xù)。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的比例和條件支付，并跟蹤款項(xiàng)的使用情況。-在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定扣除相應(yīng)款項(xiàng)，并及時(shí)通知采購(gòu)部門和其他相關(guān)部門。六、合同變更與解除1.合同變更-合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容，由提出變更的部門填寫《合同變更申請(qǐng)單》，說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同執(zhí)行的影響等。-《合同變更申請(qǐng)單》經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂《合同變更協(xié)議》。-《合同變更協(xié)議》應(yīng)明確變更的具體條款、變更后的權(quán)利義務(wù)、對(duì)合同價(jià)格和交付時(shí)間等的影響等內(nèi)容。《合同變更協(xié)議》簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將其副本分發(fā)給相關(guān)部門。2.合同解除-合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，由相關(guān)部門提出《合同解除申請(qǐng)單》，說明解除的原因、依據(jù)等。-《合同解除申請(qǐng)單》經(jīng)法務(wù)部門審核確認(rèn)符合解除條件后，按照酒店審批流程進(jìn)行審批。-審批通過后，采購(gòu)部門以書面形式通知供應(yīng)商解除合同，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理相關(guān)手續(xù)。涉及已履行部分的結(jié)算、物品退還等事項(xiàng)，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理。七、合同糾紛處理1.糾紛報(bào)告與受理-合同履行過程中發(fā)生糾紛，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括糾紛的基本情況、涉及的合同條款、爭(zhēng)議焦點(diǎn)、已采取的措施等。-法務(wù)部門接到報(bào)告后，對(duì)糾紛進(jìn)行初步評(píng)估，確定糾紛處理的責(zé)任部門和處理方案。2.協(xié)商解決-對(duì)于合同糾紛，首先應(yīng)通過友好協(xié)商解決。法務(wù)部門或責(zé)任部門代表酒店與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的解決方案。-在協(xié)商過程中，應(yīng)注意收集和保留相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，以備后續(xù)可能的法律程序使用。3.仲裁或訴訟-如協(xié)商無法解決糾紛，根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，選擇仲裁或訴訟程序。法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)證據(jù)，代表酒店參與仲裁或訴訟活動(dòng)。-在仲裁或訴訟過程中，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向酒店管理層匯報(bào)進(jìn)展情況，根據(jù)案件需要協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供支持和配合。-仲裁裁決或法院判決生效后，法務(wù)部門應(yīng)監(jiān)督執(zhí)行情況，確保酒店的合法權(quán)益得到實(shí)現(xiàn)。如對(duì)方不履行裁決或判決，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。八、合同檔案管理1.檔案收集-行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)審批資料、談判紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等移交行政部門。-在合同履行過程中產(chǎn)生的與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、變更申請(qǐng)、糾紛處理文件等資料，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)整理并移交行政部門。2.檔案整理與編號(hào)-行政部門對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類。-對(duì)每份合同檔案進(jìn)行編號(hào)，建立合同檔案編號(hào)規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)在合同檔案的顯著位置標(biāo)注。3.檔案歸檔-行政部門將整理好的合同檔案進(jìn)行歸檔保存。檔案歸檔應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性和可查閱性。-紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在酒店的專用服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案查閱與借閱-酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查閱。-如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-行政部門應(yīng)做好合同檔案查閱和借閱記錄，記錄查閱人或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。九、供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)1.考核評(píng)價(jià)周期-采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核評(píng)價(jià)周期一般為每半年或一年進(jìn)行一次。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)-考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。具體指標(biāo)如下：-產(chǎn)品質(zhì)量：根據(jù)驗(yàn)收合格情況、產(chǎn)品質(zhì)量問題反饋等進(jìn)行評(píng)價(jià)。-交貨期：考察供應(yīng)商是否按照合同約定的時(shí)間交付貨物或提供服務(wù)，計(jì)算交貨及時(shí)率。-價(jià)格水平：對(duì)比市場(chǎng)價(jià)格和其他供應(yīng)商價(jià)格，評(píng)估供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性。-售后服務(wù)：根據(jù)供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問題的響應(yīng)速度、解決問題的能力、售后承諾的履行情況等進(jìn)行評(píng)價(jià)。-合作態(tài)度：考察供應(yīng)商在合作過程中的溝通配合情況、對(duì)酒店要求的響應(yīng)程度等。3.考核評(píng)價(jià)方式-采購(gòu)部門組織使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成考核評(píng)價(jià)小組，按照考核評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分評(píng)價(jià)。-考核評(píng)價(jià)小組可通過查閱合同執(zhí)行記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、客戶反饋等資料，結(jié)合日常工作中的實(shí)際感受，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。-采購(gòu)部門根據(jù)考核評(píng)價(jià)小組的打分結(jié)果，填寫《供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)表》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排名，并提出考核評(píng)價(jià)意見。4.考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用-根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于考核評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購(gòu)份額、優(yōu)先合作等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核評(píng)價(jià)合格的供應(yīng)商，應(yīng)提出改進(jìn)建議，督促其不斷提高服務(wù)質(zhì)量；對(duì)于考核評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，應(yīng)視情況采取減少采購(gòu)份額、暫停合作、終止合作等措施。-采購(gòu)部門應(yīng)將考核評(píng)價(jià)結(jié)果及時(shí)反饋給供應(yīng)商，促進(jìn)供應(yīng)商改進(jìn)自身服務(wù)水平。同時(shí)，將考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為酒店選擇和淘汰供應(yīng)商的重要依據(jù)。十、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲1.監(jiān)督檢查-行政部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期或不定期對(duì)合同簽訂、履行、檔案管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。-審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同款項(xiàng)的支付是否合規(guī)、合理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施-對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，如成功防范重大合同風(fēng)險(xiǎn)、通過優(yōu)化合同條款為酒店節(jié)約成本、積極推動(dòng)合同履行提高服務(wù)質(zhì)量等，酒店