設(shè)備維修合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司設(shè)備維修合同管理，規(guī)范設(shè)備維修合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司設(shè)備正常運(yùn)行，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備維修合同的管理，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等各類(lèi)設(shè)備的維修合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：設(shè)備維修合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。效益優(yōu)先原則：在保障設(shè)備維修質(zhì)量的前提下，合理控制維修成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、職責(zé)分工1.設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)提出設(shè)備維修需求，組織對(duì)維修項(xiàng)目進(jìn)行技術(shù)評(píng)估和審核。參與設(shè)備維修合同的談判，提供技術(shù)支持和相關(guān)資料。負(fù)責(zé)監(jiān)督設(shè)備維修合同的履行，檢查維修質(zhì)量和進(jìn)度。負(fù)責(zé)設(shè)備維修合同執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和分析。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備維修合同的采購(gòu)招標(biāo)、詢價(jià)等工作，選擇合適的維修供應(yīng)商。參與設(shè)備維修合同的談判，協(xié)助起草合同條款。負(fù)責(zé)簽訂設(shè)備維修合同，并對(duì)合同的合法性、完整性進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)跟蹤設(shè)備維修合同的付款進(jìn)度，辦理付款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)參與設(shè)備維修合同的預(yù)算審核，提供財(cái)務(wù)方面的意見(jiàn)和建議。負(fù)責(zé)審核設(shè)備維修合同的付款申請(qǐng)，確保付款符合公司財(cái)務(wù)制度。負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備維修合同的費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，控制維修成本。4.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備維修合同進(jìn)行法律審查，確保合同條款合法合規(guī)。參與設(shè)備維修合同的談判，提供法律風(fēng)險(xiǎn)防范建議。處理設(shè)備維修合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.使用部門(mén)負(fù)責(zé)配合設(shè)備管理部門(mén)提出設(shè)備維修需求，提供設(shè)備使用情況等相關(guān)信息。參與設(shè)備維修合同的驗(yàn)收工作，對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。三、合同簽訂1.維修申請(qǐng)使用部門(mén)或設(shè)備管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或需要維修時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)備維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備故障情況、維修要求、預(yù)計(jì)維修費(fèi)用等。《設(shè)備維修申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人和設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門(mén)。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)收到《設(shè)備維修申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)維修項(xiàng)目的性質(zhì)和要求，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式選擇合適的維修供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、維修能力、價(jià)格等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)比較。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)價(jià)等情況，作為供應(yīng)商選擇和管理的依據(jù)。3.合同談判采購(gòu)部門(mén)組織設(shè)備管理部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判。談判內(nèi)容包括維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用、維修期限、維修質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過(guò)程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同條款公平合理、明確具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的條款。4.合同起草與審核采購(gòu)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果起草設(shè)備維修合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、維修項(xiàng)目?jī)?nèi)容、維修費(fèi)用及支付方式、維修期限、維修質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)承諾、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。合同文本起草完成后，應(yīng)依次提交設(shè)備管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。設(shè)備管理部門(mén)主要審核維修項(xiàng)目的技術(shù)可行性和合理性；財(cái)務(wù)部門(mén)主要審核維修費(fèi)用的預(yù)算和支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度；法務(wù)部門(mén)主要審核合同條款的合法性和合規(guī)性。各審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。5.合同簽訂經(jīng)審核通過(guò)的設(shè)備維修合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本內(nèi)容與談判結(jié)果一致。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給設(shè)備管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)部門(mén)存檔。四、合同履行1.維修通知合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《設(shè)備維修通知》，明確維修設(shè)備的名稱、型號(hào)、故障情況、維修要求、維修期限等信息。《設(shè)備維修通知》應(yīng)作為合同履行的依據(jù)，雙方應(yīng)按照通知要求進(jìn)行維修工作。2.維修實(shí)施供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定和《設(shè)備維修通知》的要求，組織維修人員和維修設(shè)備，按時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修工作。維修過(guò)程中，供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵守維修質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保維修質(zhì)量。如遇特殊情況需要變更維修方案或延長(zhǎng)維修期限，應(yīng)及時(shí)通知公司相關(guān)部門(mén)，并取得同意。公司設(shè)備管理部門(mén)和使用部門(mén)應(yīng)配合供應(yīng)商的維修工作，提供必要的協(xié)助和支持，如提供設(shè)備資料、安排設(shè)備停機(jī)時(shí)間等。3.質(zhì)量檢驗(yàn)維修工作完成后，供應(yīng)商應(yīng)通知公司設(shè)備管理部門(mén)和使用部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。設(shè)備管理部門(mén)和使用部門(mén)應(yīng)按照合同約定的維修質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)維修設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后出具《設(shè)備維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。如檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)維修質(zhì)量不符合要求，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)免費(fèi)返工，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為止。返工所產(chǎn)生的費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)，由此造成的損失由供應(yīng)商負(fù)責(zé)賠償。4.付款管理財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定和《設(shè)備維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，審核供應(yīng)商提交的付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括維修費(fèi)用明細(xì)、發(fā)票等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。如因維修質(zhì)量問(wèn)題或其他原因需要扣除部分維修費(fèi)用的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在付款時(shí)予以扣除，并向供應(yīng)商說(shuō)明理由。五、合同變更1.變更申請(qǐng)?jiān)谠O(shè)備維修合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同一方應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鲎兏暾?qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)書(shū)面說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并經(jīng)雙方協(xié)商一致。2.變更審批變更申請(qǐng)?zhí)峤缓螅刹少?gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、對(duì)公司利益的影響等。審核通過(guò)后，變更申請(qǐng)應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大變更事項(xiàng)還需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。3.變更簽訂經(jīng)審批同意的合同變更事項(xiàng)，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂《設(shè)備維修合同變更協(xié)議》。《設(shè)備維修合同變更協(xié)議》應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。六、合同終止1.正常終止設(shè)備維修合同履行完畢，雙方按照合同約定完成維修工作、驗(yàn)收合格、支付款項(xiàng)等義務(wù)后，合同自然終止。2.提前終止在合同履行過(guò)程中，如因一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)提前解除合同。提前解除合同的一方應(yīng)書(shū)面通知對(duì)方，并說(shuō)明解除合同的原因和依據(jù)。合同提前終止后，雙方應(yīng)按照合同約定和法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、返還財(cái)產(chǎn)等。3.終止后的事項(xiàng)處理合同終止后，雙方應(yīng)妥善保管與合同有關(guān)的資料，如合同文本、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，以備查閱和審計(jì)。對(duì)于因合同履行產(chǎn)生的糾紛或遺留問(wèn)題，雙方應(yīng)按照合同約定和法律規(guī)定進(jìn)行處理。七、合同檔案管理1.檔案收集采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集設(shè)備維修合同及相關(guān)資料，包括合同文本、談判記錄、維修通知、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本及相關(guān)資料分發(fā)給設(shè)備管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同原件及其他重要資料整理歸檔。2.檔案整理檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的合同及相關(guān)資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、維修項(xiàng)目等順序進(jìn)行排列，確保檔案資料整齊、有序。檔案管理人員應(yīng)編制檔案目錄，注明每份檔案的名稱、編號(hào)、存放位置等信息，便于查閱和管理。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管在專門(mén)的檔案柜或檔案室中，確保檔案資料的安全、完整。檔案保管應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞或丟失。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備維修合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。5.檔案銷(xiāo)毀設(shè)備維修合同檔案超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)編制銷(xiāo)毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)設(shè)備維修合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作符合公司制度和法律法規(guī)的要求。設(shè)備管理部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)配合審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，提供必要的資料和信息。2.考核評(píng)價(jià)建立設(shè)備維修合同管理考