傳播推廣物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司傳播推廣物料的管理，規范物料的設計、制作、使用及存檔流程，確保物料的質量和效果，提升公司品牌形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在傳播推廣活動中所涉及的各類物料，包括但不限于宣傳冊、海報、宣傳單頁、視頻、線上廣告素材、禮品等。（三）基本原則1.規范性原則：物料的設計、制作、使用等環節應遵循相關法律法規和公司規定，確保物料內容準確、合法、合規。2.一致性原則：物料應與公司品牌形象保持一致，體現公司的價值觀和文化特色，在視覺風格、色彩搭配、標識使用等方面保持統一。3.實效性原則：根據傳播推廣活動的目標和時間要求，合理安排物料的制作和投放進度，確保物料能夠及時、有效地傳達信息。4.成本效益原則：在保證物料質量和效果的前提下，充分考慮成本因素，優化物料制作方案，提高資源利用效率。二、職責分工（一）市場部門1.負責制定傳播推廣物料的年度計劃和預算，并根據業務需求提出具體的物料制作申請。2.組織和協調物料的設計、制作工作，與設計團隊、供應商溝通對接，確保物料符合設計要求和質量標準。3.對制作完成的物料進行審核，檢查內容準確性、設計合理性、質量可靠性等，提出修改意見并跟蹤整改情況。4.負責物料的發放、使用管理和效果評估，根據實際情況及時調整物料策略。（二）設計團隊1.根據市場部門的需求和要求，進行傳播推廣物料的創意設計，提供多種設計方案供選擇。2.與市場部門密切溝通，深入理解項目背景和目標受眾，確保設計風格和內容符合公司品牌形象和傳播需求。3.按照設計規范和制作要求，完成物料的設計文件制作，并及時提交給市場部門審核。4.根據審核意見對設計文件進行修改完善，直至通過審核。（三）行政部門1.負責物料制作供應商的篩選、評估和管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核。2.與供應商簽訂物料制作合同，明確雙方的權利和義務，確保合同的執行和款項支付。3.協助市場部門進行物料的采購、運輸、存儲等工作，保障物料的及時供應和安全保管。（四）其他部門1.各部門根據業務需要，向市場部門提出傳播推廣物料的制作申請，并提供相關資料和信息。2.在使用物料過程中，嚴格按照規定的流程和要求進行操作，確保物料的正確使用和妥善保管。3.配合市場部門對物料的使用效果進行反饋和評估，提供相關數據和建議。三、物料設計管理（一）設計需求提報1.各部門如需制作傳播推廣物料，應提前填寫《物料制作申請表》，詳細說明物料的名稱、用途、內容要求、設計風格、數量、時間節點等信息，并附上相關參考資料。2.將《物料制作申請表》提交至市場部門，市場部門進行匯總和審核后，根據實際情況安排設計工作。（二）設計流程1.市場部門與設計團隊溝通物料設計需求，設計團隊根據需求進行創意構思和設計方案策劃。2.設計團隊在規定時間內提交初步設計方案，包括設計草圖、效果圖等，供市場部門審核。3.市場部門組織相關人員對設計方案進行評審，從內容準確性、設計合理性、視覺效果、品牌一致性等方面提出意見和建議。4.設計團隊根據評審意見對設計方案進行修改完善，再次提交審核，直至通過審核。（三）設計規范1.物料設計應符合公司品牌形象識別系統（VIS）的要求，包括公司標志、標準字體、標準色彩、排版規范等的正確使用。2.設計內容應簡潔明了、重點突出，避免過于復雜或冗長的表述，確保信息能夠快速準確地傳達給受眾。3.圖片選擇應清晰、高質量、與內容相關，避免使用模糊、失真或版權不明的圖片。4.文字表述應準確無誤、語法正確，避免出現錯別字、語病或歧義。四、物料制作管理（一）供應商選擇1.行政部門根據市場部門提供的物料制作需求，通過招標、詢價、推薦等方式篩選合適的供應商。2.對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等進行綜合評估，選擇具有良好口碑和實力的供應商建立合作關系。3.與選定的供應商簽訂物料制作合同，明確制作內容、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（二）制作過程監控1.市場部門負責對物料制作過程進行監控，定期與供應商溝通制作進度，及時了解制作過程中出現的問題并協調解決。2.供應商應按照合同要求和設計文件進行物料制作，在制作過程中如需對設計內容進行調整，應提前征得市場部門的同意。3.市場部門可根據需要安排人員到供應商處進行實地考察，檢查制作工藝、質量控制等情況，確保物料制作符合要求。（三）質量驗收1.物料制作完成后，供應商應提前通知市場部門進行驗收。市場部門組織相關人員按照合同要求和質量標準對物料進行驗收。2.驗收內容包括物料的外觀、尺寸、材質、印刷質量、內容準確性等方面。如發現質量問題，應及時要求供應商進行整改，直至達到驗收標準。3.驗收合格后，市場部門填寫《物料驗收單》，雙方簽字確認。如驗收不合格，市場部門應出具書面整改意見，要求供應商限期整改，整改后再次進行驗收。五、物料使用管理（一）物料發放1.物料制作完成并驗收合格后，行政部門負責將物料發放至申請部門。申請部門應指定專人負責物料的領取和保管，并在《物料發放登記表》上簽字確認。2.對于有數量限制或使用期限要求的物料，行政部門應在發放時明確告知申請部門，并做好相應記錄。（二）物料使用1.各部門在使用物料時，應嚴格按照規定的用途和范圍進行使用，不得擅自更改物料內容或挪作他用。2.使用物料前，應檢查物料的質量和完整性，如發現問題應及時與市場部門或行政部門聯系。3.在物料使用過程中，應注意保護物料的安全和整潔，避免損壞、丟失或污染。（三）物料回收與銷毀1.傳播推廣活動結束后，各部門應及時將剩余的物料退回行政部門。行政部門對回收的物料進行清點和核對，做好記錄。2.對于已使用過且無需留存的物料，由行政部門按照公司規定進行統一銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保物料信息的安全和保密。六、物料存檔管理（一）存檔范圍1.傳播推廣物料的設計文件、制作合同、驗收報告、發放記錄、使用情況反饋等相關資料均應進行存檔。2.對于重要的物料或具有代表性的物料，應留存實物樣本作為存檔資料。（二）存檔方式1.物料存檔資料應按照類別和時間順序進行整理，建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應進行分類存儲，便于查詢和管理。2.紙質檔案應裝訂成冊，并在檔案封面注明物料名稱、項目名稱、存檔時間等信息。（三）存檔期限物料存檔資料的保存期限應根據公司相關規定執行，一般情況下保存期限不少于[X]年。對于涉及重要項目或具有長期參考價值的物料，應適當延長保存期限。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對傳播推廣物料的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括物料的設計、制作、使用、存檔等環節是否符合本制度要求。2.市場部門負責對各部門物料使用情況進行日常監督，發現問題及時督促整改。（二）考核機制1.將傳播推廣物料管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對在物料管理工作中表