廚房原材料采購規定

廚房原材料采購規定一、總則1.目的：為加強酒店廚房原材料采購管理，確保所采購的原材料質量可靠、價格合理、供應及時，滿足酒店餐飲服務的需求，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于酒店廚房所有原材料的采購活動，包括但不限于食材、調料、飲品原料等。3.職責分工-采購部門：負責依據廚房需求制定采購計劃，尋找合格供應商，進行采購談判，簽訂采購合同，確保原材料按時、按質、按量供應。-廚房部門：負責根據菜品生產需求，準確預估原材料用量，提出采購申請，對采購回來的原材料進行質量驗收，反饋使用過程中的問題。-財務部門：負責審核采購預算、采購合同及報銷憑證，監督采購資金的使用，協助進行供應商的評估與管理。二、采購計劃管理1.日常采購計劃-廚房申報：廚房各崗位廚師根據每日菜品銷售情況、庫存狀況及次日預計營業量，于每天下班前填寫《原材料采購申請表》，詳細列出所需原材料的名稱、規格、數量、質量要求等信息，經廚房主管審核簽字后提交給采購部門。-采購部門匯總與調整：采購部門收到廚房提交的《原材料采購申請表》后，結合庫存記錄和市場供應情況進行匯總分析。對于庫存充足且市場供應穩定的原材料，按照既定采購量進行采購；對于庫存不足或預計需求有較大波動的原材料，與廚房主管進一步溝通確認，必要時對采購量進行適當調整。-制定采購計劃：采購專員根據審核后的《原材料采購申請表》，制定詳細的《每日采購計劃》，明確采購原材料的種類、數量、采購時間、供應商等信息，經采購經理審批后執行。2.特殊采購計劃-臨時性需求：如遇特殊訂單、宴會活動或菜品臨時調整等情況，廚房部門應及時填寫《臨時原材料采購申請表》，說明采購原因、緊急程度及所需原材料的詳細信息，經廚房總監和采購經理共同審批后，采購部門優先安排采購。-季節性原材料采購：根據不同季節特點和酒店菜品研發需求，采購部門和廚房部門共同制定季節性原材料采購計劃。提前了解市場上季節性原材料的上市時間、價格走勢等信息，合理安排采購時間和數量，確保酒店能夠及時推出特色菜品。-新品研發采購：當廚房進行新品研發時，廚師長應向采購部門提供新品所需原材料的詳細清單和質量要求。采購部門負責尋找合適的供應商，采購少量樣品供廚房試用。如試用合格，根據新品推廣計劃制定相應的采購計劃。三、供應商管理1.供應商選擇標準-資質要求：供應商應具備合法的經營資格，持有有效的營業執照、食品生產許可證、食品經營許可證等相關證件。對于提供肉類、禽類等特殊原材料的供應商，還需具備相應的檢驗檢疫證明。-質量保證：供應商提供的原材料應符合國家相關質量標準和酒店的質量要求。具有完善的質量管理體系，能夠提供原材料的質量檢測報告或合格證明。-價格合理：在保證原材料質量的前提下，供應商的報價應具有市場競爭力。采購部門應定期對市場價格進行調研，對比不同供應商的價格水平，選擇性價比高的供應商。-供應能力：供應商應具備穩定的生產能力和充足的庫存，能夠滿足酒店日常及特殊情況下的原材料供應需求。具備良好的物流配送能力，確保原材料能夠按時、準確送達酒店。-信譽良好：供應商應具有良好的商業信譽，無不良經營記錄和法律糾紛。在以往的合作中，能夠嚴格履行合同條款，按時交貨，產品質量穩定。2.供應商開發流程-信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、參加展會等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應商。-實地考察：對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織由采購經理、廚房主管、質量檢驗人員等組成的考察小組進行實地考察。考察內容包括供應商的生產環境、生產設備、質量管理體系、倉儲物流等方面的情況。考察結束后，考察小組撰寫《供應商實地考察報告》，對供應商的綜合情況進行評價。-樣品評估：對于實地考察合格的供應商，采購部門要求其提供原材料樣品。廚房部門和質量檢驗部門對樣品進行質量檢驗和試用評估，填寫《供應商樣品評估表》，評估內容包括原材料的外觀、口感、品質、穩定性等方面。-供應商審批：采購部門根據實地考察報告和樣品評估結果，填寫《供應商審批表》，提出是否選擇該供應商的建議，報采購經理、財務經理、廚房總監和酒店總經理審批。經審批通過的供應商，方可納入酒店合格供應商名錄。3.供應商考核與淘汰-考核指標：建立供應商考核體系，從質量、交貨期、價格、服務等方面對供應商進行定期考核。考核指標包括原材料合格率、交貨準時率、價格波動情況、售后服務響應速度等。-考核周期：每月對供應商進行一次月度考核，每季度進行一次綜合考核。采購部門負責收集考核數據，填寫《供應商考核表》，并將考核結果反饋給供應商。-淘汰機制：對于連續兩個月月度考核不合格或季度綜合考核得分低于60分的供應商，采購部門向其發出《供應商整改通知書》，要求其在規定時間內提出整改措施并進行整改。如整改后仍不符合要求，經采購經理、廚房總監和酒店總經理審批后，將該供應商從合格供應商名錄中淘汰。四、采購流程1.采購訂單下達-采購專員根據審批后的《每日采購計劃》或《臨時原材料采購申請表》，向選定的供應商發送《采購訂單》。《采購訂單》應明確原材料的名稱、規格、數量、價格、質量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等詳細信息。-采購訂單經供應商簽字確認后，采購專員將訂單副本分別發送給廚房部門、財務部門和倉庫管理部門，以便各部門做好相應的準備工作。2.采購執行與跟蹤-采購專員負責跟進采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解原材料的生產進度和發貨情況。如遇供應商無法按時交貨或出現其他問題，采購專員應及時協調解決，并將相關情況反饋給廚房部門和其他相關部門。-對于緊急采購訂單，采購專員應加強跟蹤力度，確保原材料能夠在規定時間內送達酒店。同時，及時向廚房部門通報采購進度，以便廚房做好相應的調整準備。3.到貨驗收-原材料到貨前，采購專員應提前通知倉庫管理部門和廚房部門做好驗收準備工作。倉庫管理部門負責核對到貨原材料的數量、規格、包裝等外觀情況，廚房部門負責對原材料的質量進行檢驗。-驗收人員按照《原材料驗收標準》對到貨原材料進行檢驗，填寫《原材料驗收單》。對于符合要求的原材料，驗收人員簽字確認后辦理入庫手續；對于不合格的原材料，驗收人員應詳細記錄不合格情況，及時通知采購部門與供應商協商處理。-如對原材料質量存在爭議，采購部門可邀請第三方檢測機構進行檢測，以檢測結果作為處理依據。檢測費用由責任方承擔。4.付款結算-采購部門根據采購合同和驗收情況，整理相關報銷憑證，包括采購訂單、發票、驗收單等，提交給財務部門審核。-財務部門對報銷憑證進行審核，確認無誤后按照酒店財務管理制度辦理付款手續。付款方式應嚴格按照采購合同約定執行，如支票、電匯、信用證等。-對于定期結算的供應商，財務部門應建立供應商應付賬款臺賬，準確記錄每筆采購業務的發生時間、金額、付款情況等信息，定期與供應商進行對賬，確保賬目清晰準確。五、采購質量控制1.原材料質量標準制定-廚房部門和質量檢驗部門共同制定各類原材料的質量標準，明確原材料的感官指標、理化指標、微生物指標等具體要求。質量標準應符合國家相關法律法規和食品安全標準。-質量標準應細化到每種原材料的不同等級和規格，例如肉類應明確肉質的色澤、紋理、脂肪含量等要求；蔬菜應規定新鮮度、農藥殘留限量等指標；調料應注明成分、含量、香氣、口感等標準。-定期對原材料質量標準進行評估和修訂，根據市場變化、顧客反饋和行業發展情況，及時調整質量標準，確保其科學性和有效性。2.供應商質量管控-要求供應商建立完善的質量追溯體系，能夠提供原材料的產地、采購渠道、加工過程等詳細信息。采購部門定期對供應商的質量追溯體系進行檢查，確保原材料質量可追溯。-采購部門與供應商簽訂質量保證協議，明確雙方在原材料質量方面的權利和義務。協議中應規定如原材料出現質量問題，供應商應承擔的責任和賠償方式。-定期對供應商進行質量審計，審查供應商的質量管理體系運行情況、生產過程控制、檢驗檢測記錄等。對于審計中發現的問題，要求供應商限期整改，并跟蹤整改效果。3.酒店內部質量檢驗-倉庫管理部門在原材料到貨時，首先進行外觀檢查，核對原材料的品種、規格、數量、包裝等是否與采購訂單一致。對于包裝破損、標識不清的原材料，應予以拒收。-廚房部門設立專門的質量檢驗崗位，對入庫前的原材料進行抽檢。抽檢比例根據原材料的種類和風險程度確定，一般不低于到貨數量的10%。對于關鍵原材料或易出現質量問題的原材料，應加大抽檢力度。-質量檢驗人員使用專業的檢測工具和方法對原材料進行檢驗，如農藥殘留速測儀檢測蔬菜農藥殘留、肉類水分測定儀檢測肉類水分含量等。對于需要進行實驗室檢測的項目，送酒店內部實驗室或委托第三方檢測機構進行檢測。-建立不合格原材料處理機制，對于檢驗不合格的原材料，應立即進行隔離存放，防止流入廚房使用。采購部門及時與供應商聯系，要求其在規定時間內進行退換貨處理。對因原材料質量問題給酒店造成損失的，按照質量保證協議要求供應商進行賠償。六、采購價格管理1.價格調研與分析-采購部門設立專人負責市場價格調研工作，定期收集各類原材料的市場價格信息，包括不同供應商的報價、批發市場價格、超市價格等。-運用數據分析工具對收集到的價格信息進行分析，了解原材料價格的波動趨勢、季節性變化規律以及不同供應商之間的價格差異。通過價格分析，為采購決策提供數據支持。-每季度對原材料價格進行一次綜合評估，對比采購價格與市場平均價格水平，分析價格差異的原因，評估采購成本控制效果。2.采購價格談判-采購專員在進行采購價格談判前，充分了解市場價格行情和供應商的成本結構，制定合理的談判策略。談判過程中，堅持公平、公正、互利的原則，爭取最優惠的采購價格。-對于長期合作的供應商，定期進行價格協商，根據市場價格變化和酒店采購量等因素，適時調整采購價格。在價格協商過程中，注重與供應商建立良好的合作關系，共同尋求降低成本的途徑。-對于金額較大或價格波動較大的原材料采購項目，可采用招標、競價等方式選擇供應商，通過競爭機制獲取合理的采購價格。3.價格監督與控制-財務部門對采購價格進行監督，定期審查采購合同和報銷憑證，核實采購價格是否符合市場行情和酒店采購預算。對于價格異常的采購項目，及時與采購部門溝通，了解原因并進行調查處理。-建立采購價格預警機制，當原材料采購價格超出設定的預警范圍時，采購部門應及時分析原因，并采取相應的措施進行調整，如尋找新的供應商、與現有供應商重新談判價格等。-定期對采購價格管理工作進行總結和評估，分析價格管理過程中存在的問題和不足，不斷完善價格管理措施，提高采購成本控制水平。七、采購合同管理1.合同簽訂-采購部門與供應商達成采購意向后，應簽訂正式的采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務，包括原材料的名稱、規格、數量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。-采購合同文本應使用規范的法律術語和格式，確保合同條款清晰、準確、完整，避免出現模糊不清或容易引起歧義的表述。合同簽訂前，應經酒店法務部門審核，確保合同符合法律法規要求。-采購合同由采購經理代表酒店與供應商簽字蓋章，合同一式多份，酒店采購部門、財務部門、廚房部門、倉庫管理部門各留存一份，供應商留存一份。合同簽訂后，采購專員將合同副本及時分發給相關部門，以便各部門了解合同內容，做好相應的工作安排。2.合同執行與跟蹤-采購部門負責采購合同的執行與跟蹤工作，按照合同約定的條款，督促供應商按時、按質、按量履行合同義務。定期與供應商溝通，了解合同執行情況，及時解決合同執行過程中出現的問題。-建立合同執行臺賬，詳細記錄合同的簽訂日期、執行進度、交貨情況、付款情況等信息。采購專員根據合同執行情況，及時更新臺賬內容，確保合同執行信息的準確性和完整性。-對于合同執行過程中的變更事項，如原材料規格、數量、交貨時間等的變更，采購部門應及時與供應商協商，簽訂合同變更協議。合同變更協議應經相關部門審核同意后，方可生效執行。3.合同歸檔與保管-采購合同執行完畢后，采購部門應將合同及相關資料進行整理歸檔。歸檔資料包括采購合同原件、合同變更協議、驗收單、發票、往來函件等與合同執行相關的文件。-設立專門的合同檔案保管庫，指定專人負責合同檔案的保管工作。合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類存放，便于查閱和管理。-合同檔案的保管期限按照酒店檔案管理制度執行，一般為合同履行完畢后[X]年。保管期滿后，經酒店檔案管理部門和相關業務部門審核同意后，方可進行銷毀處理。八、應急采購管理1.應急采購預案制定-采購部門聯合廚房部門、倉庫管理部門等相關部門，制定酒店廚房原材料應急采購預案。預案應明確應急采購的觸發條件，如自然災害、重大活動導致原材料供應中斷、食品安全事故等緊急情況。-在預案中確定應急采購的流程和責任分工，明確各部門在應急采購過程中的職責和工作任務。同時，制定應急采購的供應商清單，確保在緊急情況下能夠迅速聯系到有能力提供原材料的供應商。-定期對應急采購預案進行演練和評估，檢驗預案的可行性和有效性。根據演練結果和實際情況的變化，及時對應急采購預案進行修訂和完善。2.應急采購實施-當出現緊急情況需要進行應急采購時，廚房部門應立即向采購部門通報所需原材料的種類、數量和緊急程度。采購部門啟動應急采購預案，迅速聯系應急采購供應商清單中的供應商，說明緊急情況，爭取最快時間獲得原材料供應。-在應急采購過程中，采購部門可根據實際情況簡化采購流程，但必須確保采購的原材料質量符合要求。對于緊急采購的原材料，可先進行驗收使用，后補辦相關手續。-財務部門對應急采購資金進行優先保障，確保采購資金及時到位。同時，加強對應急采購費用的審核和控制，避免出現浪費和不合理支出。3.應急采購總結與評估-應急采購結束后，采購部門會同相關部門對應急采購過程進行總結和評估。分析應急采購過程中存在的問題和不足之處，如供應商響應速度、原材料質