企業后勤采購管理制度一、總則（一）目的為加強企業后勤采購管理，規范采購行為，確保采購工作的高效、透明、廉潔，滿足企業生產經營活動的正常需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部所有后勤采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、食堂食材、宿舍用品等各類后勤物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益性原則：在滿足企業需求的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益。3.公平性原則：采購過程應公平、公正、公開，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，確保所采購物資符合企業實際需求和質量標準。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕收受供應商賄賂等不正當行為。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購管理委員會，由企業高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購管理委員會負責審議和決策重大采購事項，包括采購戰略、年度采購計劃、重大采購項目的供應商選擇等。（二）采購執行部門設立專門的采購部門，負責具體采購業務的實施。采購部門應配備專業的采購人員，明確其崗位職責和分工。采購人員應具備良好的溝通協調能力、市場分析能力和談判技巧，熟悉采購業務流程和相關法律法規。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，詳細說明所需物資的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等，并對采購需求的合理性和準確性負責。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，監督采購資金的支付，確保采購資金的合理使用和安全。3.質量檢驗部門：負責對采購物資進行質量檢驗，確保所采購物資符合質量標準。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據本部門的工作任務和實際需求，于每年年底前編制下一年度的采購預算草案，提交給采購部門。2.采購部門對各需求部門提交的采購預算草案進行匯總、審核和平衡，結合企業年度經營目標和資金狀況，編制企業年度采購預算方案，報采購管理委員會審議通過后，提交給財務部門。3.財務部門根據企業年度預算安排，對采購預算方案進行審核和調整，最終確定企業年度采購預算，并下達給各部門執行。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購資金的使用情況進行檢查和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。3.各部門應嚴格控制采購成本，在保證物資質量的前提下，優先選擇性價比高的產品和供應商，確保采購預算的有效執行。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購金額、交貨時間等信息，并提交給部門負責人審批。2.部門負責人對采購申請的必要性和合理性進行審核，簽署意見后提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對采購申請的內容進行審核，包括采購物資是否在采購預算范圍內、采購需求是否合理等。2.對于金額較小的常規采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大或重要的采購申請，采購部門應提交給采購管理委員會審批。3.經審批通過的采購申請，采購部門方可組織實施采購活動。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發：采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行調查和評估，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，選擇符合企業要求的供應商納入供應商數據庫。2.供應商選擇：根據采購項目的特點和需求，從供應商數據庫中選擇合適的供應商進行詢價、報價和談判。采購人員應至少選擇三家以上的供應商進行比較，確保采購價格合理、質量可靠。3.供應商評估與考核：采購部門應定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評估和考核，建立供應商評估檔案。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和優先合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購物資的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款進行協商，達成一致意見后簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。采購合同簽訂后，應及時將合同副本提交給財務部門、需求部門等相關部門備案。（五）采購實施與驗收1.采購實施：采購部門按照采購合同的約定，組織供應商按時、按質、按量供應物資。采購人員應跟蹤采購進度，及時協調解決采購過程中出現的問題。2.物資驗收：物資到貨后，需求部門應會同質量檢驗部門按照采購合同和相關質量標準對物資進行驗收。驗收合格的物資，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，要求供應商更換或退貨。（六）采購付款1.采購部門根據采購合同和物資驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、發票、驗收報告等相關資料，提交給財務部門審核。2.財務部門對《付款申請表》及相關資料進行審核，確認無誤后按照企業財務管理制度的規定辦理付款手續。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應分析其發生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險：關注市場動態，及時了解物資價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。2.供應商風險：加強對供應商的管理和評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，與供應商建立長期穩定的合作關系。同時，要求供應商提供必要的擔保或保證金，以降低供應商違約風險。3.質量風險：嚴格把控物資質量驗收環節，加強對供應商的質量監督，要求供應商提供質量合格證明文件。對于重要物資，可委托專業檢測機構進行檢驗，確保所采購物資符合質量標準。4.合同風險：簽訂采購合同前，認真審查合同條款，確保合同內容合法、完整、明確。合同簽訂后，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。5.付款風險：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間付款，避免提前付款或逾期付款。加強對采購資金的管理和監控，確保采購資金的安全。六、采購監督與審計（一）內部監督1.企業內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購行為是否規范、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，確保采購人員嚴格遵守采購制度和廉潔自律規定。（二）外部監督1.接受政府有關部門的監督檢查，積極配合政府部門開展的各項采購專項檢查工作。2.主動接受社會公眾的監督，及時處理和回應社會公眾對企業采購活動的投訴和質疑。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：評估采購物資的價格水平，計算采購成本節約率等指標。2.采購質量：考核所采購物資的質量合格率，評估采購質量對企業生產經營活動的影響。3.采購效率：衡量采購周期的長短，評估采購部門完成采購任務的及時性。4.供應商管理：評價供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面的表現，以及與供應商的合作關系。5.合規性：檢查采購活動是否符合國家法律法規和企業內部采購制度的要求。（二）評估方法1.定期收集采購相關數據，包括采購訂單、發票、驗收報告、付款記錄等，作為績效評估的依據。2.采用定量分析與定性分析相結合的方法，對采購績效評估指標進行綜合評價。3.與采購部門及相關人員進行溝通和交流，了解采購工作的實際情況和存在的問題，作為績效評估的參考。（三）評估結果應用1.根據采購績效評估結果，對采購部門及采購人員進行獎懲。對于采購績效優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于采購績效不佳的部門和個人，進行批評教育，并要求其分析原因，提出改進措施。2.將采購績效評