唯品會入庫管理制度一、總則（一）目的為規范唯品會貨物入庫管理流程，確保貨物準確、及時、安全地進入倉庫，提高倉庫運營效率，保障公司業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于唯品會所有貨物的入庫操作及相關管理活動。（三）基本原則1.準確性原則：確保入庫貨物的數量、規格、質量等信息與訂單一致，準確無誤地記錄和存儲。2.及時性原則：優化入庫流程，減少貨物在途時間，及時完成貨物的驗收和入庫工作，滿足業務需求。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障貨物在入庫過程中的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發生。4.責任明確原則：明確各環節的職責和權限，做到責任到人，確保入庫工作有序進行。二、入庫流程（一）訂單接收1.唯品會業務系統與供應商系統進行對接，實時獲取采購訂單信息。2.訂單信息包括但不限于訂單編號、貨物名稱、規格、數量、交貨日期、供應商信息等。3.倉庫管理人員每日定時從業務系統中下載當日待入庫訂單清單，進行初步審核。（二）到貨通知1.根據采購訂單的交貨日期，在預計到貨前[X]天，倉庫管理人員通過系統或郵件向供應商發送到貨通知，提醒供應商按時發貨。2.到貨通知應明確訂單編號、貨物名稱、規格、數量、預計到貨日期等信息，要求供應商在發貨后及時提供物流單號。（三）貨物驗收1.貨物到達倉庫后，倉庫管理人員首先核對物流單號與訂單信息是否一致。2.按照以下步驟進行貨物驗收：數量驗收：根據采購訂單和送貨單，對貨物的數量進行清點。若發現數量不符，應及時與供應商溝通，并做好記錄。規格驗收：檢查貨物的規格是否與訂單要求相符，包括型號、尺寸、顏色等。如有差異，需詳細記錄并拍照留存。質量驗收：對于有質量要求的貨物，按照相關標準或樣品進行質量檢驗。如發現質量問題，應立即通知采購部門和供應商，協商處理方式。3.驗收合格的貨物，倉庫管理人員在送貨單上簽字確認，并加蓋“驗收合格”章。驗收不合格的貨物，填寫《貨物拒收單》，注明拒收原因，由采購部門與供應商協商解決。（四）入庫上架1.驗收合格的貨物，倉庫管理人員根據貨物的類別、屬性、存儲條件等因素，安排合適的存儲倉位。2.使用倉儲管理系統記錄貨物的入庫日期、倉位、批次等信息，確保庫存數據的準確性和及時性。3.按照規定的堆碼方式進行貨物上架，保證貨物擺放整齊、穩固，便于查找和盤點。（五）入庫異常處理1.在入庫過程中，如發現訂單信息錯誤、貨物損壞、數量短缺等異常情況，倉庫管理人員應立即停止相關操作，并及時報告上級主管。2.上級主管組織相關人員進行調查和分析，確定異常原因和責任歸屬。3.根據異常情況的性質和嚴重程度，采取相應的處理措施，如與供應商協商補貨、換貨、退貨，修改訂單信息等。4.對入庫異常情況進行詳細記錄，包括異常發生時間、地點、原因、處理過程和結果等，以便后續查詢和統計分析。三、入庫人員職責（一）倉庫管理人員職責1.負責訂單接收、到貨通知、貨物驗收、入庫上架等入庫環節的具體操作。2.嚴格按照入庫流程和標準進行操作，確保入庫貨物的準確性和及時性。3.對入庫貨物的數量、規格、質量等進行認真核對，發現問題及時報告并處理。4.負責維護倉儲管理系統中的庫存數據，保證數據的準確無誤。5.協助采購部門和其他相關部門處理入庫過程中的異常情況。（二）采購人員職責1.負責與供應商溝通協調采購訂單的執行情況，確保供應商按時、按質、按量發貨。2.及時了解入庫過程中的異常情況，協助倉庫管理人員與供應商協商解決問題。3.根據入庫驗收結果，辦理相關的付款手續。（三）質量檢驗人員職責1.對需要進行質量檢驗的貨物，按照相關標準和流程進行檢驗。2.準確判斷貨物的質量是否合格，出具檢驗報告。3.對質量不合格的貨物，提出處理建議，并跟蹤處理結果。四、入庫相關文件及記錄（一）文件1.采購訂單：由采購部門與供應商簽訂，明確貨物的采購信息。2.送貨單：供應商隨貨提供，記錄貨物的名稱、規格、數量、送貨日期等信息。3.質量檢驗標準：規定貨物質量檢驗的方法、要求和合格標準。（二）記錄1.《貨物驗收單》：記錄貨物驗收的結果，包括數量、規格、質量等信息。2.《貨物拒收單》：用于記錄驗收不合格貨物的拒收情況和原因。3.《入庫單》：詳細記錄貨物入庫的日期、倉位、批次等信息。4.《入庫異常處理記錄》：對入庫過程中發生的異常情況進行記錄和跟蹤。（三）文件和記錄的管理1.所有入庫相關文件和記錄應妥善保存，分類歸檔，便于查詢和追溯。2.文件和記錄的保存期限按照公司檔案管理規定執行，一般為[X]年。3.定期對文件和記錄進行整理和清查，確保其完整性和準確性。五、入庫設備與設施管理（一）倉庫布局規劃1.根據貨物的種類、流量、存儲要求等因素，合理規劃倉庫的布局，劃分不同的功能區域，如收貨區、存儲區、分揀區、發貨區等。2.確保各功能區域之間的通道暢通，便于貨物的搬運和流轉。（二）倉儲設備配置1.根據業務需求，配備必要的倉儲設備，如貨架、托盤、叉車、輸送帶、搬運車等。2.定期對倉儲設備進行檢查、維護和保養，確保設備的正常運行，延長設備使用壽命。3.建立倉儲設備臺賬，記錄設備的型號、數量、購置日期、維修記錄等信息。（三）安全設施設置1.在倉庫內設置必要的安全設施，如消防器材、監控設備、通風設備、防潮設備等。2.定期對安全設施進行檢查和維護，確保其性能良好，能夠有效保障倉庫的安全。3.對倉庫工作人員進行安全培訓，提高安全意識，掌握安全設施的使用方法。六、入庫成本控制（一）人力成本控制1.合理安排倉庫管理人員的工作任務，提高工作效率，避免人員閑置和浪費。2.根據業務量的變化，靈活調整人員配置，確保入庫工作的順利進行，同時降低人力成本。（二）物流成本控制1.優化貨物運輸路線，選擇合適的物流供應商，降低運輸費用。2.合理安排貨物的運輸批次和數量，提高車輛裝載率，減少運輸成本。（三）倉儲成本控制1.合理規劃倉庫存儲空間，提高空間利用率，降低倉儲成本。2.加強庫存管理，減少庫存積壓和損耗，降低庫存成本。七、入庫績效評估（一）評估指標1.入庫準確率：入庫貨物數量、規格、質量等信息與訂單一致的比例。2.入庫及時率：按時完成入庫操作的訂單數量占總訂單數量的比例。3.異常處理及時率：及時處理入庫異常情況的次數占總異常次數的比例。4.庫存數據準確率：倉儲管理系統中庫存數據與實際庫存相符的比例。（二）評估方法1.定期收集入庫相關數據，按照評估指標進行計算和統計。2.通過數據分析、實地檢查、與相關人員溝通等方式，對入庫工作進行全面評估。（三）評估結果應用1.將入庫績效評估結果與倉庫管理人員的績效考核掛鉤，作為績效獎金發放、晉升、