外加工應付管理制度一、總則（一）目的為規范公司外加工業務的應付管理流程，確保公司資金的合理使用與安全，維護公司與供應商的良好合作關系，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外加工業務的應付賬款管理，包括但不限于原材料加工、零部件制造、產品組裝等外發加工業務。（三）基本原則1.準確性原則：確保應付賬款數據的準確記錄，包括加工費用、數量、質量等信息，避免因數據錯誤導致的財務風險和合作糾紛。2.及時性原則：按照合同約定及時審核、支付外加工款項，維護公司信用，同時避免逾期付款產生的額外費用。3.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和公司內部財務制度，確保外加工應付管理工作合法合規。4.責任明確原則：明確各部門在外加工應付管理中的職責，做到分工清晰、責任到人，避免出現推諉扯皮現象。二、職責分工（一）采購部門1.負責外加工供應商的開發、篩選與評估，建立合格供應商名錄。2.簽訂外加工合同，明確加工內容、價格、付款方式、交貨期等條款，并確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。3.跟蹤外加工訂單執行情況，協調解決加工過程中出現的問題，如質量、交貨期等，及時與供應商溝通并反饋給相關部門。4.負責收集、整理外加工業務的相關資料，如訂單、送貨單、發票等，并提交給財務部門進行審核。（二）生產部門1.根據生產計劃安排外加工任務，明確加工要求和質量標準，并及時通知供應商。2.對到廠的外加工產品進行檢驗，確保產品質量符合要求。如發現質量問題，及時與供應商溝通協商解決，并記錄相關情況反饋給采購部門。3.協助采購部門處理外加工過程中的異常情況，如交貨延遲、數量不符等，提供相關生產信息和數據支持。（三）質量部門1.制定外加工產品的質量檢驗標準和流程，并監督執行。2.對外加工產品進行抽檢或全檢，出具質量檢驗報告，判定產品是否合格。對于不合格產品，提出處理意見并跟蹤整改情況。3.參與外加工業務中質量問題的分析和處理，協助采購部門與供應商協商解決方案，確保產品質量符合公司要求。（四）財務部門1.負責審核外加工應付賬款的相關憑證，包括合同、發票、送貨單、驗收單等，確保數據準確、手續完備。2.根據審核無誤的憑證進行賬務處理，及時記錄應付賬款的增減變動情況，定期與供應商對賬，保證賬目清晰。3.按照合同約定的付款方式和期限，安排資金支付，并對付款情況進行跟蹤和監控。4.分析外加工應付賬款的賬齡結構和資金占用情況，為公司資金管理提供決策依據，防范財務風險。（五）法務部門1.審核外加工合同條款，確保合同合法合規，維護公司權益。2.協助處理外加工業務中的法律糾紛，提供法律咨詢和建議，保障公司在法律框架內開展業務。三、外加工合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在選定外加工供應商后，應與其簽訂詳細的外加工合同。合同內容應包括但不限于雙方當事人的名稱、地址、聯系方式；加工產品的名稱、規格、數量、質量要求；加工價格及付款方式；交貨時間、地點及運輸方式；驗收標準及方法；違約責任等條款。2.合同簽訂前，采購部門應將合同草本提交給法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規要求，不存在法律風險。法務部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表簽字并加蓋公司公章。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給生產部門、質量部門、財務部門等相關部門，以便各部門了解合同內容，做好相應的工作安排。（二）合同執行跟蹤1.采購部門應建立外加工合同執行臺賬，詳細記錄合同的執行情況，包括訂單下達、生產進度、交貨時間、質量檢驗、付款情況等信息。2.定期跟蹤外加工訂單的執行進度，及時與供應商溝通協調，確保訂單按時、按質、按量完成。如發現供應商出現交貨延遲、質量問題等異常情況，應及時采取措施解決，并將相關情況反饋給相關部門。3.對于因不可抗力或其他特殊原因導致合同無法按時履行的情況，采購部門應及時與供應商協商解決方案，并簽訂補充協議或變更合同條款。同時，將相關情況通知財務部門，以便調整資金安排。（三）合同變更與解除1.在合同執行過程中，如因市場需求變化、產品設計變更、供應商原因等需要變更合同條款的，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面變更協議。變更協議應明確變更的內容、原因、雙方的權利義務等條款，并提交給法務部門審核。2.如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法繼續履行或部分無法履行的，采購部門應及時與供應商協商解除合同。解除合同應簽訂書面協議，并明確雙方的責任和義務，以及已履行部分的結算方式等內容。解除合同協議同樣需提交給法務部門審核。3.合同變更或解除后，采購部門應及時將相關情況通知生產部門、質量部門、財務部門等相關部門，以便各部門調整工作安排和賬務處理。四、應付賬款核算與管理（一）賬務處理1.財務部門收到采購部門提交的外加工業務相關憑證后，應按照公司財務制度進行審核。審核內容包括憑證的真實性、完整性、合法性，以及與合同約定的一致性。2.審核無誤后，財務部門根據憑證內容進行賬務處理。對于外加工應付賬款，應按照供應商名稱設置明細科目，準確記錄應付賬款的發生時間、金額、付款期限等信息。3.在賬務處理過程中，如發現憑證存在問題或與合同約定不符的情況，財務部門應及時與采購部門溝通核實，要求其補充或更正相關憑證。待問題解決后，再進行正確的賬務處理。（二）對賬管理1.財務部門應定期與外加工供應商進行對賬，確保雙方賬目一致。對賬周期一般為每月或每季度，具體可根據業務量和實際情況確定。2.對賬時，財務部門應編制應付賬款對賬單，詳細列出截至對賬日的應付賬款余額、已付款金額、未付款金額、發票開具情況等信息，并發送給供應商進行核對。3.供應商收到對賬單后，應在規定的時間內進行核對，并將核對結果反饋給財務部門。如雙方賬目存在差異，應及時溝通查找原因，進行調整。對于因質量問題、數量不符等原因導致的賬目差異，采購部門應協助財務部門與供應商協商解決。4.財務部門應將對賬結果記錄在案，并妥善保存相關對賬資料。如發現供應商長期不對賬或對賬存在重大差異且不配合解決的情況，應及時報告給上級領導，并采取相應的措施，如暫停付款、追究違約責任等。（三）賬齡分析1.財務部門應定期對外加工應付賬款進行賬齡分析，了解應付賬款的構成和資金占用情況。賬齡分析一般以月或季度為單位進行，通過編制賬齡分析表，直觀反映不同賬齡區間的應付賬款金額及占比。2.根據賬齡分析結果，財務部門應評估應付賬款的風險狀況。對于賬齡較長的應付賬款，應分析原因，如是否存在合同執行問題、供應商催款不力等，并采取相應的措施進行處理。3.對于逾期未付款的應付賬款，財務部門應及時與采購部門溝通，了解原因并督促其盡快解決。如因公司資金緊張等原因無法按時付款，應與供應商協商爭取寬限期，并制定合理的付款計劃。同時，應將逾期付款情況記錄在案，作為供應商信用評估的重要依據。五、付款管理（一）付款申請1.采購部門應在合同約定的付款期限前，根據外加工業務的實際執行情況，填寫付款申請單。付款申請單應包括供應商名稱、合同編號、加工內容、應付金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上相關的合同、發票、送貨單、驗收單等憑證。2.付款申請單經采購部門負責人審核簽字后，提交給財務部門進行審核。財務部門審核重點包括付款申請是否符合合同約定、憑證是否齊全合規、金額計算是否準確等。3.如付款申請涉及預付款項的，采購部門還應提供預付款申請說明，詳細闡述預付款的必要性、金額合理性以及預計還款時間等內容。預付款申請同樣需經采購部門負責人審核和財務部門審核通過后方可支付。（二）付款審批1.財務部門審核通過的付款申請單，應按照公司的審批流程提交給相關領導進行審批。審批流程根據公司的組織架構和金額大小設定，一般分為部門經理審批、財務總監審批、總經理審批等環節。2.各級審批人員應認真審核付款申請的內容，確保付款的合理性、必要性和合規性。如發現問題或存在疑問，應及時與相關部門溝通核實，必要時可要求采購部門提供補充說明或資料。3.經過各級審批人員簽字同意后，付款申請單方可進入付款流程。對于重大金額的付款申請，還應提交公司管理層會議審議決定。（三）資金支付1.財務部門根據審批通過的付款申請單，按照公司的資金支付流程安排資金支付。對于已簽訂三方協議的供應商，可通過銀行轉賬等方式直接支付；對于未簽訂三方協議的供應商，一般采用支票或匯票等方式支付，并要求供應商簽收確認。2.在資金支付過程中，財務部門應嚴格遵守公司的財務管理制度和銀行結算規定，確保支付安全、準確、及時。如因支付方式選擇不當、銀行賬戶信息錯誤等原因導致支付失敗或延誤的，財務部門應及時查明原因并采取相應的解決措施。3.支付完成后，財務部門應及時登記銀行日記賬和應付賬款明細賬，更新應付賬款余額，并將付款憑證等相關資料妥善歸檔保存。同時，將付款情況反饋給采購部門，以便其跟蹤合同執行進度。六、風險管理（一）供應商風險1.采購部門應建立供應商風險評估機制，定期對供應商的經營狀況、財務狀況、信用記錄、生產能力、質量控制等方面進行評估，及時發現潛在風險。2.對于風險較高的供應商，采購部門應采取相應的風險應對措施，如加強合作過程中的監控、增加預付款審查力度、要求提供擔?；蛟黾痈犊顥l件限制等。3.如發現供應商出現經營困難、財務危機、質量問題頻發、交貨延遲等重大風險事件，采購部門應及時與供應商協商解決方案，并報告給公司領導。必要時，應暫停合作，采取法律手段維護公司權益。（二）合同風險1.法務部門應加強對外加工合同的審核管理，確保合同條款合法合規，明確雙方的權利義務，避免因合同漏洞或缺陷導致的法律風險。2.在合同執行過程中，如發現合同存在爭議或糾紛，法務部門應及時介入，協助相關部門進行協商解決。對于可能涉及法律訴訟的情況，應提前做好證據收集、法律分析等準備工作，維護公司的合法權益。3.定期對已簽訂的外加工合同進行梳理和總結，分析合同執行過程中存在的問題和風險點，提出改進建議和防范措施，不斷完善合同管理流程。（三）財務風險1.財務部門應加強對外加工應付賬款的監控和分析，及時發現潛在的財務風險。如發現應付賬款余額過高、賬齡結構不合理、資金周轉困難等情況，應及時向公司領導報告，并提出相應的財務建議和解決方案。2.建立健全財務風險預警機制，設定合理的風險指標，如應付賬款周轉率、逾期付款比例等。當指標出現異常時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施防范風險。3.加強與銀行等金融機構的溝通與合作，確保公司有足夠的融資渠道和資金支持，以應對可能出現的資金緊張局面。同時，合理安排資金，優化資金結構，降低財務成本。七、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對外加工應付管理業務進行審計，檢查制度執行情況、流程合規性、賬務處理準確性等方面的問題。2.審計人員應通過查閱相關文件、憑證、報表，實地走訪供應商、倉庫等方式，獲取審計證據，對發現的問題進行深入分析，并提出審計建議和整改意見。3.被審計部門應積極配合內部審計工作，對審計發現的問題及時進行整改，并將整改情況反饋給內部審計部門。內部審計部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（二）日常監督1.各部門應按照本制度的要求，認真履行各自的職責，加強對外加工業務的日常管理和監督。采購部門應定期檢查合同執行情況，及時協調解決問題；生產部門應做好產品檢驗和生產進度跟蹤；質量部門應嚴格把控產品質量；財務部門應加強賬務處理和資金支付管理等。2.公司管理層應定期對外加工應付管理工作進行檢查和指導，了解工作進展情況，發現存在的問題，并及時督促相關部門進行改進。3.建立健全外加工應付管理工作的投訴舉報機制，鼓勵員工對違規行為和管理漏洞進行舉報。對于舉報屬