企業活動組織管理制度一、總則（一）目的為規范企業活動的組織與管理，確保活動順利開展，提升員工參與度與滿意度，增強企業凝聚力和文化氛圍，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議、培訓、團建、慶典等活動的組織與管理。（三）基本原則1.計劃性原則：活動應提前規劃，明確目標、時間、地點、參與人員及流程等，確保有序進行。2.參與性原則：鼓勵全體員工積極參與，充分調動員工的積極性和主動性。3.安全第一原則：保障活動過程中的人員安全，做好各項安全防范措施。4.成本效益原則：合理控制活動成本，提高活動效果和效益。二、活動組織架構與職責（一）活動組織委員會成立活動組織委員會（以下簡稱“組委會”），負責活動的整體策劃、組織與協調。組委會成員包括公司高層領導、相關部門負責人及活動執行人員。（二）職責分工1.組委會主任全面負責活動的指導與決策。審批活動方案和預算。2.組委會副主任協助主任開展工作，負責活動的具體組織與實施。協調各部門之間的工作，解決活動籌備過程中的問題。3.成員部門職責行政部門負責活動場地的租賃、布置及設備設施的準備。安排活動期間的餐飲、住宿等后勤保障工作。協助其他部門進行活動宣傳和通知發布。人力資源部門負責活動參與人員的組織與協調，統計參與人數。制定活動期間的人員考勤和考核方案。對活動效果進行評估和反饋收集。財務部門負責活動預算的編制、審核和執行監督。對活動費用進行核算和報銷管理。業務部門根據活動主題和目標，提供相關業務支持和內容素材。組織本部門員工積極參與活動，并協助做好活動現場的相關工作。活動執行人員按照組委會的要求，具體落實活動方案，負責活動現場的組織、協調和執行。確保活動流程順暢，及時處理活動現場出現的突發情況。三、活動策劃與審批（一）活動策劃1.需求調研根據公司發展戰略、員工需求及企業文化建設等因素，定期開展活動需求調研。通過問卷調查、員工座談會、部門溝通等方式，收集員工對活動類型、主題、時間等方面的意見和建議。2.方案制定活動策劃部門根據調研結果，結合活動目的和實際情況，制定詳細的活動策劃方案。方案內容應包括活動主題、時間、地點、參與人員、活動流程、預算安排、預期效果等。對于大型活動或重要活動，應制定多套備選方案，以應對可能出現的變化。3.方案審核活動策劃方案制定完成后，提交組委會進行審核。組委會成員應認真審核方案的可行性、合理性、安全性及成本效益等方面，提出修改意見和建議。策劃部門根據審核意見對方案進行修改完善，直至通過審核。（二）活動審批1.審批流程活動策劃方案審核通過后，按照公司審批流程進行審批。一般活動由組委會副主任審批，重要活動或涉及較大費用的活動需報組委會主任審批。2.審批內容審批部門應重點審查活動方案是否符合公司政策和規定，是否與公司年度工作計劃相契合，預算是否合理等。對于不符合要求的活動方案，審批部門應及時提出整改意見，待修改完善后重新審批。四、活動籌備與實施（一）活動籌備1.任務分解與責任落實根據活動策劃方案，將各項籌備任務進行分解，明確責任部門和責任人。制定詳細的任務清單和時間表，確保各項籌備工作有序推進。2.物資準備行政部門根據活動需求，準備活動所需的物資，如場地布置用品、音響設備、餐飲用具、禮品等。對物資進行分類管理，建立物資清單和出入庫登記制度，確保物資的安全和合理使用。3.宣傳推廣人力資源部門負責活動的宣傳推廣工作，通過公司內部公告、郵件、微信群等渠道發布活動通知。設計制作活動宣傳海報、視頻等宣傳資料，營造活動氛圍，提高員工知曉度和參與度。4.人員培訓對于活動現場需要的工作人員，如主持人、禮儀人員、攝影師等，提前進行培訓。培訓內容包括活動流程、崗位職責、服務規范、應急處理等，確保工作人員熟悉活動要求，能夠提供優質服務。（二）活動實施1.現場布置活動執行人員按照活動策劃方案的要求，提前到達活動場地進行現場布置。確保場地布置符合活動主題和氛圍，設備設施正常運行，各項準備工作就緒。2.活動簽到在活動現場設置簽到臺，安排專人負責簽到工作。簽到方式可采用紙質簽到、電子簽到等，收集參與人員的基本信息，統計簽到人數。3.活動流程執行嚴格按照活動策劃方案的流程組織活動，確保活動環節緊湊、有序進行。主持人應把控好活動節奏，引導參與人員積極互動，營造良好的活動氛圍。活動執行人員應密切關注活動現場情況，及時處理突發問題，確保活動順利進行。4.安全保障加強活動現場的安全管理，制定安全應急預案，確保人員安全。安排專人負責現場秩序維護，檢查場地設施設備的安全性，防范火災、觸電、擁擠踩踏等安全事故的發生。5.活動記錄安排攝影師或攝像師對活動進行全程記錄，包括活動現場照片、視頻等資料。活動結束后，及時整理活動記錄資料，交由人力資源部門進行存檔，作為活動總結和企業文化建設的素材。五、活動預算與費用管理（一）活動預算編制1.預算編制原則活動預算應遵循實事求是、勤儉節約的原則，合理安排各項費用支出。充分考慮活動的規模、內容、時間等因素，確保預算的準確性和合理性。2.預算內容活動預算主要包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲費用、住宿費用、宣傳費用、禮品費用、工作人員酬金、其他費用等。各項費用應詳細列出金額及計算依據，確保預算清晰明了。（二）費用審批與報銷1.費用審批活動費用支出應嚴格按照公司財務審批流程進行審批。報銷單據應附活動預算審批表、發票、費用明細清單等相關資料，經部門負責人、財務審核、分管領導及總經理審批后報銷。2.費用控制財務部門應加強對活動費用的監控，定期對活動費用支出情況進行統計和分析。如發現費用超支，應及時查明原因，采取措施進行控制，并向組委會報告。3.費用結算活動結束后，財務部門應及時與供應商進行費用結算，確保款項支付準確無誤。對活動費用進行核算和審計，形成費用結算報告，作為活動成本分析和財務管理的依據。六、活動效果評估與反饋（一）評估指標設定1.參與度指標統計活動實際參與人數，計算參與率，評估員工對活動的參與積極性。分析參與人員的部門分布、層級分布等情況，了解活動的覆蓋面和影響力。2.滿意度指標通過問卷調查、現場訪談等方式，收集參與人員對活動內容、組織安排、場地設施、餐飲服務等方面的滿意度評價。計算滿意度得分，評估活動的整體質量和效果。3.目標達成指標根據活動策劃方案設定的目標，如提升員工業務能力、增強團隊凝聚力等，評估活動是否達到預期目標。通過對相關數據指標的對比分析，如員工績效提升情況、團隊協作指標變化等，衡量活動目標的達成程度。（二）評估方法1.問卷調查法在活動結束后，及時設計并發放活動滿意度調查問卷。問卷內容應涵蓋活動的各個方面，采用封閉式問題和開放式問題相結合的方式，便于參與人員填寫和反饋意見。對回收的問卷進行統計分析，計算各項滿意度指標得分。2.訪談法選取部分參與人員進行現場訪談或電話訪談，深入了解他們對活動的感受和建議。訪談人員應提前準備好訪談提綱，確保訪談內容具有針對性和有效性。對訪談結果進行整理和分析，提取有價值的信息。3.數據分析對比法收集活動前后相關的數據指標，如員工業務考核成績、團隊協作測評結果等。通過對比分析，評估活動對員工能力提升和團隊建設的實際效果。（三）反饋與改進1.反饋收集人力資源部門負責收集活動效果評估的反饋意見，包括問卷調查結果、訪談記錄、數據分析報告等。對反饋意見進行分類整理，提取關鍵問題和建議。2.結果通報將活動效果評估結果以報告的形式向組委會和公司高層領導通報。報告內容應包括評估指標完成情況、存在的問題及改進建議等，為公司決策提供參考依據。3.改進措施制定與實施根據活動效果評估結果和反饋意見，組委會組織相關部門制定改進措施。