中藥出庫入庫管理制度一、總則1.目的為加強公司中藥出入庫管理，規范中藥出入庫流程，確保中藥質量安全，保障公司運營的正常有序進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有中藥的出入庫管理活動，包括中藥材、中藥飲片、中成藥等。3.基本原則嚴格遵守國家相關法律法規和藥品管理規范，確保中藥出入庫符合質量標準和監管要求。出入庫流程應清晰、規范、嚴謹，做到賬物相符、手續完備。加強庫存管理，保證中藥儲存條件適宜，防止中藥變質、損壞等情況發生。二、入庫管理1.入庫準備采購部門應提前與供應商溝通，明確中藥的品種、規格、數量、質量要求、到貨時間等信息，并將相關信息及時傳遞給倉庫管理部門。倉庫管理部門根據采購計劃和到貨通知，安排合適的倉位，做好收貨準備工作，包括清潔倉位、準備驗收工具等。2.到貨驗收中藥到貨時，倉庫管理人員應依據采購訂單和送貨單，對到貨中藥的品種、規格、數量、包裝等進行核對，確保與單據一致。驗收人員應按照國家藥品標準和公司質量要求，對中藥的外觀、性狀、色澤、氣味、含水量等進行檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、變質等情況。對于需要檢驗的中藥，應按照規定及時送質量檢驗部門進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續。驗收過程中發現問題的中藥，應及時與供應商溝通協商解決，做好記錄，并將不合格中藥單獨存放，防止混入合格批次。3.入庫手續辦理驗收合格的中藥，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應詳細記錄中藥的品種、規格、數量、產地、供應商、入庫日期等信息。入庫單經倉庫管理人員、驗收人員簽字確認后，一聯留存倉庫作為庫存管理依據，一聯交采購部門作為付款憑證，一聯交財務部門作為記賬依據。倉庫管理人員應按照規定的分類方法和存放要求，將入庫中藥進行合理擺放，并建立庫存臺賬，及時記錄中藥的出入庫情況，保證賬物相符。三、在庫管理1.倉位規劃倉庫應根據中藥的特性、類別、出入庫頻率等因素，合理規劃倉位，設置明顯的標識牌，便于查找和管理。中藥材、中藥飲片應按照不同的品種、規格、產地等分類存放，避免混淆。中成藥應按照劑型、功能主治等進行分區存放。對于易串味、易受潮、易霉變、易蟲蛀的中藥，應設置專門的倉位進行存放，并采取相應的防護措施。2.庫存盤點倉庫管理部門應定期對庫存中藥進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終大盤點。盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括核對賬目、整理貨物、準備盤點工具等。盤點過程中，應認真清點實物數量，檢查質量狀況，并做好記錄。盤點結束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，對盤點結果進行分析總結。如發現賬物不符情況，應及時查明原因，進行調整，并上報相關部門。3.庫存養護倉庫管理人員應根據中藥的特性和儲存要求，采取相應的養護措施，確保中藥質量穩定。定期檢查倉庫的溫濕度、通風、防蟲、防鼠等設施設備，保證其正常運行。根據溫濕度變化情況，及時采取調控措施，使倉庫溫濕度符合中藥儲存要求。對庫存中藥進行定期檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、變質等情況。發現問題應及時處理，并做好記錄。對于近效期中藥，應加強監控，及時提醒相關部門處理。做好庫存中藥的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保倉庫安全。四、出庫管理1.出庫申請各部門因工作需要領用中藥時，應填寫出庫申請表，詳細注明中藥的品種、規格、數量、用途等信息。出庫申請表經部門負責人簽字審核后，交倉庫管理部門。2.出庫審核倉庫管理人員收到出庫申請表后，應認真審核申請內容，核對庫存情況，確保有足夠的庫存可供發放。對于涉及貴重中藥、限量供應中藥等特殊情況的出庫申請，應報上級領導審批。3.出庫發放審核通過的出庫申請，倉庫管理人員應按照規定的出庫流程進行發放。發放時，應再次核對中藥的品種、規格、數量等信息，確保與出庫申請表一致。發放完畢后，倉庫管理人員應在出庫申請表上簽字確認，并及時更新庫存臺賬。將中藥交付給領用部門時，應辦理交接手續，雙方簽字確認。4.特殊情況處理如遇庫存不足、質量問題等特殊情況無法正常出庫時，倉庫管理人員應及時與申請部門溝通說明情況，并協助申請部門采取相應的解決措施。對于緊急出庫情況，應按照公司的應急處理程序進行操作，確保中藥能夠及時供應。五、退貨管理1.退貨原因因質量問題、規格不符、采購計劃變更等原因，供應商同意退貨的中藥，可辦理退貨手續。公司內部各部門領用后發現質量問題或因其他原因不再需要的中藥，也可申請退貨。2.退貨申請退貨部門應填寫退貨申請表，詳細說明退貨原因、中藥的品種、規格、數量等信息。退貨申請表經部門負責人簽字審核后，交倉庫管理部門。3.退貨審核倉庫管理人員收到退貨申請表后，應檢查退貨中藥的質量狀況、包裝完整性等，核對與退貨申請表是否一致。對于因質量問題退貨的中藥，應及時通知質量檢驗部門進行檢驗，確定是否符合退貨條件。審核通過的退貨申請，報上級領導審批。4.退貨辦理經審批同意退貨的中藥，倉庫管理人員應及時與供應商聯系，安排退貨事宜。退貨時，應填寫退貨單，詳細記錄退貨中藥的品種、規格、數量、退貨日期等信息。退貨單經倉庫管理人員、退貨部門人員簽字確認后，一聯留存倉庫，一聯交供應商，一聯交財務部門。倉庫管理人員應將退貨中藥單獨存放，等待供應商處理。在退貨未處理完畢前，不得隨意處置。六、人員職責1.采購部門負責與供應商簽訂采購合同，明確中藥的質量標準、數量、價格、交貨時間等條款。及時掌握市場動態，合理安排中藥采購計劃，確保公司生產經營的正常需求。負責跟蹤采購中藥的到貨情況，協調解決采購過程中出現的問題。2.倉庫管理部門負責中藥倉庫的日常管理工作，包括倉位規劃、貨物存放、出入庫管理、庫存盤點、庫存養護等。嚴格執行中藥出入庫管理制度，確保出入庫流程規范、手續完備，賬物相符。定期檢查倉庫設施設備的運行情況，保證倉庫環境符合中藥儲存要求。及時反饋庫存信息，為采購部門和其他相關部門提供準確的庫存數據。3.質量檢驗部門負責制定中藥質量檢驗標準和檢驗操作規程。對采購入庫的中藥進行質量檢驗，確保入庫中藥符合質量標準。對退貨中藥進行質量檢驗，確定是否符合退貨條件。定期對庫存中藥進行質量抽檢，發現質量問題及時處理。4.財務部門負責審核中藥出入庫單據，確保財務數據的準確性。按照財務制度進行賬務處理，及時記錄中藥的采購、入庫、出庫、退貨等經濟業務。定期與倉庫管理部門核對賬目，保證賬賬相符。5.使用部門按照實際工作需要，合理申請領用中藥，確保中藥的使用符合規定用途。負責對領用中藥的質量和使用效果進行跟蹤反饋，發現問題及時與相關部門溝通。七、監督與考核1.監督檢查公司內部設立監督檢查小組，定期對中藥出入庫管理情況進行監督檢查。監督檢查內容包括出入庫流程執行情況、庫存管理情況、質量檢驗情況、人員職責履行情況等。對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.考核評價建立中藥出入庫管理考核評價機制，對各部門和相關人員的工作表現進行考核評價。