企業采購外協管理制度一、總則1.目的為規范公司采購外協活動，加強對采購外協過程的管理，確保所采購的物資、服務符合公司要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有采購外協業務，包括但不限于原材料采購、零部件外協加工、設備采購、服務外包等。3.職責分工采購部門：負責采購外協業務的歸口管理，制定采購計劃，選擇供應商，簽訂采購合同，跟進采購進度，協調解決采購過程中的問題。需求部門：提出采購外協需求，提供技術規格、質量標準等相關要求，參與供應商的評估和選擇，協助采購部門進行合同簽訂和驗收工作。質量部門：負責對采購外協物資和服務的質量進行檢驗和監督，參與供應商的評估和選擇，對不合格品進行處理。財務部門：負責采購外協資金的審核和支付，對采購成本進行核算和控制。其他相關部門：按照各自職責，配合采購部門做好采購外協相關工作。二、采購外協計劃管理1.需求預測需求部門應根據公司生產經營計劃、市場需求等情況，定期進行需求預測，提前向采購部門提交采購外協需求計劃。采購部門應綜合分析需求預測數據，結合庫存狀況、采購周期等因素，制定年度、季度和月度采購外協計劃。2.計劃審批采購外協計劃應報經公司主管領導審批后實施。審批內容包括采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間、預算金額等。對于重大采購外協項目，應組織相關部門進行專題論證，確保計劃的合理性和可行性。3.計劃執行與調整采購部門應嚴格按照批準的采購外協計劃組織實施采購活動。如因市場變化、生產計劃調整等原因需要變更采購計劃，應及時提出變更申請，報經原審批領導批準后進行調整。需求部門應配合采購部門做好計劃執行過程中的溝通協調工作，確保采購外協工作順利進行。三、供應商管理1.供應商選擇與評估采購部門應建立供應商開發渠道，通過多種途徑收集供應商信息，包括供應商自薦、行業推薦、網絡搜索等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、質量保證能力、價格水平等方面的情況，確定入圍供應商名單。定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格變動、合作配合等方面。可采用量化評分的方式，對供應商進行綜合評價，根據評價結果調整供應商等級。2.供應商分類管理根據供應商的重要性和合作情況，將供應商分為A、B、C三類。A類供應商為重點供應商，與公司有長期穩定的合作關系，提供關鍵物資或服務，對公司生產經營影響較大。采購部門應與其簽訂年度合作框架協議，加強溝通與合作，定期進行走訪和評估。B類供應商為主要供應商，提供一般性物資或服務，與公司有一定的合作基礎。采購部門應與其保持密切聯系，定期進行評價，適時調整合作策略。C類供應商為普通供應商，提供輔助性物資或服務，合作頻率較低。采購部門可根據實際情況，對其進行定期或不定期的管理和監督。3.供應商激勵與約束機制建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予表彰、獎勵和更多的合作機會。如提供優先采購、價格優惠、延長付款期限等。建立供應商約束機制，對出現質量問題、交貨延遲、服務不到位等情況的供應商，采取警告、罰款、暫停合作、取消合作資格等措施。與供應商簽訂質量保證協議、保密協議、廉潔協議等，明確雙方的權利和義務，規范合作行為。四、采購外協合同管理1.合同簽訂采購部門應根據采購外協計劃和選定的供應商，起草采購合同。合同內容應明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同應報經公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款合法合規、明確清晰。審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂合同。對于金額較大、條款復雜的采購合同，應組織相關部門進行會審，充分征求各部門的意見和建議，確保合同的嚴密性和可行性。2.合同執行與跟蹤采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按照合同約定履行義務。需求部門應協助采購部門做好合同執行過程中的相關工作，及時反饋物資或服務的使用情況和質量問題。如發現供應商有違約行為，采購部門應及時采取措施，要求供應商限期整改或承擔違約責任。如供應商違約行為嚴重影響公司利益，應依法追究其法律責任。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、雙方協商一致等原因需要變更或解除合同，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂相關變更或解除協議。合同變更或解除協議應報經公司原審批領導批準后生效，并做好相關文件資料的歸檔工作。五、采購外協過程控制1.采購訂單下達采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.物資驗收物資到貨前，采購部門應通知質量部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。物資到貨時，采購部門應組織質量部門、需求部門等相關人員按照合同約定和質量標準進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、外觀質量、性能指標等方面。驗收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施處理。如因供應商原因造成的損失，采購部門應要求供應商承擔相應的賠償責任。3.付款管理財務部門應根據采購合同和驗收情況，對采購款項進行審核支付。付款前，采購部門應提供發票、驗收報告、付款申請等相關資料。財務部門應嚴格按照合同約定的付款方式和期限進行付款，確保公司資金安全。對于不符合付款條件的，財務部門有權拒絕付款。采購部門應定期與財務部門核對采購款項支付情況，及時發現和解決付款過程中存在的問題。六、采購外協風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購外協過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、交貨風險、法律風險等方面。采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行分析評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過加強市場調研、優化采購計劃、與供應商建立長期合作關系等方式進行應對；對于供應商風險，可加強供應商管理、增加備用供應商、簽訂風險分擔協議等方式進行應對；對于質量風險，可加強質量檢驗、要求供應商提供質量擔保、定期進行質量審核等方式進行應對；對于交貨風險，可加強訂單跟蹤、與供應商保持密切溝通、制定應急預案等方式進行應對；對于法律風險，可加強合同管理、咨詢法律專業人士、依法維護公司權益等方式進行應對。定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，確保風險得到有效控制。七、信息管理1.采購外協信息收集采購部門應負責收集采購外協過程中的各類信息，包括供應商信息、采購合同信息、采購訂單信息、物資驗收信息、付款信息等。需求部門、質量部門、財務部門等相關人員應及時向采購部門提供與采購外協相關的信息，確保信息的準確性和完整性。2.信息整理與分析采購部門應定期對收集到的采購外協信息進行整理和分析，形成采購外協報告。報告內容應包括采購執行情況、供應商評價情況、采購成本分析、風險評估與應對情況等方面。通過對采購外協信息的分析，總結采購外協工作中的經驗教訓，發現存在的問題和不足，為改進采購外協管理工作提供依據。3.信息共享與利用建立采購外協信息共享平臺，實現采購部門與需求部門、質量部門、財務部門等相關部門之間的信息共享和協同工作。各部門應根據工作需要，及時查閱和利用采購外協信息，提高工作效率和管理水平。八、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購外協業務進行審計監督，檢查采購活動是否符合公司制度和相關法律法規的要求，采購過程是否規范、透明，采購結果是否合理、有效。采購部門應定期向公司管理層匯報采購外協工作情況，接受公司內部監督和檢查。2.供應商監督采購部門應加強對供應商的監督管理，定期對供應商進行實地考察和評估，檢查供應商的生產經營情況、質量保證體系運行情況、交貨情況等。要求供應商定期提交生產經營報告、質量報告、交貨報告等資料，及時掌握供應商的動態信息。3.考核評價建立采購外協工作考核評價機制，對采購部門、需求部