事業物資采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司事業物資采購管理，規范采購行為，確保采購工作公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質量，滿足公司事業發展需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門事業物資的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備器材、原材料、服務等采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益性原則：在保證物資質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督和相關部門檢查。4.公平競爭原則：通過公平競爭選擇優質供應商，確保采購活動的公正性。5.誠實信用原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目、采購政策和采購管理制度，對采購工作進行決策和指導。（二）采購執行部門公司設立采購部門，負責具體的采購業務操作。采購部門應配備專業的采購人員，明確其職責和分工，確保采購工作的順利進行。采購人員應具備以下基本素質和能力：1.熟悉國家法律法規和公司采購制度。2.具備良好的溝通協調能力和談判技巧。3.掌握市場動態和物資信息，具有較強的市場分析能力。4.具備廉潔自律的職業操守。（三）需求部門各需求部門負責提出物資采購需求，提供詳細的采購申請，明確物資的規格、型號、數量、質量要求等信息，并對采購物資的使用和驗收負責。（四）其他部門職責1.財務部門：負責審核采購預算、支付貨款等財務相關工作，對采購資金的使用進行監督和管理。2.審計部門：負責對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購結果的公正性等。3.質量部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和驗收，確保物資符合質量要求。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據事業發展計劃和工作需要，提前編制年度采購預算。采購預算應詳細列出采購項目、物資名稱、規格型號、數量、預計采購金額等內容。2.采購部門匯總各需求部門的采購預算，結合公司實際情況，進行綜合平衡和審核，形成公司年度采購預算草案。3.公司年度采購預算草案經采購決策委員會審議通過后，報公司管理層審批。審批后的采購預算作為年度采購工作的依據。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購支出進行統計和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。（三）預算調整1.在采購預算執行過程中，如遇市場價格波動、政策調整、業務需求變化等原因，導致原采購預算無法滿足實際需要時，需求部門應及時提出預算調整申請。2.采購部門對預算調整申請進行審核，提出審核意見后報采購決策委員會審議。采購決策委員會根據實際情況進行審批，批準后的預算調整申請作為采購預算的補充依據。四、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格型號、數量、質量要求、用途、預計采購時間等信息，并經部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》應提交給采購部門，采購部門對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購申請的合理性、必要性、預算情況等。（二）采購審批1.對于金額較小的采購項目，采購部門審核通過后，報采購部門負責人審批。2.對于金額較大的采購項目，采購部門審核通過后，提交采購決策委員會審批。采購決策委員會根據采購項目的重要性、金額大小等因素進行審議，做出審批決定。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、資質證書、產品質量、價格水平、售后服務等內容。采購人員根據采購項目的要求，從供應商數據庫中篩選出符合條件的供應商，并進行實地考察或調查了解。實地考察內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、技術水平、人員素質等方面。2.供應商評估與選擇采購部門組織相關人員對篩選出的供應商進行評估，評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等方面。評估可采用打分法、綜合評價法等方式進行。根據評估結果，選擇得分較高的供應商作為中標候選人。對于重大采購項目，可采用招標、競爭性談判、詢價等采購方式確定中標供應商。3.供應商管理采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購部門定期對供應商進行評價和考核，評價指標包括產品質量、交貨期、價格變動、售后服務等方面。根據評價結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（四）采購實施1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的規格、數量、交貨期、交貨地點等要求。2.供應商按照采購訂單的要求組織生產和供應，確保物資按時、按質、按量交付。采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，解決采購過程中出現的問題。3.在物資交付前，采購部門應通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。（五）驗收1.質量部門按照相關標準和合同要求，對采購物資進行質量檢驗。檢驗內容包括物資的規格、型號、數量、外觀質量、性能指標等方面。質量檢驗可采用抽檢、全檢等方式進行。2.需求部門對采購物資的數量、規格、型號、外觀等進行核對，并對物資的使用功能進行測試和驗證。需求部門應在驗收報告上簽字確認驗收結果。3.如發現采購物資存在質量問題或與合同要求不符，采購部門應及時與供應商協商解決。供應商應負責更換、補貨或退款等處理措施，直至滿足要求為止。（六）付款1.采購物資驗收合格后，采購部門應及時辦理付款手續。采購部門填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發票等相關憑證，經采購部門負責人審核后，報財務部門審核。2.財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，審核無誤后按照公司財務制度辦理付款手續。付款方式應根據合同約定和公司財務規定執行，可采用支票、匯票、電匯、網上支付等方式。五、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的采購項目。2.招標程序：采購部門編制招標文件，明確招標項目的技術要求、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商參加投標。招標公告應在公司內部網站、相關媒體等渠道發布。接收供應商的投標文件，對投標文件進行初步評審，篩選出符合要求的投標供應商。組織開標、評標會議，按照評標標準進行評標，確定中標供應商。發布中標公告，向中標供應商發出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序：采購部門成立談判小組，談判小組由采購人員、技術專家、法律專家等組成。采購部門向符合條件的供應商發出談判邀請書，邀請供應商參加談判。談判小組與供應商進行談判，就采購項目的技術要求、商務條款、價格等內容進行協商。談判結束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交的供應商。采購部門與成交供應商簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：采購部門向多家供應商發出詢價通知書，詢價通知書應包括采購項目的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期、交貨地點等內容。供應商按照詢價通知書的要求進行報價，采購部門對供應商的報價進行比較和分析。采購部門根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并向成交供應商發出成交通知書。采購部門與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：采購部門填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購方式的理由和依據，并附上相關證明材料。《單一來源采購申請表》經采購部門負責人審核后，報采購決策委員會審批。采購決策委員會根據實際情況進行審議，做出審批決定。采購部門與單一來源供應商進行談判，協商確定采購價格、交貨期、質量標準等條款。采購部門與單一來源供應商簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定中標供應商或成交供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括以下主要條款：物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任、爭議解決方式等。（二）合同履行1.采購部門和供應商應按照采購合同的約定履行各自的義務。采購部門應及時跟蹤合同執行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付物資，并提供相關的技術支持和售后服務。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同條款的，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。2.如因一方違約或其他原因需要解除采購合同的，應按照合同約定的解除條件和程序進行辦理。解除合同后，雙方應按照合同約定承擔相應的責任。（四）合同檔案管理1.采購部門應建立采購合同檔案，對采購合同及相關文件進行整理、歸檔和保管。采購合同檔案應包括采購合同文本、招標文件、投標文件、評標報告、驗收報告、付款憑證等資料。2.采購合同檔案應妥善保管，保管期限按照公司檔案管理制度執行。在保管期限內，采購合同檔案應便于查閱和使用。七、采購監督與審計（一）內部監督1.公司審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購結果的公正性、采購資金的使用效益等方面。2.采購部門應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的管理和監督，防止采購過程中的違規