專業分包資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司專業分包項目資料管理，規范資料收集、整理、歸檔等工作流程，確保項目資料的完整性、準確性和規范性，為項目順利推進及后期維護、審計等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有專業分包項目，包括但不限于工程建設、設備安裝、裝飾裝修等各類專業分包業務。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映項目實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項目從開始至結束全過程的各類資料，確保無遺漏。3.準確性原則：資料內容準確無誤，數據真實可靠。4.及時性原則：資料應隨項目進展同步整理、歸檔，不得拖延積壓。5.規范性原則：資料格式、內容填寫等應符合國家、行業及公司相關標準和規范。二、職責分工（一）項目管理部門1.負責組織專業分包項目資料管理工作，明確資料管理責任人。2.對資料管理工作進行指導、監督和檢查，確保資料管理符合要求。3.協調解決資料管理過程中出現的問題，保障資料管理工作順利進行。（二）專業分包商1.負責按照本制度及項目要求，收集、整理、編制本單位承擔分包任務范圍內的項目資料。2.明確專人負責資料管理工作，確保資料的及時、準確和完整。3.配合公司項目管理部門及其他相關部門對資料進行審核、歸檔等工作。（三）資料管理人員1.具體承擔專業分包項目資料的收集、整理、審核、歸檔等日常工作。2.對資料進行分類、編號、裝訂，建立資料臺賬，確保資料有序存放。3.定期對資料進行清查盤點，保證資料的安全與完整。三、資料內容及要求（一）合同文件1.專業分包合同及其附件，包括合同協議書、中標通知書、投標文件、合同專用條款、合同通用條款、技術規范、圖紙、工程量清單等。2.要求：合同內容應明確雙方權利義務、工作范圍、質量標準、工期要求、價款支付等條款；合同簽訂應符合法律法規及公司相關規定，手續齊全。（二）施工技術資料1.施工組織設計或施工方案，應包括工程概況、施工部署、施工方法及技術措施、質量保證措施、安全保證措施、進度計劃等內容。2.技術交底記錄，包括施工單位向作業班組進行的技術交底，內容涵蓋施工工藝、質量標準、安全注意事項等。3.圖紙會審記錄，記錄建設單位、設計單位、施工單位等各方對施工圖紙提出的問題及解決方案。4.工程變更通知及相關資料，包括變更原因、變更內容、變更后的圖紙等。5.施工日志，記錄每日施工情況，包括天氣、施工部位、施工人員、施工進度、質量安全情況等。6.要求：施工組織設計或施工方案應具有針對性和可操作性；技術交底應詳細準確，雙方簽字確認；圖紙會審記錄應及時整理歸檔；工程變更通知應按規定程序辦理；施工日志應真實、連續記錄。（三）工程質量資料1.原材料、構配件、設備等質量證明文件，包括產品合格證、質量檢驗報告、質量證明文件等。2.材料、構配件、設備進場檢驗記錄，記錄進場材料的名稱、規格、型號、數量、生產廠家、檢驗情況等。3.隱蔽工程驗收記錄，對隱蔽工程的施工過程、質量情況進行詳細記錄，并經建設單位、監理單位、施工單位等相關人員簽字確認。4.分項工程、分部工程質量驗收記錄，按照相關質量驗收規范進行驗收，并填寫驗收記錄。5.單位工程質量竣工驗收記錄，在單位工程完工后，對工程質量進行全面驗收，并填寫驗收記錄。6.要求：原材料等質量證明文件應真實有效；進場檢驗記錄應齊全；隱蔽工程驗收記錄應及時、準確；質量驗收記錄應符合驗收規范要求。（四）工程安全資料1.安全生產許可證，施工單位應具備有效的安全生產許可證。2.安全生產責任制，明確各級管理人員及作業人員的安全生產職責。3.安全技術措施，根據工程特點制定相應的安全技術措施。4.安全教育培訓記錄，包括對施工人員的入場安全教育、定期安全教育、專項安全教育等記錄。5.安全檢查記錄，定期對施工現場進行安全檢查，記錄檢查情況及整改情況。6.安全事故應急預案及演練記錄，制定安全事故應急預案，并定期進行演練，記錄演練情況。7.要求：安全生產許可證應在有效期內；安全生產責任制應明確、可操作；安全技術措施應符合工程實際；安全教育培訓記錄應完整；安全檢查記錄應及時整改落實；安全事故應急預案應科學合理，演練記錄應真實。（五）工程進度資料1.總進度計劃及月、周進度計劃，明確工程總體進度目標及分階段進度安排。2.進度計劃執行情況報告，定期匯報工程實際進度與計劃進度的對比情況，分析偏差原因并提出改進措施。3.要求：進度計劃應合理可行；進度計劃執行情況報告應及時、準確。（六）工程計量與支付資料1.工程計量報表，按照合同約定的計量規則，定期對已完工程進行計量，并填寫計量報表。2.工程款支付申請，根據計量結果及合同約定，向建設單位提出工程款支付申請。3.支付憑證及相關審批文件，記錄工程款的支付情況及審批過程。4.要求：工程計量報表應數據準確；工程款支付申請應符合合同規定；支付憑證及審批文件應齊全。（七）竣工驗收資料1.工程竣工驗收報告，在工程完工后，由施工單位編制，報告工程建設情況、施工質量情況、合同履行情況等。2.竣工驗收備案表，建設單位在工程竣工驗收合格后，向建設行政主管部門備案所需的表格。3.工程竣工圖，包括建筑、結構、電氣、給排水等專業竣工圖，應與工程實際相符。4.要求：工程竣工驗收報告應內容完整；竣工驗收備案表應按規定填寫；工程竣工圖應準確繪制。四、資料收集與整理（一）收集要求1.專業分包商應在項目實施過程中，及時收集各自工作范圍內產生的各類資料，確保資料的真實性和完整性。2.資料收集應涵蓋項目各個環節，不得遺漏重要信息。3.對于外來文件，如設計變更通知、建設單位指令等，應及時簽收并妥善保管。（二）整理要求1.資料管理人員應按照資料類別、時間順序等進行分類整理，確保資料條理清晰。2.對每份資料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.資料應采用A4紙張打印或復印，簽字蓋章等手續應齊全。4.對于圖紙資料，應折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。五、資料審核與歸檔（一）審核要求1.專業分包商整理完成的資料，應先由本單位內部審核，確保資料的準確性和規范性。2.審核通過后的資料提交給公司項目管理部門，項目管理部門組織相關人員進行審核，重點審核資料與合同要求、工程實際情況是否相符。3.對于審核中發現的問題，應及時反饋給專業分包商進行整改，整改完成后重新提交審核。（二）歸檔要求1.審核通過的資料應及時進行歸檔，歸檔資料應一式多份，分別存放于公司檔案室、項目管理部門及專業分包商處。2.資料應按照檔案管理要求進行裝訂、編目，建立檔案目錄清單，便于查詢。3.檔案室應具備良好的保管條件，確保資料的安全與完整，防止資料損壞、丟失。六、資料借閱與使用（一）借閱規定1.因工作需要借閱資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱目的、借閱時間等，經部門負責人批準后，到資料管理人員處辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。（二）使用規定1.借閱資料僅供在公司內部使用，如需對外提供資料，應經公司相關領導批準，并按照規定辦理相關手續。2.使用資料時應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司機密信息。七、資料保管與銷毀（一）保管要求1.資料管理人員應定期對歸檔資料進行清查盤點，確保資料數量準確、存放位置清晰。2.對于重要資料，應采取備份存儲等措施，防止因自然災害、人為損壞等原因導致資料丟失。3.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）銷毀規定1.對于已超過保管期限且無保存價值的資料，由資料管理人員提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明資料名稱、數量、銷毀原因等。2.銷毀申請經部門負責人審核、公司分管領導批準后，由專人負責監督銷毀過程，并在銷毀申請表上簽字確認。3.銷毀過程應詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，記錄應妥善保存。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司項目管理部門定期對專業分包項目資料管理情況進行監督檢查，檢查內容包括資料的完整性、準確性、規范性、及時性等。2.對于檢查中發現的問題，應下達整改通知書，要求專業分包商限期整改，并跟蹤整改情況。（二