企業文書資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書資料管理，確保文書資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文書資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司文書資料由專門部門或專人進行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照文書資料的類別、性質進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，確保文書資料的安全和保密。4.高效利用原則：充分發揮文書資料的作用，提高工作效率，為公司決策提供支持。二、文書資料分類（一）行政公文類1.公司文件：包括公司發布的各類規章制度、決定、通知、通報等。2.上行文：向上級主管部門或相關政府部門報送的請示、報告等。3.平行文：與其他單位或部門之間往來的函件、通知等。（二）業務文檔類1.合同協議：公司簽訂的各類合同、協議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.項目文檔：公司承擔的各類項目形成的文件資料，如項目計劃、項目報告、項目驗收文件等。3.業務報表：公司各部門定期報送的業務報表，如財務報表、銷售報表、生產報表等。（三）人事檔案類1.員工個人檔案：包括員工的基本信息、履歷、學歷、職稱、培訓記錄、考核評價等。2.人事報表：公司人事部門定期報送的人事報表，如員工花名冊、工資報表、考勤報表等。（四）財務檔案類1.會計憑證：公司財務部門編制的各類會計憑證，如記賬憑證、原始憑證等。2.會計賬簿：公司財務部門登記的各類會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：公司財務部門編制的各類財務報表，如資產負債表、利潤表、現金流量表等。（五）其他文檔類1.會議紀要：公司召開的各類會議形成的會議紀要。2.工作報告：公司各部門及員工向上級領導或相關部門提交的工作報告。3.宣傳資料：公司制作的各類宣傳資料，如公司簡介、產品手冊、宣傳海報等。三、文書資料的形成與收集（一）形成要求1.文書資料的內容應真實、準確、完整，符合國家法律法規和公司相關規定。2.文書資料的格式應規范、統一，符合公司公文格式要求。3.文書資料的簽署應齊全、有效，符合公司授權管理規定。（二）收集職責1.各部門負責本部門形成的文書資料的收集、整理和歸檔工作，并指定專人負責此項工作。2.涉及多個部門的文書資料，由主辦部門負責收集、整理和歸檔，其他協辦部門應積極配合。3.公司員工在工作中形成的文書資料，應及時交本部門指定的專人進行收集和整理。（三）收集時間1.行政公文類應在文件印發或收到后的[X]個工作日內收集整理完畢。2.業務文檔類應在業務活動結束后的[X]個工作日內收集整理完畢。3.人事檔案類應在員工入職、離職、晉升、調動等手續辦理完畢后的[X]個工作日內收集整理完畢。4.財務檔案類應按照國家有關財務檔案管理規定的時間要求進行收集整理。四、文書資料的整理與歸檔（一）整理要求1.對收集到的文書資料進行分類、編號、裝訂，確保資料的整齊、美觀。2.對文書資料的內容進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。3.對文書資料的格式進行統一，確保資料的規范性。（二）歸檔范圍1.凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文書資料，均應歸檔。2.公司內部形成的文書資料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。3.公司外部接收的文書資料，如上級主管部門文件、相關政府部門文件、合作單位文件等。（三）歸檔時間1.行政公文類應在文件處理完畢后的[X]個工作日內歸檔。2.業務文檔類應在業務活動結束后的[X]個工作日內歸檔。3.人事檔案類應在員工入職、離職、晉升、調動等手續辦理完畢后的[X]個工作日內歸檔。4.財務檔案類應按照國家有關財務檔案管理規定的時間要求進行歸檔。（四）歸檔流程1.各部門收集整理好的文書資料，應填寫《文書資料歸檔清單》，一式兩份，一份隨資料歸檔，一份由部門留存。2.部門指定的專人將整理好的文書資料交公司檔案室，檔案室工作人員對資料進行審核、登記后，辦理歸檔手續。3.檔案室工作人員應按照分類編號的要求，將文書資料存入相應的檔案柜，并建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。五、文書資料的保管（一）保管職責1.公司檔案室負責文書資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.檔案室工作人員應定期對文書資料進行檢查、清點，發現問題及時處理。3.對重要的文書資料應采取備份、加密等措施，防止數據丟失或泄露。（二）保管期限1.行政公文類：按照國家有關檔案管理規定確定保管期限，一般為[X]年。2.業務文檔類：根據業務需要確定保管期限，一般為[X]年。3.人事檔案類：按照國家有關人事檔案管理規定確定保管期限，一般為員工離職后[X]年。4.財務檔案類：按照國家有關財務檔案管理規定確定保管期限，一般為[X]年。（三）保管環境1.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。2.檔案室應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保文書資料的安全。3.檔案室應建立嚴格的門禁制度，未經授權人員不得進入檔案室。六、文書資料的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司員工因工作需要查閱文書資料，應填寫《文書資料查閱申請表》，注明查閱內容、查閱目的、查閱時間等，經部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應按照《文書資料查閱申請表》的要求，提供相應的文書資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在檔案室指定的地點查閱文書資料，不得將資料帶出檔案室。如需復印或摘錄，應經檔案室工作人員同意，并按照規定辦理相關手續。（二）借閱規定1.公司員工因工作需要借閱文書資料，應填寫《文書資料借閱申請表》，注明借閱內容、借閱目的、借閱時間等，經部門負責人批準后，到檔案室辦理借閱手續。2.檔案室工作人員應按照《文書資料借閱申請表》的要求，提供相應的文書資料，并與借閱人員簽訂《文書資料借閱協議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱人員應在規定的時間內歸還借閱的文書資料，如需延期，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的文書資料，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄、銷毀資料。如發現資料丟失或損壞，應及時報告檔案室，并按照規定進行賠償。七、文書資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文書資料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、無效的文書資料。3.涉及公司商業秘密、技術秘密等不宜留存的文書資料。（二）銷毀程序1.各部門應定期對本部門保管的文書資料進行清理，將已超過保管期限且無保存價值的資料列出清單，報公司檔案室審核。2.檔案室對各部門報送的銷毀清單進行審核，確認無誤后，報公司分管領導批準。3.經批準銷毀的文書資料，由檔案室統一組織銷毀。銷毀時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。八、電子文書資料管理（一）電子文書資料的形成與收集1.公司員工在工作中形成的電子文書資料，應按照公司規定的格式和命名規則進行保存，并及時交本部門指定的專人進行收集和整理。2.涉及多個部門的電子文書資料，由主辦部門負責收集、整理和歸檔，其他協辦部門應積極配合。（二）電子文書資料的整理與歸檔1.對收集到的電子文書資料進行分類、編號、存儲，確保資料的整齊、美觀。2.對電子文書資料的內容進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。3.對電子文書資料的格式進行統一，確保資料的規范性。4.按照歸檔時間的要求，將電子文書資料存入公司指定的電子檔案存儲系統，并建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。（三）電子文書資料的保管1.公司指定專人負責電子檔案存儲系統的管理和維護，確保系統的安全和穩定。2.定期對電子文書資料進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。3.對重要的電子文書資料應采取加密等措施，防止數據泄露。（四）電子文書資料的查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱電子文書資料，應按照公司規定的查閱流程進行操作。查閱人員應在指定的計算機上查閱資料，不得將資料復制到其他存儲介質上。2.如需借閱電子文書資料，應按照公司規定的借閱流程進行操作。借閱人員應在規定的時間內歸還借閱的資料，如需延期，應提前辦理續借手續。（五）電子文書資料的銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的電子文書資料，應按照公司規定的銷毀程序進行銷毀。2.銷毀電子文書資料時，應使用專業的刪除工具，確保數據無法恢復。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司辦公室負責對各部門文書資料管理工作進行定期監督檢查，發現問題及時督促整改。2.檔案室工作人員應定期對文書資料的