企業文件分發管理制度一、總則（一）目的為了規范企業文件的分發管理，確保文件能夠及時、準確、安全地傳達給相關人員，提高工作效率，避免文件丟失、誤傳等情況的發生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部所有部門及員工在文件接收、傳遞、使用和保管過程中的管理。（三）基本原則1.及時準確原則：文件分發應確保在規定時間內將文件傳遞給需要的人員，且傳遞的內容準確無誤。2.安全保密原則：涉及企業機密的文件要嚴格按照保密規定進行分發和管理，防止文件泄露。3.責任明確原則：明確文件分發過程中各環節的責任，確保出現問題能夠及時追溯和處理。二、文件分類及標識（一）文件分類1.行政文件：包括企業發布的各類規章制度、通知、通報、報告等行政性文件。2.業務文件：與企業業務相關的合同、協議、項目文檔、技術資料等。3.財務文件：財務報表、預算報告、審計文件等。4.人事文件：員工檔案、績效考核記錄、培訓資料等。（二）文件標識1.為便于文件的識別和管理，對不同類別的文件采用不同顏色的文件夾或標簽進行標識。例如，行政文件用藍色標識，業務文件用綠色標識，財務文件用黃色標識，人事文件用粉色標識。2.在文件首頁右上角加蓋文件類別章，注明文件所屬類別。三、文件分發流程（一）文件起草與審核1.文件起草部門負責按照相關要求起草文件初稿，確保文件內容準確、完整、清晰。2.文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，檢查文件格式、內容等是否符合要求。3.初審通過后，將文件提交給相關審核部門或領導進行審核。審核部門或領導應認真審查文件的合法性、合規性、準確性等，并提出審核意見。（二）文件編號與登記1.通過審核的文件由行政部門進行統一編號，編號規則應保證文件編號的唯一性和系統性。編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]。例如，2023年行政部發布的第5號行政文件編號為：2023XZ05。2.行政部門對文件進行詳細登記，登記內容包括文件編號、文件名稱、起草部門、起草人、審核人、發布日期、有效期、分發范圍等。（三）文件分發1.確定分發范圍：根據文件內容和工作需要，明確文件的分發范圍。分發范圍可以是特定部門、全體員工、相關崗位人員等。2.紙質文件分發對于紙質文件，行政部門按照分發范圍將文件復印或打印，并裝入相應顏色的文件夾或信封中。在文件封面或信封上注明接收部門、接收人姓名。通過專人送達、內部郵件、文件交換柜等方式將文件分發給接收人員。接收人員在收到文件后，應在文件分發登記表上簽字確認。3.電子文件分發對于電子文件，行政部門將文件存儲在企業指定的文件共享平臺或電子郵箱中，并設置相應的訪問權限。通過郵件、即時通訊工具等方式通知接收人員文件的存儲位置和訪問密碼。接收人員應及時下載并妥善保存文件，并在文件接收記錄上進行確認。（四）文件簽收與反饋1.接收人員收到文件后，應立即檢查文件的完整性和準確性。如發現文件有破損、缺頁、內容錯誤等問題，應及時與行政部門聯系。2.接收人員在文件分發登記表上簽字確認接收時間和文件狀態。對于重要文件，接收人員應在規定時間內將文件處理情況反饋給行政部門。四、文件使用與保管（一）文件使用1.員工應按照文件規定的要求和流程使用文件，不得擅自修改、刪除文件內容。2.在使用文件過程中，如需對文件進行復印、掃描、轉發等操作，應嚴格遵守文件的保密規定和相關審批流程。3.對于涉及企業機密的文件，使用人員應采取必要的保密措施，如設置密碼、限制訪問權限等，防止文件泄露。（二）文件保管1.紙質文件保管各部門應指定專人負責本部門文件的保管工作，設立專門的文件柜或文件夾，對文件進行分類存放。文件應按照編號順序排列，便于查找和管理。對于重要文件，應進行專柜保管，并采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。定期對紙質文件進行整理和歸檔，清理過期或無用的文件，確保文件的整潔和有序。2.電子文件保管員工應將電子文件存儲在企業指定的存儲設備或文件共享平臺上，并按照文件類別和日期進行分類整理。定期對電子文件進行備份，防止文件丟失或損壞。備份文件應存儲在不同的存儲介質上，并分別存放于不同的地點。對于涉及企業機密的電子文件，應設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。五、文件借閱與歸還（一）文件借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交給文件保管部門負責人審批。審批通過后，文件保管部門方可將文件借給借閱人員。3.借閱人員應按照申請表上注明的借閱期限歸還文件，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（二）文件歸還1.借閱人員歸還文件時，應確保文件的完整性和準確性，如發現文件有損壞或丟失情況，應及時向文件保管部門說明并承擔相應責任。2.文件保管部門在收到歸還的文件后，應認真檢查文件的狀態，并在《文件借閱申請表》上注明歸還日期。六、文件保密管理（一）保密措施1.對于涉及企業機密的文件，應嚴格限制知悉范圍，只有經過授權的人員才能接觸和處理。2.在文件分發、使用、保管過程中，應采取必要的保密措施，如加密存儲、設置訪問密碼、使用專用存儲設備等。3.對接觸機密文件的人員進行定期的保密教育和培訓，提高其保密意識和技能。（二）保密責任1.所有接觸企業機密文件的人員都應簽訂保密協議，明確其保密責任和義務。2.如發現機密文件有泄露跡象或已經泄露，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。對泄露機密文件的人員，將依法追究其責任。七、文件清理與銷毀（一）文件清理1.定期對企業文件進行清理，清理范圍包括過期文件、無用文件、重復文件等。2.各部門應在規定時間內將需要清理的文件清單提交給行政部門，行政部門進行匯總審核。（二）文件銷毀1.對于需要銷毀的文件，行政部門應按照規定的程序進行銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式。2.在文件銷毀過程中，應安排專人進行監督，確保文件徹底銷毀，防止文件信息泄露。3.對文件銷毀情況進行記錄，記錄內容包括文件名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式、監督人等信息。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對企業文件分發管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件分發的及時性、準確性、安全性，文件使用和保管的規范性，文件保密措施的執行情況等。2.對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文件分發管理工作納入員工績效考核體系，對在文件管理工作中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反本制度規定的部門和個人