中餐廚房采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)中餐廚房采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量、價(jià)格合理，滿(mǎn)足廚房日常運(yùn)營(yíng)需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司中餐廚房所有食材、調(diào)料、廚具及相關(guān)用品的采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)廚房菜品制作計(jì)劃和實(shí)際庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)數(shù)量，避免積壓和浪費(fèi)。質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控采購(gòu)物品的質(zhì)量，確保符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)和廚房使用要求。價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)多家比較、談判等方式，爭(zhēng)取最合理的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)中餐廚房采購(gòu)工作的具體實(shí)施，包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、采購(gòu)訂單下達(dá)、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)物品驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。2.采購(gòu)人員職責(zé)熟悉廚房食材、調(diào)料、廚具等物品的市場(chǎng)行情，定期收集、分析市場(chǎng)信息，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。根據(jù)廚房需求，及時(shí)編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并提交上級(jí)審批。按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)、議價(jià)，確保采購(gòu)價(jià)格合理、質(zhì)量可靠。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的催交、到貨驗(yàn)收等工作，確保采購(gòu)物品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量短缺，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。建立采購(gòu)臺(tái)賬，記錄采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等信息，定期進(jìn)行核對(duì)和盤(pán)點(diǎn)，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好采購(gòu)付款工作，提供相關(guān)采購(gòu)憑證和發(fā)票，確保付款流程合規(guī)、順暢。完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性采購(gòu)任務(wù)。3.廚房部門(mén)職責(zé)根據(jù)日常菜品制作需求，提前向采購(gòu)部門(mén)提交詳細(xì)的食材、調(diào)料等采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物品的種類(lèi)、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等信息，并注明預(yù)計(jì)使用時(shí)間。參與采購(gòu)物品的驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋采購(gòu)部門(mén)。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)新采購(gòu)的食材、調(diào)料等進(jìn)行試用和評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)計(jì)劃制定廚房部門(mén)每日根據(jù)次日菜品制作計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，填寫(xiě)《中餐廚房采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，確保采購(gòu)計(jì)劃合理、可行。審核通過(guò)后，將采購(gòu)申請(qǐng)表提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司預(yù)算、廚房實(shí)際需求等情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。如遇重大采購(gòu)項(xiàng)目或超出預(yù)算的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司管理層進(jìn)行決策。審批通過(guò)后的采購(gòu)申請(qǐng)表作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)部門(mén)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理各類(lèi)食材、調(diào)料、廚具供應(yīng)商的資料，包括企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力、信譽(yù)狀況等。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)物品的特點(diǎn)，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出若干潛在供應(yīng)商。采購(gòu)人員通過(guò)電話(huà)、郵件、實(shí)地考察等方式，向潛在供應(yīng)商發(fā)送詢(xún)價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、規(guī)格參數(shù)、交貨期等信息。采購(gòu)人員對(duì)潛在供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)談判。在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款，同時(shí)確保供應(yīng)商能夠滿(mǎn)足公司的質(zhì)量和供貨要求。根據(jù)議價(jià)談判結(jié)果，采購(gòu)人員選擇最合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，采購(gòu)人員將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)和廚房部門(mén)備案。采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行溝通和改進(jìn)，如仍不符合要求，可考慮淘汰更換。3.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)人員根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同，填寫(xiě)《采購(gòu)訂單》，明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單發(fā)送后，采購(gòu)人員及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)訂單接收情況，并要求供應(yīng)商提供訂單回執(zhí)或確認(rèn)函。同時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購(gòu)物品。4.采購(gòu)物品驗(yàn)收采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)提前通知廚房部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。廚房部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。采購(gòu)物品到貨時(shí)，驗(yàn)收人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通確認(rèn)。驗(yàn)收人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查食材的新鮮度、色澤、氣味、質(zhì)地，調(diào)料的規(guī)格、保質(zhì)期，廚具的外觀、功能等。對(duì)于需要檢驗(yàn)的采購(gòu)物品，如肉類(lèi)、海鮮、糧油等，必要時(shí)可委托專(zhuān)業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。驗(yàn)收人員對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保實(shí)際到貨數(shù)量與采購(gòu)訂單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺，應(yīng)要求供應(yīng)商補(bǔ)足或在送貨單上注明短缺數(shù)量及原因。驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫(xiě)《采購(gòu)物品驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收日期等信息。《采購(gòu)物品驗(yàn)收單》一式三聯(lián)，采購(gòu)部門(mén)、廚房部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)各留存一聯(lián)。驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物品，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，說(shuō)明不合格原因，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更換或處理。如供應(yīng)商無(wú)法及時(shí)解決問(wèn)題，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)合同條款采取相應(yīng)的措施，如扣除貨款、追究違約責(zé)任等。5.采購(gòu)付款采購(gòu)物品驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)收集整理采購(gòu)發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)憑證進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)物品的真實(shí)性、合法性、完整性，以及采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、付款方式等是否符合合同約定。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。如采購(gòu)合同約定采用預(yù)付款、貨到付款、分期付款等方式付款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的付款時(shí)間和金額進(jìn)行支付。付款后，財(cái)務(wù)部門(mén)在相關(guān)憑證上加蓋“已付款”印章，并進(jìn)行賬務(wù)處理。四、采購(gòu)質(zhì)量控制1.建立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)部門(mén)會(huì)同廚房部門(mén)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范以及公司實(shí)際需求，制定各類(lèi)食材、調(diào)料、廚具等采購(gòu)物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確采購(gòu)物品的外觀、色澤、氣味、質(zhì)地、規(guī)格、包裝、保質(zhì)期等具體要求。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定后，以文件形式發(fā)放給采購(gòu)人員、供應(yīng)商及相關(guān)部門(mén)，并組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，確保各方熟悉并掌握質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。2.嚴(yán)格供應(yīng)商篩選在選擇供應(yīng)商時(shí)，嚴(yán)格考察供應(yīng)商的生產(chǎn)資質(zhì)、質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定生產(chǎn)合格產(chǎn)品的能力。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)工藝先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢驗(yàn)，只有樣品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求的供應(yīng)商才有資格進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄，并參與后續(xù)采購(gòu)業(yè)務(wù)。3.加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程質(zhì)量監(jiān)督采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求與供應(yīng)商溝通協(xié)商，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量符合規(guī)定。在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，明確質(zhì)量條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并約定質(zhì)量違約責(zé)任。對(duì)于重要采購(gòu)物品，采購(gòu)部門(mén)可安排專(zhuān)人到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察和監(jiān)督，確保生產(chǎn)過(guò)程符合質(zhì)量控制要求。采購(gòu)物品到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保不合格產(chǎn)品不得入庫(kù)使用。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，情節(jié)嚴(yán)重的，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。五、采購(gòu)價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)研與分析采購(gòu)人員定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，關(guān)注食材、調(diào)料、廚具等采購(gòu)物品的價(jià)格動(dòng)態(tài)。通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)資訊、供應(yīng)商報(bào)價(jià)等渠道，了解不同品牌、規(guī)格產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格水平，并進(jìn)行分析比較。建立價(jià)格檔案，記錄采購(gòu)物品的歷史價(jià)格走勢(shì)、不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況等信息，為采購(gòu)價(jià)格決策提供參考依據(jù)。2.價(jià)格談判與協(xié)商在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)談判時(shí)，應(yīng)充分運(yùn)用價(jià)格調(diào)研結(jié)果，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。通過(guò)與多家供應(yīng)商比較，利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，促使供應(yīng)商降低價(jià)格。在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)、價(jià)格底線等信息，以合理的理由和策略與供應(yīng)商協(xié)商，尋求雙方都能接受的價(jià)格平衡點(diǎn)。對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，采購(gòu)人員可根據(jù)采購(gòu)量、付款方式、合作期限等因素，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂年度采購(gòu)框架協(xié)議，約定一定時(shí)期內(nèi)的采購(gòu)價(jià)格、價(jià)格調(diào)整機(jī)制等條款，確保采購(gòu)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定。3.價(jià)格審批與監(jiān)控對(duì)于超出預(yù)算或價(jià)格變動(dòng)較大的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)人員應(yīng)提交詳細(xì)的價(jià)格分析報(bào)告和談判情況說(shuō)明，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司成本控制目標(biāo)、市場(chǎng)行情等因素進(jìn)行綜合評(píng)估后，做出審批決策。財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行監(jiān)控和分析，對(duì)比采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)格水平，檢查采購(gòu)價(jià)格是否合理。如發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常情況，及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通，查找原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。六、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、清晰。采購(gòu)合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。對(duì)于特殊采購(gòu)物品或有特殊要求的采購(gòu)業(yè)務(wù)，還應(yīng)在合同中明確相應(yīng)的特殊條款。采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)人員應(yīng)將合同草本提交給法務(wù)部門(mén)或公司法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過(guò)后，按照公司合同審批流程，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后生效。2.合同執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行與跟蹤，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。定期與供應(yīng)商溝通，了解采購(gòu)物品的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，及時(shí)掌握合同執(zhí)行動(dòng)態(tài)。如供應(yīng)商在合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)違約行為，如延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)將合同執(zhí)行情況及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.合同變更與解除在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、產(chǎn)品需求調(diào)整、供應(yīng)商原因等因素，需要變更合同條款的，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間、對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)的影響等條款。如因不可抗力或其他法定事由導(dǎo)致采購(gòu)合同無(wú)法履行需要解除合同的，采購(gòu)人員應(yīng)按照法律法規(guī)要求和合同約定，及時(shí)通知供應(yīng)商，并辦理相關(guān)解除手續(xù)。解除合同后，應(yīng)妥善處理合同遺留問(wèn)題，如已交付貨物的結(jié)算、未履行部分的處理等。4.合同歸檔與保管采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議等資料整理歸檔，交由公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。檔案管理部門(mén)應(yīng)建立合同檔案臺(tái)賬，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記，確保合同檔案的完整性和可查閱性。采購(gòu)人員和相關(guān)部門(mén)如需查閱合同檔案，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督小組，成員包括財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、廚房部門(mén)等相關(guān)人員。采購(gòu)監(jiān)督小組定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格、采購(gòu)合同的簽訂和履行等方面。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向采購(gòu)監(jiān)督小組匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題。采購(gòu)監(jiān)督小組如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤督促采購(gòu)部門(mén)落實(shí)整改措施。廚房部門(mén)有權(quán)對(duì)采購(gòu)物品的質(zhì)量和使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或其他不合理情況，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋，要求采購(gòu)部門(mén)采取相應(yīng)措施解決。2.審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性和效益性。審計(jì)