企業公文打印管理制度一、總則1.目的為規范企業公文打印管理，提高公文處理效率，確保公文質量，節約辦公資源，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業內部各部門、各分支機構在日常工作中涉及的公文打印管理。3.基本原則準確規范原則：公文打印應嚴格遵循國家相關法律法規、企業內部規定及公文格式標準，確保公文內容準確無誤，格式規范統一。高效及時原則：根據公文的緊急程度和重要性，合理安排打印順序，確保公文能夠及時、高效地打印并傳遞，不影響工作的正常開展。節約環保原則：在保證公文質量的前提下，盡量節約紙張、油墨等辦公耗材，減少能源消耗，倡導綠色辦公。二、公文定義及分類1.公文定義本制度所指公文是企業在管理活動中形成的具有法定效力和規范體式的文書，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函、會議紀要等。2.公文分類上行文：下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文：上級機關向下級機關發送的公文，如通知、決定、批復等。平行文：同級機關或不相隸屬機關之間往來的公文，如函等。三、打印流程1.公文起草與審核公文起草人應根據工作需要，認真撰寫公文內容，確保公文主題明確、內容完整、邏輯清晰、語言準確。公文起草完成后，由起草人所在部門負責人進行審核，重點審核公文內容是否符合法律法規、企業政策及實際工作要求，格式是否規范，文字表述是否準確等。審核通過后，在公文稿紙上簽署審核意見并簽名。對于重要公文或涉及多個部門的公文，需經分管領導審核。分管領導應從全局角度對公文進行把關，提出修改意見，審核通過后簽署審核意見并簽名。涉及重大事項、重要決策或需經上級批準的公文，還需經企業主要領導審批。主要領導審批通過后，在公文稿紙上簽署審批意見并簽名。2.打印申請公文審核通過后，由公文起草人或相關負責人填寫《公文打印申請表》（以下簡稱《申請表》）?！渡暾埍怼窇ü臉祟}、文號、密級、緊急程度、發文部門、主送部門、抄送部門、打印份數、打印要求等內容。將填寫完整的《申請表》提交至企業綜合辦公室文印室（以下簡稱文印室）。文印室工作人員收到《申請表》后，應認真核對各項信息，確保準確無誤。3.打印操作文印室工作人員根據《申請表》的要求，安排打印機進行公文打印。在打印過程中，應嚴格按照公文格式標準進行排版，確保頁面布局合理、字體字號規范、行距適中。對于雙面打印的公文，應確保正反兩面內容清晰、完整，頁碼順序正確。打印完成后，仔細檢查公文內容是否有遺漏、錯印等問題。如發現公文存在問題，應及時與公文起草人或相關負責人溝通，核實情況后進行修改或重新打印。4.校對與裝訂打印完成的公文由公文起草人或相關負責人進行校對。校對人員應逐字逐句核對公文內容，重點檢查文字表述、數據準確性、格式規范等方面的問題。如發現錯誤，應及時標記并通知文印室進行修改。校對無誤后，由文印室工作人員進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，確保公文不散頁、不缺頁。對于有附件的公文，應將附件與正文一并裝訂，并在附件首頁左上角注明附件順序號。5.分發與存檔裝訂好的公文由文印室按照《申請表》中注明的主送部門、抄送部門進行分發。分發時，應做好登記工作，記錄公文的分發時間、部門、份數等信息。公文分發完成后，文印室應將公文的電子文檔及《申請表》進行存檔。存檔期限按照企業檔案管理規定執行，以便日后查閱和參考。四、打印要求1.格式規范公文應嚴格按照國家行政機關公文格式標準進行排版。具體要求如下：頁面設置：一般采用A4紙，頁邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。字體字號：標題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，如有特定格式要求，按照相關規定執行。行距：一般為固定值28磅。頁碼：位于頁面底端居中，用阿拉伯數字標注。公文的版頭、主體、版記等部分應符合相應的格式規范，確保公文的嚴肅性和規范性。2.內容準確公文起草人應認真核對公文內容，確保數據準確、事實清楚、語言表達準確無誤。對于引用的法律法規、政策文件等，應注明出處和文號。在公文審核過程中，審核人員應重點檢查公文內容的準確性，對于存在疑問或不確定的內容，應及時與起草人溝通核實，避免出現錯誤信息。3.排版清晰打印公文時，應確保排版清晰、易讀。避免出現文字重疊、模糊不清、行距不一致等問題。對于重要的公文或需長期保存的公文，可采用雙面打印的方式，以節約紙張資源。同時，應注意雙面打印時的頁碼順序和頁面布局，確保閱讀方便。4.保密要求涉及企業機密的公文，應嚴格按照企業保密制度進行管理。在打印過程中，應采取相應的保密措施，如專人負責、在保密環境下打印等。打印完成后，對于涉密公文的紙質版和電子版應妥善保管，防止泄露。如需銷毀，應按照企業保密制度的規定進行處理。五、打印設備及耗材管理1.設備管理企業應配備專門的公文打印設備，如打印機、復印機、一體機等。文印室負責對打印設備進行日常維護和管理，確保設備正常運行。建立打印設備檔案，記錄設備的型號、購置時間、維修記錄、使用狀況等信息。定期對設備進行檢查和保養，及時更換磨損的零部件，延長設備使用壽命。如發現設備出現故障，文印室工作人員應及時填寫《設備維修申請表》，提交至企業后勤部門進行維修。維修人員應盡快對設備進行維修，確保設備盡快恢復正常使用。2.耗材管理打印設備所需的耗材，如紙張、油墨、硒鼓、墨盒等，由企業統一采購。文印室負責制定耗材采購計劃，根據設備使用情況和庫存狀況，定期向企業采購部門提交采購申請。建立耗材庫存管理制度，對采購的耗材進行分類存放，登記入庫數量、領用數量、庫存數量等信息。定期盤點耗材庫存，確保賬實相符。在耗材使用過程中，文印室工作人員應合理使用，避免浪費。對于可回收利用的耗材，如硒鼓、墨盒等，應按照企業相關規定進行回收處理。六、費用管理1.費用核算公文打印費用由企業統一核算，納入辦公費用預算管理。費用核算范圍包括打印紙張、油墨、硒鼓、墨盒等耗材費用，以及打印設備的維修保養費用、水電費等。文印室應每月對打印費用進行統計，填寫《公文打印費用統計表》，詳細記錄各項費用的支出情況。統計表應包括費用項目、金額、使用部門、打印日期等信息。2.費用控制企業應加強對公文打印費用的控制，嚴格執行辦公費用預算。在保證公文質量和工作需要的前提下，盡量節約費用開支。對于超預算的打印費用，需經企業財務部門審核，并報企業領導批準后方可列支。同時，企業應分析超預算原因，采取相應的措施進行改進，如優化打印流程、加強耗材管理等。3.費用報銷文印室每月將《公文打印費用統計表》及相關發票、憑證等提交至企業財務部門進行報銷。財務部門應按照企業財務制度的規定，對報銷憑證進行審核，確保報銷手續齊全、費用合理合規。報銷費用時，應填寫費用報銷單，注明費用所屬項目、金額、用途等信息，并附上相關的發票、清單等憑證。經財務部門審核通過后，按照企業資金支付流程進行付款。七、監督與檢查1.內部監督企業綜合辦公室負責對公文打印管理制度的執行情況進行內部監督檢查。定期對文印室的工作進行抽查，檢查公文打印質量、格式規范、費用控制等方面的情況。如發現違反公文打印管理制度的行為，應及時提出整改意見，并要求相關部門或人員進行整改。對于情節嚴重的，應按照企業相關規定進行處理。2.員工監督鼓勵企業員工對公文打印管理工作進行監督。如發現文印室工作人員存在違規操作、浪費資源等行為，可向綜合辦公室或企業領導反映。企業應設立舉報郵箱或電話，對員工的舉報信息進行及時受理和調查處理。對于經查實的舉報信息，給予舉報人適當的獎勵，并對違規行為進行嚴肅處理。八、培訓與考核1.培訓企業應定期組織公文打印相關知識的培訓，提高員工的公文處理能力和打印技能。培訓內容包括公文格式標準、打印設備操作、耗材使用等方面的知識。培訓方式可采用集中授課、現場演示、在線學習等多種形式，確保員工能夠熟練掌握公文打印的相關知識和技能。文印室工作人員應參加專業的打印技能培訓，不斷提高業務水平，為企業提供高質量的公文打印服務。2.考核建立公文打印工作考核機制，對各部門及相關工作人員的公文打印管理工作進行考核。考核內容包括公文質量、打印效率、費用控制、制度執行等方面?？己私Y果與員