ping外部管理制度一、總則（一）目的為規范公司與外部機構及人員的合作與交流，確保各項工作的順利開展，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部供應商、合作伙伴、客戶、政府部門、行業協會等所有外部相關方的業務往來與合作管理。（三）基本原則1.合法合規原則：所有與外部的合作與交流活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.誠實守信原則：秉持誠實、守信的態度與外部相關方進行溝通與合作，履行承諾，維護公司良好形象。3.互利共贏原則：在合作中充分考慮雙方利益，尋求共同發展，實現互利共贏的局面。4.風險可控原則：對與外部合作可能產生的風險進行有效識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。二、外部合作方的選擇與評估（一）合作需求分析各部門根據業務發展需要，提出與外部合作的項目需求，明確合作目標、內容、期限等關鍵要素，并提交至公司管理層進行審核。（二）合作方篩選1.通過多種渠道收集潛在合作方信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商名錄等。2.對潛在合作方進行初步篩選，重點考察其資質、信譽、業績、技術能力、服務水平等方面。3.建立合作方信息庫，記錄潛在合作方的基本情況、聯系方式等信息，以便后續查詢與跟蹤。（三）合作方評估1.對于經過初步篩選的合作方，組織相關部門進行詳細評估。評估內容包括但不限于：財務狀況：考察合作方的資金實力、財務穩定性等。技術能力：評估合作方在相關領域的技術水平、研發能力等。管理水平：了解合作方的內部管理體系、運營效率等。市場口碑：收集合作方在行業內的口碑、客戶評價等信息。2.評估方式可采用實地考察、問卷調查、客戶訪談、數據分析等多種形式相結合。3.根據評估結果，對合作方進行打分排序，選擇得分較高、綜合實力較強的合作方作為候選合作對象。（四）合作方確定1.將候選合作方名單及評估報告提交至公司管理層進行審批。2.經管理層批準后，與選定的合作方簽訂合作協議，明確雙方的權利義務、合作內容、合作期限、費用支付等條款。三、合作協議管理（一）協議起草與審核1.合作協議由業務部門負責起草，明確合作事項的具體內容、雙方責任與義務、質量標準、驗收方式、保密條款、違約責任等關鍵條款。2.法務部門對合作協議進行法律審核，確保協議內容符合法律法規要求，不存在法律風險。3.財務部門對協議中的費用支付、結算方式等條款進行審核，確保公司財務利益得到保障。（二）協議簽訂1.經審核通過的合作協議，由公司法定代表人或其授權代表與合作方簽訂。2.簽訂后的合作協議原件由公司檔案室統一歸檔保存，同時將協議副本分發給相關業務部門、財務部門等，以便各部門按照協議要求履行職責。（三）協議變更與解除1.在合作過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合作協議內容的，由業務部門提出書面申請，說明變更原因及具體變更內容。2.經法務部門、財務部門審核同意后，與合作方協商簽訂協議變更補充協議，并按照協議簽訂流程進行審批與簽訂。3.如出現合作協議無法繼續履行或合作方嚴重違約等情形需要解除協議的，由業務部門提出書面申請，說明解除原因及依據。4.經法務部門審核后，按照法定程序與合作方協商解除協議，并妥善處理相關善后事宜，如結算費用、清理資產、追究違約責任等。四、合作項目執行與監控（一）項目啟動1.合作協議簽訂后，業務部門負責組織召開項目啟動會議，明確項目團隊成員職責分工、項目進度計劃、質量要求等事項。2.項目團隊成員應熟悉合作協議內容及項目要求，制定詳細的工作計劃和實施方案，確保項目順利開展。（二）項目執行1.項目團隊按照工作計劃和實施方案，認真組織開展各項工作，確保項目進度、質量和成本控制在規定范圍內。2.在項目執行過程中，如發現問題或風險，應及時采取有效措施進行解決和應對，并向業務部門負責人及公司管理層匯報。3.業務部門應定期對項目執行情況進行檢查和監督，及時協調解決項目執行過程中出現的問題，確保項目順利推進。（三）項目監控1.建立項目監控機制，定期對項目進度、質量、成本等關鍵指標進行監控和評估。2.項目團隊應定期提交項目進展報告，匯報項目工作進展情況、存在的問題及解決措施、下一步工作計劃等內容。3.業務部門根據項目進展報告及監控情況，對項目執行情況進行分析和評估，及時發現潛在風險并采取相應措施進行防范和化解。五、合作項目驗收（一）驗收申請1.項目完成后，項目團隊應及時整理項目成果資料，進行自查自糾，確保項目成果符合合作協議要求。2.項目團隊向業務部門提交項目驗收申請，說明項目完成情況、驗收依據、驗收標準等內容，并附上項目成果資料。（二）驗收組織1.業務部門收到驗收申請后，組織相關部門及人員組成驗收小組，對項目進行驗收。2.驗收小組可根據項目實際情況，邀請外部專家或第三方機構參與驗收工作。（三）驗收內容1.驗收內容主要包括項目成果的質量、數量、性能指標、技術要求、服務水平等是否符合合作協議要求。2.驗收小組應認真審查項目成果資料，包括項目文檔、測試報告、用戶反饋等，確保項目成果真實、完整、有效。（四）驗收結論1.驗收小組根據驗收情況，出具驗收報告，明確驗收結論。驗收結論分為驗收合格、驗收基本合格和驗收不合格三種。2.對于驗收合格的項目，業務部門應及時與合作方辦理項目結算手續，并按照協議約定支付相關費用。3.對于驗收基本合格的項目，驗收小組應提出整改意見，要求項目團隊限期整改，整改完成后重新提交驗收申請。4.對于驗收不合格的項目，業務部門應與合作方協商解決方案，如要求合作方返工、賠償損失等，并根據協議約定追究合作方的違約責任。六、費用管理（一）費用預算1.業務部門在提出合作項目需求時，應同時編制項目費用預算，明確項目所需的各項費用支出，包括但不限于采購成本、服務費用、差旅費、會議費等。2.費用預算經財務部門審核、公司管理層審批后作為項目費用控制的依據。（二）費用支付1.財務部門根據合作協議及項目進度，審核業務部門提交的費用支付申請。2.費用支付申請應附上相關發票、合同執行情況說明、驗收報告等證明材料。3.經審核無誤后，按照合作協議約定的支付方式和時間進行費用支付。（三）費用核算與報銷1.財務部門按照財務制度對合作項目費用進行核算，確保費用支出真實、合理、合規。2.業務部門應及時辦理費用報銷手續，報銷憑證應符合公司財務制度要求。3.財務部門對費用報銷進行審核，對不符合規定的報銷憑證予以退回，并要求業務部門補充或更正相關材料。七、保密管理（一）保密范圍1.公司與外部合作過程中涉及的商業秘密、技術秘密、客戶信息、財務信息等均屬于保密范圍。2.商業秘密包括但不限于公司的產品配方、生產工藝、營銷策略、市場計劃、客戶名單等。3.技術秘密包括但不限于公司的專利技術、專有技術、研發成果等。4.客戶信息包括但不限于客戶的基本資料、交易記錄、需求偏好等。5.財務信息包括但不限于公司的財務報表、財務預算、成本核算等。（二）保密措施1.與外部合作方簽訂保密協議，明確雙方的保密義務和違約責任。2.在合作過程中，對涉及保密信息的文件、資料、數據等進行嚴格管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止保密信息泄露。3.對接觸保密信息的人員進行保密培訓，提高其保密意識，要求其嚴格遵守保密制度。4.在對外交流與合作中，嚴格控制保密信息的披露范圍，如需披露，應事先經過公司管理層批準，并要求接收方簽訂保密協議。（三）保密監督與檢查1.公司定期對保密制度的執行情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.如發現外部合作方或公司內部人員違反保密制度，泄露公司保密信息的，應依法追究其法律責任，并要求其采取措施消除影響，賠償公司因此遭受的損失。八、違約責任與爭議解決（一）違約責任1.合作雙方應嚴格按照合作協議履行各自的義務，如一方違反協議約定，應承擔相應的違約責任。2.違約責任的承擔方式包括但不限于繼續履行、采取補救措施、賠償損失、支付違約金等。3.如因一方違約給對方造成損失的，違約方應賠償對方因此遭受的全部損失，包括直接損失和間接損失。（二）爭議解決1.合作雙方在履行合作協議過程中如發生爭議，應首先通過友好協商解決。2.協商不成的，可