上市公司章證管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章及重要證件的管理，維護公司的合法權(quán)益，規(guī)范印章及重要證件的使用流程，確保印章及重要證件的安全與正確使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。（三）基本原則1.合法性原則：印章及重要證件的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：采取有效措施確保印章及重要證件的安全，防止印章及重要證件被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.嚴肅性原則：印章及重要證件的使用應嚴肅認真，嚴格按照規(guī)定的流程和權(quán)限進行審批，確保使用的合法性、真實性和有效性。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等。2.法定代表人章：用于特定的財務文件、票據(jù)等。3.財務專用章：用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具等。4.合同專用章：用于公司簽訂各類合同。5.部門章：用于各部門內(nèi)部文件、通知等。（二）印章刻制1.新設立公司或因業(yè)務需要刻制印章時，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.刻制印章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并簽訂委托刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務。3.印章刻制完成后，行政部門應及時進行驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求，并留存印章印模。（三）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等，經(jīng)公司法定代表人批準后，方可啟用。2.印章啟用時，行政部門應將印章啟用的相關(guān)信息通知公司各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。3.印章啟用后，原印章如有變更或廢止，應及時辦理相關(guān)手續(xù)，并按照規(guī)定進行封存或銷毀。（四）印章保管1.公司公章、法定代表人章、財務專用章由行政部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管。2.印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管制度，確保印章的安全。3.印章保管人員應將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。4.印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如有特殊情況需要委托他人使用印章時，必須經(jīng)過印章使用審批流程，并做好登記備案。（五）印章使用1.印章使用必須填寫《印章使用申請表》，注明使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、印章名稱等，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。2.審批流程：一般事項：由部門負責人審核，分管領(lǐng)導審批。重要事項：由部門負責人審核，分管領(lǐng)導審核，公司法定代表人審批。涉及財務、合同等重要文件的蓋章：除按照上述審批流程外，還需財務部門或合同管理部門審核。3.印章保管人員應根據(jù)審批后的《印章使用申請表》進行蓋章，并在申請表上加蓋印章使用記錄章，注明蓋章日期、蓋章人等信息。4.印章使用后，印章保管人員應及時將《印章使用申請表》歸檔保存，以備查閱。（六）印章停用與銷毀1.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準后，辦理停用手續(xù)。2.印章停用后，印章保管人員應將印章及時交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。3.行政部門對停用的印章進行封存，并按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀印章時，應填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準后，由行政部門會同審計部門等相關(guān)人員共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。三、重要證件管理（一）重要證件種類1.營業(yè)執(zhí)照正、副本2.組織機構(gòu)代碼證正、副本3.稅務登記證正、副本4.法定代表人身份證明書5.授權(quán)委托書6.資質(zhì)證書7.其他重要證件（二）重要證件辦理1.新設立公司或因業(yè)務需要辦理重要證件時，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，由行政部門統(tǒng)一辦理。2.辦理重要證件時，行政部門應指定專人負責，按照相關(guān)部門的要求準備齊全所需材料，并及時提交申請。3.重要證件辦理完成后，行政部門應及時進行領(lǐng)取，并將證件原件妥善保管。（三）重要證件保管1.重要證件由行政部門指定專人保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守重要證件保管制度，確保證件的安全。2.重要證件保管人員應將證件存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。3.重要證件保管人員不得擅自將證件交予他人使用，如有特殊情況需要委托他人使用證件時，必須經(jīng)過證件使用審批流程，并做好登記備案。（四）重要證件使用1.重要證件使用必須填寫《重要證件使用申請表》，注明使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、證件名稱等，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。2.審批流程：一般事項：由部門負責人審核，分管領(lǐng)導審批。重要事項：由部門負責人審核，分管領(lǐng)導審核，公司法定代表人審批。3.重要證件保管人員應根據(jù)審批后的《重要證件使用申請表》提供證件，并在申請表上注明提供日期、提供人等信息。4.重要證件使用后，使用人員應及時將證件歸還保管人員，并辦理交接手續(xù)。（五）重要證件年檢與換證1.行政部門應定期關(guān)注重要證件的年檢與換證時間，提前做好準備工作。2.按照相關(guān)部門的要求，準備齊全年檢或換證所需材料，并及時提交申請。3.重要證件年檢或換證完成后，行政部門應及時進行領(lǐng)取，并將相關(guān)信息通知公司各部門。（六）重要證件遺失與補辦1.如發(fā)現(xiàn)重要證件遺失，使用部門應立即向行政部門報告，并采取必要的措施防止證件被冒用。2.行政部門接到報告后，應及時向公司領(lǐng)導匯報，并按照相關(guān)規(guī)定辦理掛失、登報聲明等手續(xù)。3.根據(jù)遺失證件的種類和補辦要求，準備齊全所需材料，向相關(guān)部門申請補辦。4.補辦完成后，行政部門應及時將新證件原件妥善保管，并將補辦情況通知公司各部門。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應定期對印章及重要證件的保管、使用情況進行檢查，確保印章及重要證件的安全與正確使用。2.檢查內(nèi)容包括印章及重要證件的存放是否安全、使用記錄是否完整、審批流程是否合規(guī)等。3.定期檢查應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導或?qū)徲嫴块T等有權(quán)對印章及重要證件的管理情況進行不定期抽查。2.抽查方式包括查閱相關(guān)文件、記錄，實地檢查印章及重要證件的保管情況等。3.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令相關(guān)部門進行整改，并追究相關(guān)人員的責任。五、責任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自使用印章及重要證件。2.超越審批權(quán)限使用印章及重要證件。3.印章及重要證件保管不善，導致被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。4.偽造、變造印章及重要證件。5.其他違反印章及重要證件管理制度的行為。（二）責任追究措施1.對于違規(guī)使用印章及重要證件的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應依法承擔賠償責任。3.構(gòu)成