人員進(jìn)出痕跡管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人員進(jìn)出管理，確保公司安全與秩序，保護(hù)公司財產(chǎn)安全，特制定本制度。通過對人員進(jìn)出痕跡進(jìn)行有效管理，實現(xiàn)對公司人員活動的全面監(jiān)控和追溯，保障公司各項工作的正常開展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、外來訪客、供應(yīng)商人員、施工人員等所有進(jìn)出公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域及其他相關(guān)區(qū)域的人員。（三）基本原則1.安全第一原則：確保公司人員和財產(chǎn)安全，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入公司區(qū)域，防范安全事故的發(fā)生。2.規(guī)范管理原則：明確人員進(jìn)出流程和要求，做到有章可循、規(guī)范操作，保證人員進(jìn)出管理的一致性和公正性。3.可追溯原則：對人員進(jìn)出的時間、地點(diǎn)、事由等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便在需要時能夠進(jìn)行準(zhǔn)確追溯和查詢。二、人員分類及進(jìn)出管理規(guī)定（一）公司員工1.正常出勤員工應(yīng)按照公司規(guī)定的工作時間正常上下班，打卡進(jìn)出公司。打卡地點(diǎn)為公司設(shè)置的考勤打卡機(jī)，打卡時間應(yīng)準(zhǔn)確無誤。員工因工作需要臨時外出，需填寫《員工外出申請表》，注明外出時間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交至人力資源部備案。外出歸來后，應(yīng)及時到人力資源部銷假。2.加班員工加班時，同樣需要通過打卡記錄加班時間。加班結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)打卡下班。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提前將加班安排告知人力資源部，以便進(jìn)行考勤統(tǒng)計。3.請假員工請假分為事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。請假需提前填寫《請假申請表》，按照公司請假審批流程進(jìn)行審批。請假獲批后，員工應(yīng)將《請假申請表》交至人力資源部備案。請假期間無需打卡，但需在請假結(jié)束后及時到人力資源部辦理銷假手續(xù)，并恢復(fù)正常打卡考勤。（二）外來訪客1.預(yù)約登記公司員工如需接待外來訪客，應(yīng)提前至少[X]小時通過公司內(nèi)部溝通系統(tǒng)或電話向公司前臺進(jìn)行預(yù)約登記，填寫訪客姓名、單位、來訪時間、來訪事由、被訪人姓名及部門等信息。前臺工作人員接到預(yù)約信息后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)信息無誤后，為訪客生成臨時訪問證件，并告知訪客攜帶有效身份證件在約定時間到公司前臺辦理來訪手續(xù)。2.來訪接待訪客到達(dá)公司前臺后，應(yīng)主動出示有效身份證件，前臺工作人員核對訪客預(yù)約信息及身份證件無誤后，發(fā)放臨時訪問證件，并指引訪客前往被訪部門。如訪客未提前預(yù)約，前臺工作人員應(yīng)聯(lián)系被訪人確認(rèn)是否接待。如被訪人同意接待，前臺工作人員應(yīng)按照上述流程為訪客辦理臨時訪問證件，并告知訪客在公司內(nèi)的活動范圍和注意事項。3.陪同指引訪客在公司內(nèi)期間，應(yīng)由被訪人全程陪同。被訪人應(yīng)負(fù)責(zé)引導(dǎo)訪客前往目的地，并提醒訪客遵守公司各項規(guī)章制度。如被訪人因特殊原因無法全程陪同，應(yīng)指定其他熟悉公司情況的員工進(jìn)行陪同，并提前告知前臺工作人員。4.離開登記訪客離開公司時，應(yīng)將臨時訪問證件交回公司前臺。前臺工作人員收回證件后，在訪客登記記錄上注明離開時間，并對訪客來訪情況進(jìn)行簡要備注。（三）供應(yīng)商人員1.準(zhǔn)入管理采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，明確供應(yīng)商人員來訪的時間、事由等信息，并填寫《供應(yīng)商人員來訪申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至公司前臺備案。公司前臺應(yīng)根據(jù)審批通過的申請表，為供應(yīng)商人員辦理臨時訪問證件，并告知其在公司內(nèi)的活動范圍和注意事項。2.來訪流程供應(yīng)商人員到達(dá)公司前臺后，應(yīng)主動出示有效身份證件和臨時訪問證件，前臺工作人員核對無誤后，指引其前往指定區(qū)域。供應(yīng)商人員在公司內(nèi)期間，應(yīng)遵守公司安全規(guī)定和保密制度，不得隨意進(jìn)入非指定區(qū)域。如有特殊情況需要進(jìn)入其他區(qū)域，應(yīng)提前向采購部門或相關(guān)部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。3.離開管理供應(yīng)商人員離開公司時，應(yīng)將臨時訪問證件交回公司前臺。前臺工作人員收回證件后，在供應(yīng)商人員來訪登記記錄上注明離開時間，并對來訪情況進(jìn)行簡要備注。（四）施工人員1.施工申請因公司工程建設(shè)、裝修等需要安排施工人員進(jìn)入公司的，相關(guān)部門應(yīng)提前填寫《施工人員進(jìn)出申請表》，注明施工項目名稱、施工時間、施工人員數(shù)量、施工負(fù)責(zé)人姓名及聯(lián)系方式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至公司安全管理部門備案。安全管理部門應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果，通知施工負(fù)責(zé)人辦理施工人員臨時出入證。2.證件辦理施工負(fù)責(zé)人應(yīng)組織施工人員攜帶有效身份證件到公司安全管理部門辦理臨時出入證。安全管理部門應(yīng)核對施工人員身份信息，并為其拍照存檔，發(fā)放臨時出入證。臨時出入證應(yīng)注明施工人員姓名、所屬施工單位、有效期、使用區(qū)域等信息，施工人員應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。3.施工管理施工人員應(yīng)在規(guī)定的施工區(qū)域內(nèi)作業(yè)，不得擅自進(jìn)入其他區(qū)域。施工期間，施工負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)對施工人員進(jìn)行管理，確保其遵守公司安全規(guī)定和施工規(guī)范。公司安全管理部門應(yīng)定期對施工區(qū)域進(jìn)行巡查，檢查施工人員的作業(yè)情況和安全措施落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改。4.離開管理施工結(jié)束后，施工負(fù)責(zé)人應(yīng)組織施工人員清理施工場地，將施工工具和設(shè)備整理歸位。施工人員離開公司時，應(yīng)將臨時出入證交回公司安全管理部門。安全管理部門收回臨時出入證后，在施工人員進(jìn)出登記記錄上注明離開時間，并對施工情況進(jìn)行簡要備注。三、人員進(jìn)出痕跡記錄與管理（一）記錄方式1.考勤打卡記錄：公司采用考勤打卡機(jī)對員工上下班時間進(jìn)行記錄。打卡記錄應(yīng)包括員工姓名、部門、打卡時間等信息，考勤打卡機(jī)應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲和查詢功能。2.門禁系統(tǒng)記錄：公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域等重要場所安裝門禁系統(tǒng)，人員進(jìn)出通過刷卡或人臉識別等方式進(jìn)行記錄。門禁系統(tǒng)記錄應(yīng)包括人員姓名、部門、進(jìn)出時間、進(jìn)出地點(diǎn)等詳細(xì)信息。3.來訪登記記錄：公司前臺設(shè)置來訪登記本，對來訪人員的姓名、單位、來訪時間、來訪事由、被訪人姓名及部門、離開時間等信息進(jìn)行手工記錄。同時，公司應(yīng)使用電子訪客管理系統(tǒng)，對來訪人員信息進(jìn)行電子化管理，以便查詢和統(tǒng)計。4.施工人員進(jìn)出記錄：公司安全管理部門設(shè)置施工人員進(jìn)出登記臺賬，對施工人員的姓名、所屬施工單位、進(jìn)出時間、進(jìn)出事由、臨時出入證編號等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）記錄保存期限1.考勤打卡記錄：保存期限為[X]年，以便進(jìn)行年度考勤統(tǒng)計和查詢。2.門禁系統(tǒng)記錄：保存期限為[X]年，用于人員進(jìn)出情況的追溯和安全事件調(diào)查。3.來訪登記記錄：保存期限為[X]年，方便對來訪人員信息進(jìn)行查詢和核對。4.施工人員進(jìn)出記錄：保存期限為自施工結(jié)束之日起[X]年，以備后續(xù)查閱施工相關(guān)信息。（三）數(shù)據(jù)查詢與使用1.內(nèi)部查詢?nèi)肆Y源部負(fù)責(zé)員工考勤數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計，為公司薪酬核算、績效評估等提供依據(jù)。安全管理部門負(fù)責(zé)門禁系統(tǒng)記錄、來訪登記記錄和施工人員進(jìn)出記錄的查詢，用于安全管理和事件調(diào)查。其他部門因工作需要查詢相關(guān)人員進(jìn)出痕跡記錄的，應(yīng)填寫《人員進(jìn)出痕跡記錄查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至相應(yīng)管理部門進(jìn)行查詢。2.外部查詢?nèi)缬稣块T執(zhí)法檢查、司法機(jī)關(guān)調(diào)查等特殊情況需要提供人員進(jìn)出痕跡記錄的，公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，配合提供相應(yīng)記錄。未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何單位和個人不得擅自對外提供公司人員進(jìn)出痕跡記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由人力資源部、安全管理部門、行政部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對人員進(jìn)出痕跡管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.員工考勤打卡情況，是否存在代打卡、漏打卡等違規(guī)行為。2.外來訪客、供應(yīng)商人員、施工人員的來訪登記和證件管理情況，是否按照規(guī)定流程辦理手續(xù)。3.門禁系統(tǒng)的使用情況，是否存在未經(jīng)授權(quán)擅自開啟門禁的情況。4.人員進(jìn)出痕跡記錄的完整性和準(zhǔn)確性，記錄是否及時、真實、有效。（三）檢查頻率1.監(jiān)督小組定期對人員進(jìn)出痕跡管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.在特殊時期或重要活動期間，應(yīng)增加檢查頻率，確保人員進(jìn)出管理的安全和有序。（四）違規(guī)處理1.對于違反人員進(jìn)出痕跡管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績效扣分等處罰。情節(jié)嚴(yán)重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定解除勞動合同。2.對于外來訪客、供應(yīng)商人員、施工人員違反公司規(guī)定的行為，公司有權(quán)拒絕其再次來訪，并要求其所屬單位進(jìn)行整改。如造成公司損失的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。3.對于在人員進(jìn)出管理工作中存在失職、瀆職行為的公司