中建八局資料管理制度一、總則（一）目的為加強中建八局各類資料的規范化管理，確保資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中建八局總部及所屬各分支機構、項目部等所有部門和人員在工作過程中產生、收集、整理、歸檔、保管和利用的各類資料。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映工作實際情況，確保內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工作全過程的各類資料，不遺漏重要信息。3.準確性原則：資料的記錄、表述應準確無誤，避免歧義。4.系統性原則：按照一定的分類標準和邏輯順序進行整理，便于查找和使用。5.安全性原則：采取有效措施確保資料的安全，防止丟失、損壞和泄露。二、資料分類與編號（一）資料分類1.工程技術資料：包括施工圖紙、技術方案、施工組織設計、技術交底、工程變更記錄、質量檢驗報告等。2.項目管理資料：項目策劃書、進度計劃、成本預算與控制資料、合同文件、項目總結等。3.人力資源資料：員工檔案、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。4.財務資料：財務報表、預算執行情況報告、費用報銷憑證、資金收支記錄等。5.行政管理資料：公文、會議紀要、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。6.安全與環境管理資料：安全管理制度、應急預案、環境監測報告、安全檢查記錄等。（二）編號規則為便于資料的識別和管理，對各類資料進行統一編號。編號采用“部門代碼+年份+流水號”的形式。例如，工程技術資料編號為“JSC+2023+001”，其中“JSC”為工程技術部門代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。各部門根據實際情況確定本部門的代碼，并報綜合管理部門備案。三、資料收集與整理（一）收集職責1.各部門負責本部門工作過程中產生資料的收集，并指定專人負責資料收集工作。2.項目部應及時收集施工過程中的各類資料，包括工程技術資料、項目管理資料、安全與環境管理資料等。3.涉及多個部門的資料，由主辦部門負責牽頭收集，相關部門配合提供。（二）收集要求1.資料收集應及時、準確，確保資料的完整性。對于重要資料，應在事件發生或完成后規定時間內收集完畢。2.收集的資料應真實可靠，不得偽造、篡改。3.對收集到的資料進行初步審核，確保資料符合要求。（三）整理方法1.按照資料分類標準對收集到的資料進行分類。2.對每份資料進行編號，并建立資料目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質資料進行整理，去除無關的附件、空白頁等，確保資料整潔。4.對電子資料進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，并按照資料編號進行命名。四、資料歸檔（一）歸檔時間1.工程技術資料應在工程竣工后[X]個月內歸檔。2.項目管理資料應在項目結束后[X]個月內歸檔。3.人力資源資料、財務資料、行政管理資料等應按照月度、季度或年度定期歸檔。4.安全與環境管理資料應及時歸檔，確保資料的時效性。（二）歸檔流程1.資料整理人員將整理好的資料提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將資料移交至綜合管理部門檔案管理人員。3.檔案管理人員對接收的資料進行再次審核，核對資料的完整性、準確性和編號等信息。4.審核無誤后，檔案管理人員將資料按照檔案管理要求進行裝訂、編目，并放入相應的檔案柜或存儲設備中。（三）歸檔要求1.歸檔資料應齊全完整，符合分類和編號要求。2.紙質資料應使用統一規格的檔案盒或文件夾進行裝訂，電子資料應存儲在規定的存儲介質上，并進行備份。3.檔案管理人員應建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的歸檔時間、名稱、編號、保管期限等信息。五、資料保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質資料應按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。2.電子資料應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性。3.對重要資料應采取加密存儲、異地備份等措施，防止數據丟失或損壞。（三）保管期限1.工程技術資料中的永久性資料應長期保管，其他資料保管期限按照相關規定執行，一般不少于[X]年。2.項目管理資料、人力資源資料、財務資料、行政管理資料、安全與環境管理資料等保管期限根據實際情況確定，一般為[X]年至[X]年不等。（四）檔案清查1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整性和準確性。2.在清查過程中，如發現檔案丟失、損壞或信息有誤，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結果應形成報告，報綜合管理部門負責人審核，并報公司領導備案。六、資料利用（一）利用權限1.公司內部人員因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及機密資料的查閱，需經公司分管領導批準，并嚴格按照保密規定進行查閱。3.外部單位因工作需要查閱資料的，應提前向公司提出申請，經公司領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）利用方式1.檔案管理人員應根據查閱申請表提供相應的資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。2.查閱人員應在檔案管理部門指定的場所查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。如需復印或摘錄資料，應經檔案管理人員同意，并按照規定辦理相關手續。3.查閱結束后，查閱人員應及時將資料歸還檔案管理人員，并確保資料的完好無損。（三）資料借閱1.公司內部人員因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、標記、污損或遺失。4.借閱結束后，借閱人員應及時歸還資料，檔案管理人員應對歸還的資料進行檢查，如發現問題，應及時向借閱人員追究責任。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、人事秘密等各類機密資料。2.在資料收集、整理、歸檔、保管和利用過程中，可能涉及到的敏感信息。（二）保密措施1.對涉及機密的資料，應在資料上加蓋“機密”標識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。對查閱和借閱機密資料的人員，應進行保密提醒，并監督其遵守保密規定。3.在資料傳輸過程中，應采用加密傳輸方式，確保數據的安全性。4.對不再需要保管的機密資料，應按照規定進行銷毀處理，防止資料泄露。（三）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守資料保密制度，對違反保密規定的行為，將視情節輕重給予相應的處罰。2.因工作失誤或故意泄露公司機密資料的，給公司造成損失的，應依法承擔賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且已無留存價值的。2.因工作變動、機構調整等原因，不再需要保管的資料。3.涉及公司機密的資料，在經過審批后，按照規定進行銷毀，防止資料泄露。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.《資料銷毀申請表》經所在部門負責人、檔案管理部門負責人、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案管理部門負責組織資料銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.對重要資料的銷毀，應采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，并確保銷毀過程的安全性。（三）銷毀記錄1.資料銷毀工作完成后，檔案管理部門應將銷毀記錄整理歸檔，保存期限為[X]年。2.銷毀記錄應包括《資料銷毀申請表》、銷毀過程記錄、銷毀證明等相關材料，以備查閱。九、監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部門定期對各部門資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等環節的執行情況。2.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將資料管理工作納入部門和個人績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門