中淮公司存貨管理制度一、總則1.目的為加強中淮公司存貨管理，規范存貨采購、驗收、存儲、發出、盤點等環節的操作流程，確保存貨安全、完整，提高存貨運營效率，降低存貨成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于中淮公司總部及所屬各子公司、分公司的存貨管理活動。存貨包括原材料、在產品、半成品、產成品、商品、周轉材料等。3.基本原則合法性原則：存貨管理活動必須符合國家法律法規及相關政策要求。準確性原則：存貨的記錄、核算應準確無誤，保證賬實相符。安全性原則：采取有效措施確保存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質等情況發生。效益性原則：優化存貨管理流程，提高存貨周轉率，降低存貨資金占用，實現存貨管理的經濟效益。二、職責分工1.采購部門根據公司生產經營計劃和市場需求，編制存貨采購計劃，選擇合格的供應商，簽訂采購合同。負責采購訂單的下達、跟蹤和執行，確保采購物資按時、按質、按量到貨。協調處理采購過程中的各種問題，如供應商交貨延遲、質量不符等。2.倉儲部門負責存貨的驗收入庫、存儲保管、發出配送等工作。建立健全存貨保管賬冊，定期對存貨進行盤點，保證賬實相符。做好存貨的安全防護工作，防止存貨損壞、變質、丟失等情況發生。對庫存存貨的數量、質量進行監控，及時向相關部門反饋存貨異常信息。3.生產部門根據生產計劃，合理安排生產進度，控制在產品數量。負責生產過程中存貨的領用、消耗管理，確保生產用料的合理使用。協助倉儲部門做好在產品的盤點工作，提供準確的盤點數據。4.銷售部門根據市場需求和銷售訂單，及時安排產成品的發貨，確保銷售業務的順利進行。負責與客戶溝通協調發貨事宜，跟蹤銷售貨款的回收情況。定期分析市場銷售情況，為公司存貨管理提供市場信息支持。5.財務部門負責存貨的會計核算，準確記錄存貨的增減變動情況，編制相關財務報表。參與存貨采購計劃的審核，對采購成本進行控制和監督。定期對存貨進行賬實核對，對盤盈、盤虧等情況進行賬務處理。分析存貨資金占用情況，為公司存貨管理決策提供財務數據支持。6.質量管理部門負責對采購的存貨進行質量檢驗，確保所采購的物資符合質量標準。對生產過程中的在產品、半成品質量進行監控，及時發現和處理質量問題。參與存貨盤點工作，對存貨的質量狀況進行評估。三、存貨采購管理1.采購計劃編制采購部門應根據公司年度生產經營計劃、銷售預測、庫存狀況等因素，結合市場供應情況，編制年度、季度和月度存貨采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、預計采購時間等內容，并經相關部門審核批準后執行。2.供應商選擇與管理采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量等進行評估和審核。定期對供應商進行考核評價，根據考核結果調整供應商名錄，淘汰不合格供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。3.采購訂單下達根據采購計劃和供應商確認情況，采購部門及時下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容。在采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保采購物資按時、按質、按量到貨。4.采購驗收采購物資到貨后，采購部門應及時通知倉儲部門和質量管理部門進行驗收。倉儲部門負責對采購物資的數量、規格、型號等進行核對驗收，確保物資與采購訂單一致。質量管理部門負責對采購物資的質量進行檢驗，出具檢驗報告。對驗收合格的物資，辦理入庫手續；對驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。四、存貨驗收入庫管理1.驗收準備倉儲部門在收到采購部門的到貨通知后，應做好驗收前的準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。驗收人員應熟悉采購物資的相關標準和要求，掌握驗收方法和流程。2.數量驗收驗收人員按照采購訂單和送貨單，對采購物資的數量進行逐一核對。對于數量較多的物資，可以采用抽檢的方式進行驗收，但抽檢比例應符合相關規定。如發現數量不符，應及時記錄并與供應商溝通核實。3.質量驗收質量管理部門按照相關質量標準和檢驗規范，對采購物資的質量進行檢驗。檢驗方式可以包括外觀檢驗、理化性能檢驗、功能測試等。對驗收合格的物資，質量管理部門出具質量合格證明；對驗收不合格的物資，應出具不合格報告，并注明不合格原因。4.入庫手續辦理驗收合格的物資，倉儲部門應及時辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應包括物資名稱、規格型號、數量、供應商名稱、入庫日期等內容。入庫單一式多聯，分別由倉儲部門、采購部門、財務部門等留存，作為記賬和核算的依據。對于驗收不合格的物資，倉儲部門應單獨存放，并做好標識，等待采購部門與供應商協商處理。五、存貨存儲保管管理1.倉庫規劃與布局根據公司存貨的特點和管理要求，合理規劃倉庫布局，劃分不同的存儲區域，如原材料區、在產品區、半成品區、產成品區、周轉材料區等。對不同類型的存貨，應設置明顯的標識牌，標明存貨名稱、規格型號、批次、數量等信息，便于識別和管理。2.存貨存儲條件控制根據存貨的特性，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風、防火、防潮、防蟲等。對有特殊存儲要求的存貨，應采取相應的防護措施，確保存貨質量不受影響。3.存貨保管賬冊建立倉儲部門應建立健全存貨保管賬冊，詳細記錄存貨的出入庫情況，包括日期、憑證號、物資名稱、規格型號、數量、來源、去向等信息。保管賬冊應定期與財務部門的存貨明細賬進行核對，保證賬賬相符。4.存貨盤點公司應定期對存貨進行盤點，確保賬實相符。盤點分為定期盤點和不定期盤點。定期盤點應至少每年進行一次，由倉儲部門牽頭，組織采購部門、生產部門、財務部門等相關人員參加。不定期盤點由公司管理層根據實際情況決定，如在發生重大自然災害、事故、人員變動等情況下進行。盤點前，倉儲部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等內容。盤點過程中，應認真核對存貨的數量、質量、狀態等，如實記錄盤點結果。盤點結束后，倉儲部門應編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行說明，并分析原因，提出處理建議。經相關部門審核批準后，進行賬務處理。六、存貨發出管理1.領料管理生產部門根據生產計劃和實際需求，填寫領料單，注明領用物資的名稱、規格型號、數量等信息。領料單經部門負責人審核批準后，到倉儲部門辦理領料手續。倉儲部門根據領料單進行發料，核對物資的名稱、規格型號、數量等與領料單一致后，辦理出庫手續，并在領料單上簽字確認。發料后，倉儲部門應及時更新存貨保管賬冊，記錄存貨的發出情況。2.銷售發貨管理銷售部門根據銷售訂單，開具發貨通知單，通知倉儲部門安排發貨。倉儲部門根據發貨通知單，準備貨物，核對貨物的名稱、規格型號、數量等與銷售訂單一致后，辦理出庫手續。發貨時，應確保貨物包裝完好，標識清晰，并按照規定的運輸方式和路線進行配送。倉儲部門發貨后，應及時將發貨信息反饋給銷售部門，銷售部門負責跟蹤貨物的運輸情況和客戶收貨情況。3.發出存貨的核算財務部門根據倉儲部門提供的出庫單，按照規定的計價方法對發出存貨進行核算。發出存貨的計價方法可以采用先進先出法、加權平均法、個別計價法等，一經確定，不得隨意變更。如需變更，應經公司管理層批準，并在財務報表附注中予以說明。七、存貨清查與處置管理1.存貨清查公司應定期或不定期對存貨進行清查，確保存貨賬實相符。清查工作由倉儲部門牽頭，組織相關部門人員參加。清查內容包括存貨的數量、質量、存儲狀況等。清查過程中，應認真核對存貨的賬目記錄與實際情況，如實記錄清查結果。清查結束后，倉儲部門應編制清查報告，對清查中發現的問題進行分析和總結，并提出處理建議。2.存貨盤盈、盤虧處理對于盤盈的存貨，應查明原因，經批準后沖減當期管理費用。對于盤虧的存貨，應區分不同情況進行處理：屬于計量收發差錯和管理不善等原因造成的存貨短缺，應先扣除殘料價值、可以收回的保險賠償和過失人賠償，將凈損失計入管理費用；屬于自然災害等非常原因造成的存貨毀損，應先扣除處置收入（如殘料價值）、可以收回的保險賠償和過失人賠償，將凈損失計入營業外支出。3.存貨報廢與處置對于已無使用價值或已過期且無轉讓價值的存貨，由倉儲部門提出報廢申請，填寫存貨報廢申請表，注明報廢存貨的名稱、規格型號、數量、報廢原因等信息。報廢申請經質量管理部門、財務部門、公司管理層等審核批準后，進行報廢處理。報廢存貨的處置方式可以包括出售、捐贈、報廢銷毀等。處置過程中，應做好記錄，并及時進行賬務處理。八、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門應定期對存貨管理情況進行監督檢查，檢查內容包括存貨采購、驗收、存儲、發出、盤點等環節的操作流程是否規范，相關制度是否執行到位，賬實是否相符等。對于監督檢查中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評價公司應建立存貨管理考核評價機制，對采購部門、倉儲部門、生產部門、銷售部門、財務部門