經銷商日常費用管理制度一、總則（一）目的為加強公司對經銷商日常費用的管理與控制，規范費用支出行為，提高資金使用效益，確保經銷商各項業務活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司合作的所有經銷商。（三）基本原則1.合規性原則：費用支出必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.預算控制原則：各項費用應納入預算管理，嚴格按照預算額度進行控制。3.效益性原則：費用支出應確保能為經銷商帶來相應的經濟效益，注重投入產出比。4.審批流程明確原則：建立清晰、規范的費用審批流程，確保每筆費用支出都有合理的審批依據。二、費用分類及定義（一）市場推廣費用1.廣告宣傳費：用于在各類媒體（如電視、報紙、雜志、網絡等）投放廣告，制作宣傳海報、宣傳單頁等宣傳資料的費用。2.促銷活動費：舉辦促銷活動（如打折促銷、滿減活動、贈品活動等）所產生的費用，包括活動策劃、執行、場地租賃、獎品采購等費用。3.市場調研費：為了解市場需求、競爭狀況等進行的市場調研活動所支出的費用，如委托專業調研機構、開展問卷調查等費用。（二）運營費用1.辦公費：購買辦公用品（如文具、紙張、墨盒等）、辦公設備（如電腦、打印機、復印機等）及其耗材、辦公水電費等費用。2.差旅費：因業務需要外出出差所發生的交通、住宿、餐飲、補貼等費用。3.通訊費：經銷商員工的手機話費、固定電話費用等。4.車輛使用費：經銷商自有或租賃車輛用于業務活動所產生的加油費、過路費、停車費、車輛保養維修費用等。（三）人員費用1.工資：經銷商支付給員工的基本工資、績效工資、獎金等薪酬。2.社會保險費：按照國家規定為員工繳納的養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和生育保險費用。3.福利費用：為員工提供的節日福利、生日福利、培訓機會、團建活動等費用。（四）其他費用1.業務招待費：因業務往來招待客戶所發生的餐飲、住宿、禮品等費用。2.折舊費：經銷商固定資產（如房屋、設備等）按照規定計提的折舊費用。3.無形資產攤銷費：對經銷商擁有的無形資產（如商標、專利等）進行攤銷所產生的費用。三、費用預算管理（一）預算編制1.經銷商應于每年年末根據下一年度的業務計劃，結合歷史費用支出情況，編制詳細的日常費用預算。2.預算內容應涵蓋上述各類費用的明細項目，并明確各項費用的預算金額、預算期間及費用用途。3.預算編制應遵循合理性、準確性原則，充分考慮市場變化、業務發展等因素，確保預算能夠真實反映經銷商的費用需求。（二）預算審批1.經銷商編制的費用預算需提交公司相關部門進行審核。2.公司審核部門應重點審查預算的合理性、合規性，以及與公司整體業務目標的一致性。對于不符合要求的預算，應及時反饋經銷商進行調整。3.經公司審核通過的費用預算，作為經銷商下一年度費用支出的控制依據。（三）預算執行與調整1.經銷商應嚴格按照審批后的費用預算執行，確保各項費用支出在預算范圍內。2.如因市場變化、業務拓展等原因導致原預算無法滿足實際需求，需要調整預算的，經銷商應提前向公司提出書面申請，并詳細說明調整的原因、調整金額及調整后的預算安排。3.公司將對經銷商的預算調整申請進行審批，審批通過后方可進行預算調整。未經批準擅自調整預算的，公司將對相關責任人進行嚴肅處理。四、費用報銷管理（一）報銷流程1.費用發生：業務人員在開展業務活動過程中產生費用支出時，應取得合法、有效的原始憑證，并確保憑證內容真實、完整。2.填寫報銷單：費用報銷人應按照公司規定的格式填寫費用報銷單，詳細注明費用發生的日期、事由、金額、附件張數等信息，并簽字確認。3.部門負責人審核：報銷人的直屬上級對費用的真實性、合理性進行審核，確認該費用與業務相關且符合公司規定后簽字批準。4.財務審核：財務部門對報銷憑證的合法性、合規性以及報銷金額的準確性進行審核，核對報銷金額是否超過預算、原始憑證是否齊全有效等。審核通過后簽字。5.審批人審批：根據公司規定的審批權限，由相應的審批人對報銷申請進行最終審批。審批人應在全面了解費用情況的基礎上，做出同意或不同意報銷的決定。6.報銷支付：經審批同意報銷的費用，財務部門按照公司的財務制度進行支付。（二）報銷憑證要求1.真實性：報銷憑證必須是真實發生的業務所取得的原始憑證，不得偽造、變造。2.合法性：憑證應符合國家法律法規的規定，如發票必須是由稅務機關統一監制的正規發票，且發票內容應與實際業務相符。3.完整性：報銷憑證應包含日期、金額、摘要、付款單位、收款單位、發票專用章等必要信息，如有遺漏或錯誤應及時更正或補充。4.關聯性：報銷憑證應與費用發生的業務具有直接關聯性，能夠證明費用支出的合理性。（三）報銷時間規定1.經銷商應及時整理費用報銷憑證，原則上應在費用發生后的[X]個工作日內提交報銷申請。2.對于特殊情況無法及時報銷的，應經財務部門同意，并說明原因及預計報銷時間。五、費用審批權限（一）費用金額分類根據費用金額大小，將費用分為以下幾類：1.小額費用：單次費用支出金額在[X]元以下。2.中額費用：單次費用支出金額在[X]元（含）至[X]元之間。3.大額費用：單次費用支出金額在[X]元以上。（二）審批權限劃分1.小額費用：由部門負責人審批后即可報銷。2.中額費用：經部門負責人審核后，報經銷商總經理審批報銷。3.大額費用：除部門負責人和總經理審核外，還需提交公司相關部門進行會審，經公司領導批準后方可報銷。六、費用控制措施（一）定期費用分析1.財務部門每月對經銷商的費用支出情況進行分析，對比實際費用與預算的差異，找出費用變動的原因。2.根據費用分析結果，形成費用分析報告，向經銷商管理層匯報，為管理層決策提供數據支持。（二）費用監控與預警1.建立費用監控機制，財務部門實時監控費用支出情況，對接近預算上限或異常變動的費用項目及時發出預警。2.經銷商收到預警后，應及時采取措施進行控制，如調整業務活動安排、優化費用支出等，確保費用支出在合理范圍內。（三）違規費用處理1.對于違反本制度規定的費用支出，公司有權不予報銷，并責令相關責任人自行承擔該費用。