給公司建立文件管理制度公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的有效控制與合理利用，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工。（三）文件管理原則1.統一領導、分級管理公司設立文件管理領導小組，對全公司文件管理工作進行統籌領導。各部門負責人為本部門文件管理的第一責任人，負責本部門文件的日常管理。2.準確及時、安全保密文件的形成、流轉、歸檔等環節應確保準確、及時，同時嚴格遵守保密規定，防止文件泄露。3.便于查閱、利于利用文件管理應便于員工查閱和利用，以支持各項工作的順利開展。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件包括公司發布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復等，用于傳達公司行政指令、溝通信息等。2.業務文件涉及公司各業務部門具體業務活動的文件，如合同、協議、業務方案、工作流程等。3.人事文件有關員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的文件。4.財務文件財務預算、決算、報表、審計報告等各類財務相關文件。5.技術文件公司技術研發、生產工藝、質量標準等方面的文件。（二）文件編號1.文件編號由部門代碼、年份、順序號三部分組成。2.部門代碼：按照公司各部門的英文縮寫確定，如行政部為“AD”，財務部為“FD”等。3.年份：文件形成年份的后兩位數字，如2023年為“23”。4.順序號：該部門在本年度內形成文件的流水號，從001開始依次編排。5.示例：行政部2023年第5號文件編號為“AD23005”。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應根據工作需要，內容準確、表述清晰、邏輯嚴謹。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責起草，相關部門應積極配合提供資料和意見。3.起草文件應使用公司統一的格式模板，標題應簡潔明了，準確概括文件主旨。（二）審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人審核。部門負責人應重點審核文件內容是否符合公司政策、法規要求，是否與其他相關文件協調一致，以及表述是否準確等。2.對于重要文件，如涉及公司重大決策、規章制度等，應提交公司高層領導審核或組織相關部門會審。四、文件的發布（一）紙質文件發布1.審核通過后的紙質文件，由起草部門負責打印、裝訂，并按照規定的發送范圍進行分發。2.文件分發應填寫《文件分發登記表》，明確文件名稱、編號、分發部門、份數、分發日期等信息，并由收件人簽字確認。（二）電子文件發布1.電子文件應通過公司內部辦公系統進行發布，確保文件及時、準確傳達給相關人員。2.發布電子文件時，應按照規定設置文件的權限，如公開、內部、機密等，以保證文件的安全性和保密性。五、文件的簽收與登記（一）簽收1.員工收到文件后，應及時進行簽收。對于紙質文件，應在《文件分發登記表》上簽字；對于電子文件，應在辦公系統中確認接收。2.如發現文件缺失、損壞等情況，應及時與發文部門聯系。（二）登記1.各部門應建立本部門的文件收文登記臺賬，詳細記錄文件的編號、名稱、來源、簽收日期、分發情況等信息。2.文件收文登記臺賬應定期進行整理和歸檔，方便查閱。六、文件的傳閱與借閱（一）傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，由行政部負責組織傳閱。2.傳閱文件應按照規定的順序進行傳遞，不得擅自截留或拖延。傳閱人應在文件傳閱記錄上簽字，注明傳閱日期。3.傳閱完畢后，行政部應及時收回文件，并進行整理歸檔。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、預計歸還日期等信息。2.《文件借閱申請表》經部門負責人批準后，到行政部辦理借閱手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或遺失。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。4.借閱文件歸還時，行政部應進行檢查，如發現文件有損壞或遺失情況，借閱人應按照規定進行賠償。七、文件的保管（一）保管期限1.文件保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的文件包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議等重要文件。3.長期保管的文件包括公司重要業務資料、合同等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的文件包括一般性文件，保管期限一般為1年至5年。（二）保管方式1.紙質文件應存放在專門的文件柜中，按照類別、年份、保管期限等進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找。2.電子文件應定期進行備份，存儲在安全的存儲介質上，并按照電子文件管理要求進行分類存儲和命名。3.對于重要文件，如涉及公司機密的文件，應采取加密存儲、專人保管等措施。八、文件的歸檔（一）歸檔范圍1.凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均應歸檔。2.歸檔文件應齊全完整，包括文件的正本、定稿、附件、領導批示等。（二）歸檔時間1.辦理完畢的文件，應由承辦部門及時整理歸檔，一般應在次年上半年完成。2.對于重要活動或項目形成的文件，應在活動或項目結束后一個月內歸檔。（三）歸檔流程1.承辦部門按照文件分類和編號要求，對文件進行整理、裝訂，并編制文件目錄。2.將整理好的文件及文件目錄一并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門對歸檔文件進行審核，如發現問題應及時退回承辦部門進行整改。3.審核通過的歸檔文件，由檔案管理部門按照規定的保管期限進行存儲，并建立檔案檢索系統。九、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文件。2.經鑒定確屬不需要保存的文件。（二）銷毀審批1.文件銷毀前，應由檔案管理部門填寫《文件銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經公司分管領導批準后，方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.紙質文件應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應有專人負責監督，確保文件徹底銷毀。2.電子文件應采用數據擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲介質進行物理銷毀。十、文件管理的監督與檢查（一）監督檢查職責1.公司行政部負責定期對各部門文件管理工作進行監督檢查，確保文件管理工作符合本制度要求。2.各部門負責人應加強對本部門文件管理工作的日常監督，及時發現和解決存在的問題。（二）檢查內容1.文件的起草、審核、發布、簽收、登記、傳閱、借閱、保管、歸檔、銷毀等環節是否規范。2.文件管理的各項記錄是否完整、準確。3.文件的安全性和保密性是否得到保障。（三）檢查結果處理1.對于檢查中發現的問題，行政部應及時下達《文件管理整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應認真分析問題原因，采取有效措施進行整改，并將整改情