公司來客人接待管理制度一、總則（一）目的為規范公司來客接待工作，展現公司良好形象，加強與來訪客人的交流與合作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構對來訪客人的接待活動，包括但不限于商務洽談、參觀考察、會議交流等。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、友好的態度對待來訪客人，提供周到細致的服務，讓客人感受到公司的尊重和關懷。2.對口接待原則：根據客人來訪目的和性質，安排相應的部門或人員負責接待，確保接待工作的專業性和針對性。3.勤儉節約原則：在接待過程中，合理控制接待費用，杜絕鋪張浪費，做到既熱情接待又不超標準。4.安全保障原則：確保客人在公司期間的人身安全和信息安全，做好各項安全防范措施。二、接待準備（一）信息收集1.在接到接待任務后，負責接待的人員應及時與對方溝通，了解客人的基本信息，包括姓名、性別、年齡、職務、來訪目的、人數、抵達時間、離開時間等。2.詳細了解客人的行程安排，如是否有會議、參觀、用餐等特殊需求。（二）接待方案制定1.根據客人的信息和需求，制定詳細的接待方案，明確接待流程、責任分工、接待標準等內容。2.接待方案應包括但不限于以下內容：接待日程安排：詳細列出客人在公司期間的每一天活動安排，包括到達迎接、會議安排、參觀考察、用餐、休息等環節的具體時間和地點。陪同人員安排：確定陪同客人的公司領導和相關部門人員，明確各自的職責和分工。車輛安排：根據客人人數和行程需要，安排合適的車輛接送客人，并提前確定車輛的型號、數量和司機。餐飲安排：根據客人的飲食習慣和接待標準，確定用餐的地點、時間、規格和菜單。住宿安排：如需為客人安排住宿，應提前預訂合適的酒店，并明確住宿的標準和費用。其他安排：如參觀考察的路線、講解人員、會議設備的準備等。（三）審批與通知1.接待方案制定完成后，需提交上級領導審批，經批準后方可實施。2.將接待方案及時通知相關部門和人員，確保各部門和人員了解接待任務和各自的職責，做好接待準備工作。（四）物資準備1.根據接待方案，準備好所需的物資，如會議室設備調試、茶水飲料、水果點心、禮品、宣傳資料等。2.確保接待場所的整潔衛生，提前做好清潔工作，并擺放好綠植、鮮花等裝飾品，營造良好的接待環境。3.檢查接待車輛的性能和衛生狀況，確保車輛安全、舒適、整潔。（五）人員培訓1.對參與接待工作的人員進行培訓，使其熟悉接待流程、接待禮儀、公司情況等內容，確保接待工作的質量和效果。2.培訓內容包括但不限于以下方面：接待禮儀：如見面問候、介紹、握手、引導、座位安排、交談禮儀等。公司基本情況：包括公司的發展歷程、組織架構、業務范圍、主要產品或服務等。接待流程：明確每個環節的工作內容和注意事項。溝通技巧：如何與客人進行有效的溝通，了解客人需求，解答客人疑問。三、迎接安排（一）迎接人員確定根據客人的重要程度和來訪目的，安排相應級別的公司領導和相關部門人員前往迎接。（二）迎接地點選擇1.本地客人：如果客人來自本地，可根據客人的行程安排，在公司門口、約定地點或機場、車站、碼頭等交通樞紐迎接。2.外地客人：對于外地來訪客人，一般應安排在機場、車站、碼頭等交通樞紐迎接。如需到公司迎接，應提前與客人溝通好迎接的具體地點和方式。（三）迎接禮儀1.迎接人員應提前到達迎接地點，保持良好的精神狀態和形象。2.當客人到達時，迎接人員應主動上前迎接，熱情問候，進行自我介紹，并與客人握手表示歡迎。3.引導客人上車，幫助客人拿取行李，安排客人就座，并介紹車上的相關設施和注意事項。4.在前往公司的途中，與客人進行友好的交談，介紹公司的基本情況和接待安排，讓客人感受到公司的熱情和關注。四、會議安排（一）會議場地準備1.根據會議的規模和性質，選擇合適的會議場地，并提前進行預訂和布置。2.確保會議場地的音響設備、投影儀、麥克風、燈光等設施正常運行，桌椅擺放整齊，資料準備齊全。3.在會議桌上擺放好茶水、咖啡、水果點心等，并根據需要提供紙筆、便簽紙等文具。（二）會議資料準備1.根據會議主題和議程，準備好相關的會議資料，如會議文件、匯報材料、演示文稿等。2.將會議資料提前打印或復印好，裝訂成冊，并在每一份資料上標注好客人的姓名和座位號。3.在會議開始前，將會議資料發放給每位客人。（三）會議服務1.安排專人負責會議服務，包括會議簽到、茶水服務、設備操作等。2.會議期間，及時為客人添加茶水、咖啡等飲品，保持會議室的整潔衛生。3.注意觀察客人的需求，及時提供必要的幫助和支持，確保會議順利進行。（四）會議記錄與紀要1.安排專人負責會議記錄，準確記錄會議的內容、討論要點、決策結果等。2.會議結束后，及時整理會議記錄，撰寫會議紀要，并經相關領導審核后發送給與會人員。五、參觀考察安排（一）參觀路線規劃1.根據公司的實際情況和客人的興趣點，規劃合理的參觀考察路線，展示公司的優勢和特色。2.參觀路線應涵蓋公司的主要部門、生產車間、研發中心、企業文化展示區等重要區域。3.在參觀路線上設置必要的休息點和講解點，方便客人休息和了解相關信息。（二）講解人員安排1.安排熟悉公司業務和情況的人員擔任講解人員，為客人進行詳細的講解和介紹。2.講解人員應提前準備好講解內容，熟悉參觀路線和各參觀區域的重點亮點，講解過程中要語言生動、準確、清晰。3.引導客人按照參觀路線有序參觀，解答客人的疑問，與客人進行良好的互動交流。（三）安全保障1.在參觀考察過程中，要確保客人的人身安全，提醒客人注意安全事項，如遵守參觀區域的規定、佩戴安全帽等。2.安排專人負責安全保障工作，對參觀區域進行巡查，及時發現和排除安全隱患。3.如遇突發情況，要及時采取有效的應對措施，確保客人的安全。六、餐飲安排（一）用餐標準確定根據客人的重要程度和接待規格，確定合理的用餐標準。用餐標準應包括菜品的種類、數量、質量以及酒水飲料的選擇等方面。（二）餐廳選擇1.根據用餐標準和客人的需求，選擇合適的餐廳。餐廳應環境整潔、衛生良好、服務周到。2.提前與餐廳溝通，確定用餐時間、座位安排、菜品菜單等具體事宜，并要求餐廳做好相應的準備工作。（三）用餐禮儀1.引導客人進入餐廳就座，并按照主賓、主人的順序安排座位。2.在用餐過程中，提醒客人注意用餐禮儀，如使用餐具的規范、進食的方式等。3.注意控制用餐時間，避免過長或過短，確保用餐過程順利、愉快。（四）特殊飲食需求處理1.如果客人有特殊的飲食需求，如素食、清真飲食、過敏食物禁忌等，應提前了解并與餐廳溝通，確保餐廳能夠提供符合客人需求的菜品。2.在接待過程中，向客人說明餐廳已考慮其特殊飲食需求，并提醒客人在用餐時注意飲食安全。七、住宿安排（一）酒店選擇1.根據客人的需求和接待標準，選擇合適的酒店。酒店應位置便利、設施齊全、服務良好。2.提前與酒店溝通，確定房間類型、數量、價格、入住時間、退房時間等具體事宜，并要求酒店做好相應的準備工作。（二）入住手續辦理1.安排專人協助客人辦理入住手續，確保手續辦理順利、快捷。2.為客人提供必要的幫助，如介紹酒店的設施和服務、協助客人提拿行李等。（三）住宿期間服務1.關注客人在住宿期間的需求，及時提供必要的服務，如客房清潔、物品補充、叫早服務等。2.定期與客人溝通，了解客人的住宿體驗，確保客人在酒店期間住得舒適、滿意。八、送客安排（一）送客人員確定根據客人的重要程度和來訪目的，安排相應級別的公司領導和相關部門人員前往送客。（二）送客地點選擇1.本地客人：如果客人返回本地，可根據客人的行程安排，在公司門口、約定地點或客人下榻酒店送行。2.外地客人：對于外地來訪客人，一般應安排在機場、車站、碼頭等交通樞紐送行。如需到客人下榻酒店送行，應提前與客人溝通好送行的具體地點和方式。（三）送客禮儀1.送客人員應提前到達送客地點，與客人進行溝通交流，再次感謝客人的來訪，并表達對客人的美好祝愿。2.幫助客人辦理行李托運等手續，引導客人進入候機（車、船）區域。3.在客人安檢或登機（車、船）前，與客人揮手道別，待客人離開視線后再返回。九、接待費用管理（一）費用預算1.在制定接待方案時，應同時編制接待費用預算，明確各項費用的支出標準和金額。2.接待費用預算應包括交通費用、餐飲費用、住宿費用、禮品費用、會議費用、參觀費用等各項支出。（二）費用審批1.接待費用報銷時，應按照公司的財務審批流程進行審批。報銷單據應包括接待方案、發票、費用清單等相關憑證。2.審批人員應嚴格審核接待費用的合理性和合規性，確保費用支出符合公司的相關規定和接待標準。（三）費用控制1.在接待過程中，應嚴格控制接待費用的支出，確保不超預算。如因特殊情況需要增加費用支出，應提前向上級領導申請，并說明原因和金額。2.定期對接待費用進行統計和分析，總結經驗教訓，不斷優化接待方案，合理控制接待成本。十、禮品贈送（一）禮品選擇原則1.根據客人的身份、地位和來訪目的，選擇合適的禮品。禮品應具有公司特色、文化內涵和實用性，能夠體現公司的心意和誠意。2.禮品的選擇應注重品質和檔次，避免過于昂貴或低俗的禮品。3.禮品的價值應符合公司的接待標準和財務規定，一般情況下，禮品費用應控制在接待費用預算的一定比例之內。（二）禮品贈送方式1.在客人離開時，將禮品贈送給客人，并向客人表達感謝和祝福。2.禮品贈送應注意場合和方式，避免過于張揚或突兀。可以在送行時、客人下榻酒店房間等合適的地點進行贈送。3.向客人介紹禮品的特點和用途，讓客人更好地了解禮品的價值和意義。十一、保密工作（一）信息保密范圍接待過程中涉及的客人信息、公司機密信息、商業秘密等均屬于保密范圍。