學校文科室管理制度一、總則（一）目的為加強學校文科室管理，提高文科室工作效率和服務質量，確保學校各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校文科室全體工作人員。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項工作及時、準確完成。2.規(guī)范原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校各項規(guī)章制度，規(guī)范工作行為。3.服務原則：樹立服務意識，為學校各部門和全體師生提供優(yōu)質、高效的服務。二、崗位職責（一）文科室主任職責1.全面負責文科室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.組織文科室工作人員學習政治理論、業(yè)務知識和規(guī)章制度，不斷提高工作人員的綜合素質。3.負責學校文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全和完整。4.協調文科室與學校各部門之間的工作關系，及時傳達學校的工作部署和要求，反饋工作進展情況。5.審核學校各類文件、文稿，提出修改意見，確保文件質量。6.組織安排學校各類會議、活動的籌備和服務工作，做好會議記錄和紀要整理。7.負責學校印章的管理和使用，嚴格按照規(guī)定程序審批用印。8.完成學校領導交辦的其他工作任務。（二）文件收發(fā)員職責1.負責學校文件、資料的收發(fā)工作，及時準確地登記文件的名稱、文號、來源、份數、日期等信息。2.對收到的文件進行分類、編號，按照規(guī)定的程序進行傳閱，并跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時傳達到相關人員手中。3.負責文件的回收、整理和歸檔工作，將辦理完畢的文件按照檔案管理要求進行分類存放，便于查閱和保管。4.做好文件收發(fā)記錄，定期對文件收發(fā)情況進行統計和分析，為文科室工作提供數據支持。5.協助文科室主任做好其他相關工作。（三）檔案管理員職責1.負責學校檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立健全檔案管理制度。2.按照檔案分類標準，對學校各類檔案進行科學分類、編號和排列，確保檔案存放有序。3.對檔案進行定期檢查和清理，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為學校各項工作提供檔案資料查詢服務。5.負責檔案管理系統的維護和更新，及時錄入和整理檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。6.協助文科室主任做好其他相關工作。（四）文印員職責1.負責學校各類文件、資料的打印、復印、裝訂等工作，確保文印質量。2.嚴格遵守文印操作規(guī)程，愛護文印設備，定期對設備進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。3.對文印材料進行登記和統計，做好文印耗材的管理和使用工作，降低文印成本。4.按照規(guī)定的格式和要求排版文件，提高文件的美觀度和規(guī)范性。5.協助文科室主任做好其他相關工作。（五）信息管理員職責1.負責學校信息系統的管理和維護，確保信息系統的安全穩(wěn)定運行。2.及時更新學校網站的內容，發(fā)布學校工作動態(tài)、通知公告等信息，提高學校信息的透明度。3.負責學校辦公自動化系統的推廣和應用，培訓相關人員使用辦公自動化軟件，提高工作效率。4.收集、整理和分析學校各類信息數據，為學校決策提供數據支持和信息服務。5.協助文科室主任做好其他相關工作。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.外部文件由收發(fā)員簽收后，進行登記、編號，填寫《文件傳閱單》，送文科室主任審核。2.文科室主任審核后，根據文件內容和性質，確定傳閱范圍，交相關人員傳閱。3.傳閱人員在《文件傳閱單》上簽字，注明傳閱日期，將文件退回收發(fā)員。4.收發(fā)員對傳閱完畢的文件進行回收、整理，按照檔案管理要求進行歸檔。5.內部文件由各部門起草后，送文科室審核，文科室審核通過后，按照發(fā)文程序進行編號、打印、蓋章，分發(fā)至相關部門。（二）檔案管理流程1.各部門在工作中形成的文件、資料，按照檔案管理要求進行整理后，定期移交檔案管理員。2.檔案管理員對移交的檔案進行審核、分類、編號，按照檔案存放順序進行排列上架。3.檔案管理員定期對檔案進行檢查和清理，對破損、褪色的檔案進行修復和復制，確保檔案的安全和完整。4.因工作需要查閱檔案的人員，填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。5.查閱檔案時，檔案管理員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。查閱完畢后，檔案管理員應及時將檔案歸還原位。（三）文印工作流程1.各部門需要打印、復印文件的，填寫《文印申請表》，注明文件內容、份數、格式要求等信息，送文印員。2.文印員根據《文印申請表》的要求，進行排版、打印、復印、裝訂等工作。3.文印完成后，文印員通知申請部門領取文件，并在《文印申請表》上簽字確認。4.文印員定期對文印設備進行維護和保養(yǎng)，檢查設備運行情況，及時更換耗材，確保設備正常運行。（四）信息管理流程1.各部門需要發(fā)布信息的，填寫《信息發(fā)布申請表》，注明信息內容、發(fā)布時間、發(fā)布范圍等信息，送信息管理員。2.信息管理員對《信息發(fā)布申請表》進行審核，審核通過后，在學校網站或辦公自動化系統上發(fā)布信息。3.信息管理員定期對學校網站和辦公自動化系統的信息進行更新和維護，刪除過期信息，確保信息的時效性和準確性。4.信息管理員收集、整理和分析學校各類信息數據，形成信息報告，為學校決策提供數據支持和信息服務。四、工作規(guī)范（一）文件管理規(guī)范1.文件起草應符合國家法律法規(guī)和學校各項規(guī)章制度的要求，內容準確、完整、清晰。2.文件審核應嚴格把關，確保文件質量。審核內容包括文件的合法性、規(guī)范性、準確性、完整性等。3.文件編號應按照學校規(guī)定的編號規(guī)則進行，確保文件編號的唯一性和系統性。4.文件傳閱應嚴格按照規(guī)定的傳閱范圍進行，不得擅自擴大或縮小傳閱范圍。傳閱人員應及時閱讀文件，并在規(guī)定時間內將文件退回。5.文件歸檔應按照檔案管理要求進行分類存放，確保檔案的安全和完整。歸檔文件應齊全、完整、準確，編號清晰，裝訂整齊。（二）檔案管理規(guī)范1.檔案收集應及時、全面，確保學校各項工作中形成的文件、資料都能及時歸檔。2.檔案整理應按照檔案分類標準進行，分類準確，編號清晰，排列有序。3.檔案保管應做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合要求。4.檔案利用應嚴格按照規(guī)定的程序進行，查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。5.檔案鑒定和銷毀應按照國家有關規(guī)定進行，定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案，經批準后予以銷毀。銷毀檔案應填寫《檔案銷毀申請表》，經學校領導批準后，由檔案管理員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字。（三）文印管理規(guī)范1.文印工作應嚴格按照操作規(guī)程進行，確保文印質量。文印員應熟練掌握文印設備的操作技能，定期對設備進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.文印材料應嚴格按照規(guī)定的格式和要求排版，確保文件的美觀度和規(guī)范性。文印員應認真核對文件內容，避免出現錯別字、漏字等問題。3.文印耗材應嚴格按照規(guī)定的標準進行管理和使用，降低文印成本。文印員應定期統計文印耗材的使用情況，及時申請采購。4.文印工作應嚴格遵守保密制度，對涉及學校機密的文件、資料應嚴格保密，不得泄露。（四）信息管理規(guī)范1.信息發(fā)布應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保信息的準確性和時效性。信息管理員應認真審核信息內容，避免出現虛假信息、錯誤信息等問題。2.信息管理應做好信息安全工作，采取必要的安全措施，防止信息泄露、丟失等問題。信息管理員應定期對信息系統進行備份，確保信息數據的安全。3.信息分析應科學、客觀，為學校決策提供數據支持和信息服務。信息管理員應收集、整理和分析學校各類信息數據，形成信息報告，及時反饋給學校領導和相關部門。五、保密制度（一）保密范圍1.學校的各類文件、資料、檔案、數據等涉及學校機密的信息。2.學校在教學、科研、管理等工作中形成的尚未公開的信息。3.學校與外部單位簽訂的保密協議中約定的保密信息。（二）保密措施1.加強對工作人員的保密教育，提高工作人員的保密意識。工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露學校機密信息。2.對涉及學校機密的文件、資料、檔案等應進行嚴格管理，設置專門的保密場所，配備必要的保密設備。3.對涉及學校機密的信息系統應采取必要的安全措施，設置訪問權限，加密存儲，防止信息泄露。4.在對外交流、合作等活動中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露學校機密信息。如需提供涉及學校機密的信息，應經學校領導批準，并簽訂保密協議。（三）保密責任1.文科室工作人員對所負責的工作范圍內涉及的學校機密信息負有保密責任。2.因工作失誤或故意泄露學校機密信息的，應依法追究相關人員的責任。六、考核制度（一）考核原則1.客觀公正原則：考核應根據工作人員的實際工作表現進行，確保考核結果客觀、公正。2.全面考核原則：考核應涵蓋工作人員的德、能、勤、績、廉等方面，全面評價工作人員的綜合素質。3.激勵與約束相結合原則：考核結果應與工作人員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵工作人員積極工作，同時對違反規(guī)定的工作人員進行約束。（二）考核內容1.德：主要考核工作人員的政治素質、職業(yè)道德、工作作風等方面。2.能：主要考核工作人員的業(yè)務能力、工作水平、創(chuàng)新能力等方面。3.勤：主要考核工作人員的工作態(tài)度、工作紀律、出勤情況等方面。4.績：主要考核工作人員的工作業(yè)績、工作效率、工作質量等方面。5.廉：主要考核工作人員的廉潔自律情況，是否遵守廉潔從政的各項規(guī)定。（三）考核方式1.平時考核：由文科室主任根據工作人員的日常工作表現進行考核，每月進行一次，考核結果作為年度考核的重要依據。2.年度考核：每年年底進行一次，由學校組織考核小組對文科室工作人員進行考核。考核小組由學校領導、文科室主任和相關部門負責人組成。年