學籍檔案查管理制度一、總則（一）目的為了規范公司學籍檔案的查詢管理工作，確保學籍檔案的安全與完整，保護員工隱私，同時滿足公司對員工信息的合理使用需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的學籍檔案查詢管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：學籍檔案查詢管理工作必須嚴格遵守國家法律法規和公司的相關規定。2.保密性原則：嚴格保護員工學籍檔案信息的安全與隱私，防止信息泄露。3.必要性原則：查詢學籍檔案應基于工作需要，且有明確的目的和合理的用途。4.審批原則：所有學籍檔案查詢必須經過嚴格的審批流程。二、學籍檔案的定義與范圍（一）定義學籍檔案是指員工在學習期間形成的，記錄其學習經歷、成績、獎懲等情況的各類文件材料。（二）范圍1.小學、初中、高中階段的學籍檔案，包括入學登記表、成績單、獎懲記錄等。2.中等職業學校、技工學校的學籍檔案，涵蓋招生錄取表、學習課程記錄、實習鑒定等。3.高等院校的學籍檔案，包含錄取通知書、學籍登記表、成績單、學位證書授予材料、畢業生登記表等。4.其他與學習經歷相關的重要文件，如轉學證明、休學證明、復學證明等。三、學籍檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時，人力資源部門應要求員工提交個人學籍檔案相關材料，包括但不限于學歷證書、學位證書、成績單等復印件，并填寫《學籍檔案信息登記表》。2.對于已在職員工，如因工作需要補充或更新學籍檔案信息，人力資源部門應及時通知員工提交相應材料。（二）整理1.人力資源部門負責對收集到的學籍檔案材料進行整理，按照類別和時間順序進行分類歸檔。2.建立學籍檔案電子臺賬，詳細記錄每位員工的學籍檔案信息，包括檔案編號、姓名、性別、出生日期、學歷層次、畢業院校、入學時間、畢業時間、檔案存放地點等，確保電子臺賬與紙質檔案信息一致。3.對學籍檔案材料進行掃描備份，形成電子檔案，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并做好數據安全防護措施，防止數據丟失或損壞。四、學籍檔案的查詢權限與流程（一）查詢權限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因員工入職、轉正、晉升、調崗、離職等人力資源管理工作需要，可查詢員工的學籍檔案。負責對學籍檔案進行日常維護、更新和管理，確保檔案信息的準確性和完整性。2.用人部門：用人部門負責人因工作需要了解員工學習背景，輔助進行崗位適配、績效考核等工作時，可向人力資源部門提出學籍檔案查詢申請。經人力資源部門審批同意后，用人部門可在人力資源部門工作人員的陪同下查閱相關員工的學籍檔案。3.公司管理層：公司高層管理人員因戰略決策、人才發展規劃等全局性工作需要，可向人力資源部門提出學籍檔案查詢申請。經公司總經理審批同意后，人力資源部門負責提供相關員工的學籍檔案信息摘要或詳細報告。4.其他特殊情況：如涉及法律糾紛、背景調查等特殊情況，需查詢員工學籍檔案的，應按照公司相關規定和法律程序進行審批。（二）查詢流程1.申請：因工作需要查詢學籍檔案的部門或個人，應填寫《學籍檔案查詢申請表》，詳細說明查詢目的、查詢內容、查詢時間范圍等信息。將申請表提交至本部門負責人審核簽字。2.審批：部門負責人審核通過后，將申請表提交至人力資源部門。人力資源部門根據查詢權限進行審批：對于人力資源部門自身查詢，由人力資源部門負責人審批。用人部門查詢申請，經人力資源部門負責人審批同意后，報公司分管領導審批。公司管理層查詢申請，經人力資源部門負責人初審后，報公司總經理審批。特殊情況查詢申請，按照公司相關規定和法律程序進行多級審批。3.查詢：審批通過后，人力資源部門安排專人負責協助查詢。查詢人員應在指定地點，在人力資源部門工作人員的監督下查閱學籍檔案，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內容。如需復印學籍檔案材料，應經人力資源部門負責人批準，并登記復印內容、用途、復印日期等信息。4.反饋：查詢結束后，查詢人員應及時將學籍檔案歸還人力資源部門，并在《學籍檔案查詢登記表》上簽字確認查詢情況。人力資源部門對查詢過程中發現的問題或需要更新的信息，應及時進行處理和記錄。五、學籍檔案的借閱管理（一）借閱權限1.原則上不允許借閱學籍檔案。如有特殊情況確需借閱的，必須經過嚴格的審批流程。2.僅限公司內部人員借閱，且借閱人員必須具備良好的保密意識和責任心。（二）借閱流程1.申請：借閱人填寫《學籍檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息。將申請表提交至本部門負責人審核簽字。2.審批：部門負責人審核通過后，將申請表提交至人力資源部門。人力資源部門根據借閱權限進行審批：一般借閱申請，經人力資源部門負責人審批同意后，報公司分管領導審批。重要或涉及敏感信息的借閱申請，經人力資源部門負責人初審后，報公司總經理審批。3.借閱：審批通過后，人力資源部門將學籍檔案交予借閱人，并辦理借閱登記手續，填寫《學籍檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、預計歸還時間等信息。借閱人應妥善保管所借學籍檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。4.歸還：借閱人應在規定的借閱期限內歸還學籍檔案。如需延期歸還，應提前向人力資源部門提出申請，經批準后方可延期。歸還時，人力資源部門應對檔案進行檢查，確保檔案完整無損、無缺頁、無涂改等情況。如發現問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。借閱人歸還檔案后，人力資源部門在《學籍檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并由借閱人簽字確認。六、學籍檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.接觸學籍檔案的工作人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對學籍檔案存放場所進行嚴格管理，設置專門的檔案柜，確保檔案存放安全，并安裝必要的安全防護設備，如監控攝像頭、門禁系統等。3.限制非授權人員進入學籍檔案存放區域，如需進入，必須經過人力資源部門負責人批準，并由專人陪同。4.在學籍檔案查詢、借閱過程中，嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。如需對外提供檔案信息，必須經過公司總經理審批，并按照國家法律法規和公司規定辦理相關手續。（二）安全管理1.定期對學籍檔案進行檢查和維護，確保檔案材料的完整性和可讀性。如發現檔案有損壞、變質等情況，應及時采取修復或復制等措施。2.做好學籍檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、防潮設備、防蟲藥品等。3.建立學籍檔案數據備份制度，定期對電子檔案進行備份，并將備份數據存儲在不同的物理位置，防止數據丟失。4.對涉及學籍檔案管理的計算機系統和存儲設備進行安全防護，安裝殺毒軟件、防火墻等，定期進行病毒查殺和系統漏洞修復，防止數據被非法獲取或篡改。七、學籍檔案的更新與維護（一）更新內容1.員工學歷提升、學位獲取、培訓經歷、獎懲情況等信息發生變化時，應及時向人力資源部門提交相關證明材料，更新學籍檔案。2.如員工的學籍檔案存在錯誤或遺漏信息，人力資源部門應根據員工提供的有效證明材料進行更正和補充。（二）更新流程1.員工提交學籍檔案更新申請及相關證明材料至人力資源部門。2.人力資源部門對提交的材料進行審核，確認無誤后，對學籍檔案進行相應的更新，并在電子臺賬和紙質檔案上同步記錄更新信息。3.如涉及重要信息更新，應將更新情況告知相關部門和人員，確保信息的一致性和準確性。（三）維護責任人力資源部門負責學籍檔案的日常維護工作，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的整理規范、信息準確。如因維護不當導致檔案信息錯誤或丟失，人力資源部門應承擔相應責任，并及時采取措施進行糾正和彌補。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自查詢、借閱學籍檔案。2.泄露學籍檔案內容，給員工造成不良影響或損失。3.在學籍檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。4.未按照規定流程進行學籍檔案的收集、整理、查詢、借閱、更新等操作。（二）處理措施1.對于違規行為較輕的，給予警告處分，并責令其立即改正。2.對于違規行為造成一定影響或損失的，視情節