敬老院采購管理制度一、總則（一）目的為加強敬老院采購工作的管理，規范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高資金使用效益，保障敬老院各項物資和服務的及時供應，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院所有物資采購、服務采購等相關活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。2.效益性原則：在保證物資和服務質量的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。3.公開性原則：采購信息應公開透明，接受內部監督和社會監督。4.公正性原則：對所有供應商一視同仁，公平對待，確保競爭機會均等。5.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，嚴格履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購管理小組1.組成：由院長擔任組長，副院長擔任副組長，財務人員、后勤管理人員等為成員。2.職責負責審議采購計劃和采購預算。對采購項目進行決策，包括采購方式的選擇、供應商的確定等。監督采購過程，協調處理采購中的重大問題。（二）采購執行部門1.組成：設立專門的采購崗位或由后勤部門負責具體采購工作。2.職責根據采購計劃和預算，具體組織實施采購活動。收集供應商信息，建立供應商檔案。與供應商進行溝通、談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執行情況，協調解決合同執行中的問題。整理采購文件和資料，歸檔保存。（三）需求部門1.職責根據敬老院實際需求，提出物資采購申請或服務采購需求。參與采購項目的技術規格制定和驗收工作。（四）財務部門1.職責審核采購預算和采購合同。負責采購資金的支付和核算。對采購資金使用情況進行監督檢查。三、采購預算管理（一）預算編制1.每年末，各需求部門應根據下一年度工作需要，編制物資采購和服務采購預算草案，報采購執行部門匯總。2.采購執行部門對各需求部門的預算草案進行審核、匯總，結合敬老院財務狀況和資金安排，編制全院采購預算草案，提交采購管理小組審議。3.采購管理小組審議通過后，將采購預算草案報院長審批，經院長批準后的采購預算作為年度采購工作的依據。（二）預算調整1.在預算執行過程中，因特殊情況需要調整采購預算的，由需求部門提出書面申請，說明調整原因和調整金額。2.采購執行部門對申請進行審核，提出審核意見，報采購管理小組審議。3.采購管理小組審議通過后，報院長審批。預算調整后，采購執行部門應按照新的預算組織采購活動。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據實際需求填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等內容。2.《采購申請表》經部門負責人簽字后，提交給采購執行部門。（二）采購審批1.采購執行部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購必要性、采購預算等。2.經初步審核通過的采購申請，提交采購管理小組審批。采購管理小組根據采購金額大小、采購項目重要程度等，按照規定的審批權限進行審批。3.采購金額較小、采購項目較為簡單的，由采購管理小組副組長審批；采購金額較大、采購項目較為復雜的，由采購管理小組組長審批。（三）采購實施1.確定采購方式根據采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。達到公開招標數額標準的采購項目，應當采用公開招標方式；因特殊情況需要采用其他采購方式的，應當在采購活動開始前獲得采購管理小組的批準，并報財政部門備案。2.發布采購信息采用公開招標、邀請招標方式的，采購執行部門應在規定的媒體上發布招標公告或投標邀請書。采用競爭性談判、詢價等方式的，采購執行部門應向符合條件的供應商發出談判邀請書或詢價通知書。3.供應商選擇采購執行部門對報名參加采購活動的供應商進行資格審查，確定符合條件的供應商名單。采用招標方式的，按照招標文件規定的評標標準和方法進行評標，確定中標供應商；采用競爭性談判、詢價等方式的，與供應商進行談判或詢價，確定成交供應商。4.簽訂采購合同采購執行部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購合同簽訂后，應報財務部門備案。（四）采購驗收1.采購物資或服務到貨前，采購執行部門應通知需求部門做好驗收準備。2.需求部門組織相關人員按照采購合同約定的質量標準和驗收要求進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、外觀等，以及服務的內容、標準、效果等。3.驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，經驗收人員簽字確認后，提交給采購執行部門。采購執行部門將《采購驗收單》與采購合同、發票等一并作為付款依據。4.驗收過程中發現物資或服務存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，采購執行部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取整改措施或退換貨等。如供應商拒不履行義務，采購執行部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（五）采購付款1.采購執行部門根據《采購驗收單》、采購合同和發票等，填寫《付款申請單》，提交給財務部門審核。2.財務部門對《付款申請單》進行審核，審核內容包括采購項目是否符合預算、采購合同是否履行、發票是否合規等。審核無誤后，報院長審批。3.經院長批準后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項。五、供應商管理（一）供應商選擇1.采購執行部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、資質證書、業績情況等。2.選擇供應商時，應優先考慮具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。同時，要對供應商的資質進行審查，確保供應商具備合法經營資格。3.對于新的供應商，采購執行部門應進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產能力等情況。考察合格后，方可將其納入供應商信息庫。（二）供應商評價1.采購執行部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等情況進行評價。評價方式包括問卷調查、實地考察、數據分析等。2.根據評價結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和優先合作機會；對于表現較差的供應商，及時進行溝通整改，如整改后仍不符合要求，應取消其合作資格。3.建立供應商信用檔案，記錄供應商的評價結果、合作歷史、違規行為等信息。信用檔案作為供應商選擇和管理的重要依據。（三）供應商淘汰1.如供應商出現下列情況之一，采購執行部門應及時將其淘汰：提供的物資或服務質量不符合合同約定，且經多次整改仍無法滿足要求的。交貨期嚴重延誤，影響敬老院正常工作的。售后服務不到位，給敬老院造成較大損失的。存在商業賄賂等違法違規行為的。2.采購執行部門將淘汰供應商的情況通知相關部門，并在供應商信息庫中進行標注。同時，要對淘汰供應商的后續事宜進行妥善處理，如已簽訂的合同未履行完畢的，要按照合同約定追究其違約責任。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購執行部門應定期對采購過程中的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、合同風險、供應商風險等。2.市場風險主要指物資價格波動、市場供應短缺等風險；質量風險指采購物資或服務不符合質量要求的風險；合同風險指合同條款不明確、合同履行過程中出現糾紛等風險；供應商風險指供應商違約、破產等風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將風險分為高、中、低三個等級。對于高風險，應制定專門的應對措施；對于中風險，應采取適當的防范措施；對于低風險，可進行持續監測。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握物資價格變動情況。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值等方式進行風險規避。與供應商簽訂長期合作協議，穩定物資供應渠道，降低市場供應短缺風險。2.質量風險應對加強采購物資的質量檢驗，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、合格證等。定期對供應商的質量管理體系進行評估，督促供應商提高質量管理水平。3.合同風險應對加強合同管理，簽訂詳細、明確、規范的采購合同，明確雙方的權利和義務。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時與供應商溝通協商解決。建立合同糾紛處理機制，對于合同糾紛，應按照合同約定或相關法律法規進行處理。4.供應商風險應對對供應商進行嚴格的資格審查和信用評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。與供應商簽訂風險分擔條款，明確在供應商出現違約等情況時，雙方應承擔的責任和義務。建立供應商應急管理機制，在供應商出現突發情況時，能夠及時采取措施，確保物資供應不受影響。七、采購監督與審計（一）內部監督1.采購管理小組負責對采購活動進行內部監督，定期檢查采購制度的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況等。2.財務部門負責對采購資金的使用情況進行監督，檢查采購資金是否專款專用、是否按照合同約定支付等。3.審計部門負責對采購項目進行