房地產采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司房地產采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，保證采購物資和服務的質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房地產項目涉及的物資采購、工程服務采購等相關活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正選擇。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品。5.協同合作原則：采購部門應與其他部門密切協作，共同推進項目順利進行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層領導、相關部門負責人等組成。負責對重大采購項目進行決策，審議采購戰略、政策和重大采購事項。（二）采購部門1.職責負責制定采購計劃，組織實施采購活動。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執行情況，協調解決采購過程中的問題。收集、分析采購信息，提出采購管理改進建議。2.人員配備采購部門應根據工作需要配備足夠數量的專業采購人員，包括采購經理、采購專員等。采購人員應具備良好的溝通協調能力、商務談判能力、市場分析能力和職業道德素養。（三）其他相關部門1.需求部門提出物資采購需求和工程服務需求，明確規格、數量、質量等要求。參與采購供應商的評估和選擇。協助采購部門進行采購合同的驗收工作。2.財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規定。負責采購付款的審核和支付。3.法務部門審核采購合同，確保合同的合法性和有效性。為采購活動提供法律支持，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據項目進度和實際需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等內容。2.《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購需求申請表》后，進行匯總和分析。結合庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購預算、采購方式等內容。采購計劃報采購部門負責人審核后，提交給采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，收集供應商的基本資料、資質證書、業績情況、產品質量等信息。2.供應商篩選與評估根據采購需求和供應商信息庫，對潛在供應商進行篩選。篩選標準包括供應商的信譽、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等。對篩選后的供應商進行實地考察或邀請其提供樣品進行檢測評估。評估結果記錄在《供應商評估表》中。3.供應商確定根據供應商評估結果，采購部門確定合格供應商名單。合格供應商名單報采購部門負責人審核后，提交給采購決策委員會批準。與確定的供應商簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。4.供應商管理采購部門定期對供應商進行評估和考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據供應商考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不合格的供應商進行警告、整改或淘汰處理。（四）采購實施1.采購方式選擇根據采購項目的特點、金額大小等因素，選擇合適的采購方式。采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。對于符合公開招標條件的采購項目，應按照國家法律法規和公司相關規定進行公開招標。2.采購文件編制根據采購方式和采購需求，編制采購文件。采購文件包括招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購項目的技術規格、商務條款、評標標準、合同條款等內容。3.發布采購信息通過公司官網、招標平臺、行業媒體等渠道發布采購信息，邀請潛在供應商參與投標或報價。對于邀請招標的采購項目，應向合格供應商發出邀請書。4.投標文件或報價文件接收與評審采購部門接收供應商提交的投標文件或報價文件，并進行登記和整理。組織相關部門和人員對投標文件或報價文件進行評審，評審內容包括技術方案、商務報價、售后服務等方面。根據評審結果，確定中標供應商或成交供應商。（五）采購合同簽訂1.采購部門與中標供應商或成交供應商進行商務談判，協商合同條款。合同條款應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等內容。2.采購合同經法務部門審核后，報采購部門負責人簽字，公司授權代表簽字蓋章。采購合同一式多份，雙方各執一份，財務部門、法務部門等相關部門留存備份。（六）采購合同執行與驗收1.合同執行跟蹤采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。建立采購合同執行臺賬，記錄合同執行過程中的相關信息，如發貨時間、運輸方式、到貨時間、驗收情況等。2.到貨驗收采購物資到貨前，采購部門通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備。需求部門和質量檢驗部門按照合同要求和相關標準對采購物資進行驗收。驗收合格后，填寫《采購驗收單》；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商協商處理，要求供應商補貨、換貨或退貨等。（七）采購付款1.采購部門根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請單》，注明采購項目、合同編號、付款金額、付款方式等內容。2.《付款申請單》經采購部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，財務部門按照合同約定的付款方式進行付款。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門會同財務部門等相關部門，根據公司年度經營計劃和項目預算，編制年度采購預算。2.年度采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并按照項目或品類進行明細分類。3.采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、項目進度變化等因素，確保預算的合理性和準確性。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調整原因、調整金額等內容。采購預算調整申請經采購部門負責人審核、財務部門審核、采購決策委員會審批后執行。3.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門會同法務部門、財務部門等相關部門，對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.供應商違約風險在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的約束力度。加強對供應商的日常管理和監督，定期評估供應商的履約能力。建立供應商違約預警機制，及時發現供應商可能出現的違約跡象，采取相應措施防范風險。2.質量風險在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量保證文件。加強對采購物資的檢驗檢測，嚴格按照驗收標準進行驗收。對于質量不合格的采購物資，及時與供應商協商處理，要求供應商承擔相應責任。3.價格風險建立市場價格監測機制，及時了解市場價格動態，合理確定采購價格。在采購合同中約定價格調整條款，根據市場價格波動情況調整采購價格。通過招標、詢價等多種采購方式，引入競爭機制，降低采購價格。4.法律風險采購合同簽訂前，由法務部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。加強對采購人員的法律培訓，提高其法律意識和風險防范能力。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，避免因違法違規行為引發法律風險。六、采購信息管理（一）信息收集1.采購部門負責收集與采購活動相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規信息等。2.信息收集渠道包括網絡平臺、行業報告、供應商提供、政府部門發布等。（二）信息整理與分析1.采購部門對收集到的信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。2.定期對采購信息進行分析，為采購決策提供參考依據。分析內容包括市場價格走勢、供應商動態、采購成本變化等。（三）信息共享1.采購信息數據庫應實現內部共享，采購部門、需求部門、財務部門、法務部門等相關部門可以根據工作需要查詢和使用采購信息。2.對于涉及公司商業機密的采購信息，應嚴格保密，防止信息泄露。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：考核采購物資或服務的實際采購價格與預算價格的差異率。2.采購質量：考核采購物資或服務的質量合格率。3.交貨期：考核供應商按時交貨的比例。4.售后服務：考核供應商提供售后服務的及時性和滿意度。5.采購效率：考核采購項目從需求提出到合同簽訂的時間周期。（二）評估方法1.定期對采購績效進行評估，評估周期可以為月度、季度或年度。2.采用定量與定性相結合的評估方法，對采購績效評估指標進行量化評分，并結合采購工作的實際情況進行定性評價。（三）評估結果應用1.根據采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于采