互聯(lián)網(wǎng)公司公章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司所有部門及全體員工。定義本制度所指公章包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章。公章的刻制與啟用公章刻制1.因工作需要刻制公章，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，由行政部門統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。4.刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將新刻公章的印模留存?zhèn)浒福⒐乱平唤o專人保管。公章啟用1.新刻公章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《公章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、公章名稱、保管人等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，行政部門應(yīng)發(fā)布公章啟用通知，明確公章啟用日期、使用范圍、審批流程等事項(xiàng)。4.公章啟用后，保管人應(yīng)在公章使用登記簿上進(jìn)行首次登記，并注明啟用日期。公章的保管保管原則1.專人保管：公章實(shí)行專人保管制度，確保公章的安全與保密。2.分開保管：公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人名章應(yīng)分別由不同人員保管，不得由同一人兼任。3.妥善保管：保管人應(yīng)將公章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜，并設(shè)置必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保管人職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章的安全與完好。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用范圍和審批流程使用公章，不得擅自使用公章。3.對(duì)公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息，并妥善保管公章使用登記簿。4.定期對(duì)保管的公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)措施。5.離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)將所保管的公章及相關(guān)資料交接給指定的接班人，并辦理交接手續(xù)。保管地點(diǎn)變更1.因工作需要變更公章保管地點(diǎn)，由保管人提出申請(qǐng)，填寫《公章保管地點(diǎn)變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更后的保管地點(diǎn)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，保管人應(yīng)按照審批意見辦理公章交接手續(xù)，并在公章使用登記簿上注明保管地點(diǎn)變更情況。公章的使用使用范圍1.公司公章：用于以公司名義對(duì)外發(fā)布的正式文件、函件、報(bào)告、通知等；簽訂各類合同、協(xié)議；辦理公司相關(guān)資質(zhì)、證照、榮譽(yù)證書等手續(xù)；代表公司參加各類會(huì)議、活動(dòng)等。2.合同專用章：用于簽訂公司各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人名章：用于公司法定代表人授權(quán)辦理的相關(guān)業(yè)務(wù)，如銀行開戶、支票簽發(fā)等。使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用公章的事由、文件名稱、文號(hào)、合同編號(hào)等信息，并加蓋部門公章或個(gè)人簽字。2.審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的合同等，需報(bào)公司法定代表人審批。3.登記：保管人在收到經(jīng)審批的申請(qǐng)表后，對(duì)公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，并注明使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。4.用印：保管人按照申請(qǐng)表上的批準(zhǔn)意見，在相應(yīng)文件或合同上加蓋公章，并確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰。5.留存：用印完成后，保管人應(yīng)將《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件存檔保管，以備查閱。特殊情況使用1.緊急情況下，如因不可抗力或其他特殊原因無(wú)法按照正常流程審批使用公章時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)或公司法定代表人，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地簽訂合同或辦理其他業(yè)務(wù)需要使用公章的，可通過傳真、掃描等方式將審批后的《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件發(fā)送給保管人，保管人在核實(shí)無(wú)誤后，按照規(guī)定加蓋公章，并將蓋章后的文件傳真或掃描回使用部門或個(gè)人。公章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，需要停用公章時(shí)，由行政部門提出申請(qǐng)，填寫《公章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用公章名稱等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，行政部門應(yīng)發(fā)布公章停用通知，明確停用日期、停用公章名稱等事項(xiàng)，并通知各部門及相關(guān)人員。4.公章停用后，保管人應(yīng)將公章妥善封存，并在公章使用登記簿上注明停用日期。銷毀1.對(duì)于不再使用或已損壞的公章，由行政部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀原因、銷毀公章名稱等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司法定代表人審批。3.審批通過后，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公章銷毀工作，并確保銷毀過程的安全與保密。4.公章銷毀時(shí)，應(yīng)至少有兩名以上工作人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。5.銷毀完成后，行政部門應(yīng)將《公章銷毀申請(qǐng)表》、《公章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔保管。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保公章使用流程規(guī)范、保管安全。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)，重點(diǎn)檢查公章使用的合規(guī)性、合理性等方面。3.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門公章使用情況負(fù)有監(jiān)督管理責(zé)任，應(yīng)定期檢查本部門公章使用登記情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)在公章管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格執(zhí)行制度的部門和個(gè)人，公