公司檔案資料室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案資料室的管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及涉及公司檔案資料查閱、借閱、使用的外部人員。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案資料室對各類檔案資料實行集中統一管理，確保檔案資料的系統性和完整性。2.分類科學原則：按照檔案資料的來源、內容、形式等因素進行科學分類，便于查找、利用和管理。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失，嚴格遵守保密規定。4.高效利用原則：充分發揮檔案資料的作用，為公司的各項工作提供及時、準確的信息支持，提高工作效率。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、董事會決議、股東會決議等；公司各類行政管理制度、規定、辦法；公司年度工作計劃、總結、報告等；公司對外發文、收文、內部文件等；公司證照、資質證書、榮譽證書等。2.人事檔案：員工入職、離職、調動、晉升、降職等相關手續文件；員工勞動合同、保密協議、培訓協議等；員工績效考核記錄、工資福利發放記錄、考勤記錄等；員工培訓檔案、職業發展規劃檔案等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料；財務預算、決算報告；資金籌集、使用、管理相關文件；稅務申報、繳納記錄等。4.業務檔案：公司各類業務合同、協議；項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目總結等；市場調研資料、客戶資料、銷售數據等；產品研發資料、技術方案、工藝文件等。5.其他檔案：公司大事記、重要活動記錄；審計報告、法務文件；與公司相關的其他重要文件和資料。（二）編號對每一類檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號采用數字與字母相結合的方式，例如：1.行政檔案：AD00100001，其中“AD”表示行政檔案，“001”表示行政檔案下的一級分類代碼（如公司文件類為001，公司證照類為002等），“00001”表示該具體檔案在所屬分類中的順序號。2.人事檔案：HR00100001，“HR”表示人事檔案，“001”表示人事檔案下的一級分類代碼（如員工入職檔案為001，員工績效考核檔案為002等），“00001”表示該具體檔案在所屬分類中的順序號。3.財務檔案：FI00100001，“FI”表示財務檔案，“001”表示財務檔案下的一級分類代碼（如會計憑證類為001，財務報表類為002等），“00001”表示該具體檔案在所屬分類中的順序號。4.業務檔案：OP00100001，“OP”表示業務檔案，“001”表示業務檔案下的一級分類代碼（如業務合同類為001，項目資料類為002等），“00001”表示該具體檔案在所屬分類中的順序號。5.其他檔案：OT00100001，“OT”表示其他檔案，“001”表示其他檔案下的一級分類代碼（如公司大事記類為001，法務文件類為002等），“00001”表示該具體檔案在所屬分類中的順序號。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地移交至檔案資料室。2.檔案資料形成部門在工作過程中應及時將辦理完畢的文件、資料進行整理、分類，定期移交至檔案資料室。3.對于外部接收的文件、資料，如政府部門文件、合作單位往來文件等，由公司辦公室統一接收，并及時轉交給相關部門進行初步登記，然后按照檔案管理要求移交至檔案資料室。（二）整理1.檔案資料室工作人員對接收的檔案資料進行統一整理，按照分類標準進行分類、編號、編目。2.對每份檔案資料進行裝訂、編頁，確保檔案資料的整齊、規范。3.編制檔案資料目錄，詳細記錄檔案資料的編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。四、檔案資料的保管（一）保管環境1.檔案資料室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案資料的安全保存。2.檔案資料室應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案資料應按照不同類別、保管期限分別存放于專用的檔案柜中，并在檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息。2.對于重要的檔案資料，應采用紙質檔案與電子檔案同時保存的方式，電子檔案應進行定期備份，并存儲于不同的介質和地點。3.對檔案資料的存放位置應建立詳細的索引，便于快速查找。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限根據國家有關規定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。2.具體保管期限如下：行政檔案：公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、董事會決議、股東會決議等永久保管；公司年度工作計劃、總結、報告等保管期限為長期；公司對外發文、收文、內部文件等保管期限根據文件性質和實際需要確定，重要文件可永久保管，一般性文件保管期限為短期。人事檔案：員工入職、離職、調動、晉升、降職等相關手續文件，勞動合同、保密協議、培訓協議等永久保管；員工績效考核記錄、工資福利發放記錄、考勤記錄等保管期限為長期；員工培訓檔案、職業發展規劃檔案等保管期限根據實際情況確定，一般保管期限為短期至長期。財務檔案：會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料保管期限為永久；財務預算、決算報告保管期限為長期；資金籌集、使用、管理相關文件保管期限根據實際需要確定，重要文件可永久保管，一般性文件保管期限為短期。業務檔案：公司各類業務合同、協議保管期限根據合同約定和實際需要確定，一般為長期至永久；項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目總結等保管期限為長期；市場調研資料、客戶資料、銷售數據等保管期限根據實際情況確定，一般保管期限為短期至長期；產品研發資料、技術方案、工藝文件等保管期限根據實際需要確定，重要文件可永久保管，一般性文件保管期限為短期。其他檔案：公司大事記、重要活動記錄永久保管；審計報告、法務文件保管期限根據實際情況確定，重要文件可永久保管，一般性文件保管期限為短期。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部員工因工作需要查閱檔案資料的，應填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱檔案資料的名稱、編號、查閱原因等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到檔案資料室查閱。2.檔案資料室工作人員根據查閱申請表提供檔案資料，并在查閱過程中進行現場監督，查閱人員不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案資料室，檔案資料室工作人員對歸還的檔案資料進行核對，確認無誤后在查閱申請表上簽字。（二）借閱1.公司內部員工因工作需要借閱檔案資料的，應填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱檔案資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人簽字批準后，報檔案資料室負責人審批。2.檔案資料室負責人根據借閱申請表的內容進行審核，對于重要檔案資料的借閱，應報公司主管領導批準。審核批準后，檔案資料室工作人員按照規定辦理借閱手續。3.借閱人員應按照批準的借閱期限及時歸還檔案資料，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案資料內容，如因保管不善造成檔案資料損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個人因工作需要查閱、借閱公司檔案資料的，應填寫《外部人員檔案資料查閱/借閱申請表》，提供單位介紹信、身份證明等相關材料，注明查閱、借閱檔案資料的名稱、編號、查閱/借閱原因、查閱/借閱期限等信息，經公司相關部門負責人審核，報公司主管領導批準后，方可到檔案資料室查閱、借閱。2.外部人員查閱、借閱檔案資料時，檔案資料室應安排專人陪同，并按照公司內部查閱、借閱規定進行操作。3.外部人員查閱、借閱檔案資料后，應嚴格遵守保密規定，不得將檔案資料用于與查閱、借閱目的無關的其他用途，如需復制檔案資料，應按照公司相關規定辦理審批手續。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案資料室應定期對保管的檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.鑒定工作由檔案資料室負責人組織，相關部門人員參加，對檔案資料逐一進行審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應包括檔案資料的名稱、編號、形成時間、內容摘要、保管期限、鑒定結論等信息，并填寫《檔案資料鑒定表》。（二）銷毀1.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案資料，經鑒定批準后，由檔案資料室進行銷毀處理。2.銷毀檔案資料時，應填寫《檔案資料銷毀申請表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經檔案資料室負責人審核，報公司主管領導批準后，指定專人負責銷毀。3.銷毀檔案資料應采用適當的方式進行，確保檔案資料無法恢復，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由監銷人員簽字確認。4.嚴禁將應銷毀的檔案資料出售或轉作他用。七、檔案資料的信息化管理（一）檔案資料數字化1.對具有保存價值的檔案資料進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案資料的信息化管理和資源共享。2.檔案資料數字化應按照國家有關標準和規范進行操作，確保數字化檔案資料的質量和安全性。3.數字化檔案資料應與紙質檔案資料具有同等效力，并進行定期備份，存儲于不同的介質和地點。（二）電子檔案管理系統1.建立電子檔案管理系統，實現檔案資料的在線查閱、借閱、檢索、統計等功能，提高檔案資料的利用效率。2.電子檔案管理系統應具備用戶權限管理、數據加密存儲、操作日志記錄等安全功能，確保電子檔案資料的安全。3.檔案資料室工作人員應定期對電子檔案管理系統進行維護和更新，確保系統的正常運行和數據的準確性。八、檔案資料管理的監督與考核（一）監督1.公司辦公室負責對檔案資料室的日常管理工作進行監督檢查，確保檔案資料的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作符合本制度的規定。2.定期對檔案資料室的環境設施、安全防護措施等進行檢查，發現問題及