公司業務訂單管理制度一、總則（一）目的為了規范公司業務訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單執行的準確性和及時性，保障公司業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有業務訂單的管理，包括但不限于銷售訂單、采購訂單、服務訂單等。（三）基本原則1.流程規范原則：訂單管理遵循標準化、規范化的流程，確保各個環節有序進行。2.權責明確原則：明確各部門及人員在訂單管理中的職責和權限，避免職責不清導致的工作失誤。3.風險控制原則：對訂單執行過程中的風險進行識別、評估和控制，保障公司利益。4.客戶導向原則：以滿足客戶需求為出發點，提高客戶滿意度。二、訂單的分類與定義（一）銷售訂單1.定義：公司與客戶簽訂的，明確銷售產品或服務的品種、數量、價格、交貨期等條款的書面協議。2.分類：根據銷售產品或服務的性質、金額大小等因素，可分為普通銷售訂單、大額銷售訂單、長期銷售訂單等。（二）采購訂單1.定義：公司向供應商下達的，要求提供原材料、零部件、設備等物資的書面指令。2.分類：按照采購物資的類別、采購周期等，可分為常規采購訂單、緊急采購訂單、戰略采購訂單等。（三）服務訂單1.定義：公司與客戶簽訂的，提供各類服務的協議，包括但不限于技術服務、售后服務、咨詢服務等。2.分類：根據服務內容和性質，可分為技術支持服務訂單、維修保養服務訂單、項目咨詢服務訂單等。三、訂單管理流程（一）訂單的接收與錄入1.客戶咨詢與需求溝通銷售部門負責與客戶進行溝通，了解客戶的產品或服務需求，解答客戶疑問。對于客戶提出的特殊要求，銷售部門應及時記錄，并與相關部門進行溝通協調。2.訂單信息整理銷售部門根據與客戶溝通的結果，整理訂單信息，包括客戶名稱、聯系方式、產品或服務明細、數量、價格、交貨期等。確保訂單信息準確無誤，如有疑問及時與客戶核實。3.訂單錄入系統將整理好的訂單信息錄入公司的訂單管理系統，生成正式的訂單編號。訂單錄入系統后，系統自動將訂單信息發送至相關部門，如生產部門、采購部門、物流部門等。（二）訂單的審核1.銷售部門審核銷售部門對錄入系統的訂單進行初步審核，主要審核訂單信息的完整性、準確性以及客戶信用情況。對于客戶信用存在問題的訂單，銷售部門應及時與客戶溝通，要求客戶提供擔保或采取其他風險防范措施。2.財務部門審核財務部門對訂單的價格、付款方式、結算周期等財務條款進行審核。確保訂單的財務條款符合公司的財務政策和相關法律法規要求，避免財務風險。3.其他相關部門審核根據訂單的具體情況，可能需要生產部門、采購部門、物流部門等相關部門進行審核。生產部門審核訂單的產品生產可行性、產能安排等；采購部門審核訂單的采購需求、供應商選擇等；物流部門審核訂單的交貨期、運輸方式等。（三）訂單的下達與執行1.訂單下達經過審核后的訂單，由銷售部門負責下達給相關部門執行。下達訂單時，應明確訂單的執行要求、時間節點、質量標準等。2.生產訂單執行生產部門根據銷售訂單的要求，制定生產計劃，安排生產任務。確保生產過程的順利進行，嚴格控制產品質量，按時完成生產任務。生產過程中如出現問題，應及時與銷售部門、質量部門等溝通協調，采取相應的解決措施。3.采購訂單執行采購部門根據訂單的采購需求，選擇合適的供應商，下達采購訂單。跟蹤采購訂單的執行情況，確保供應商按時、按質、按量提供物資。對于采購過程中出現的問題，如供應商交貨延遲、物資質量不合格等，應及時與供應商協商解決，并向相關部門匯報。4.服務訂單執行服務部門根據服務訂單的要求，制定服務計劃，安排服務人員提供服務。確保服務質量，及時響應客戶需求，解決客戶問題。服務完成后，服務部門應及時向客戶反饋服務情況，并請客戶簽字確認。（四）訂單的跟蹤與監控1.建立訂單跟蹤機制各相關部門應建立訂單跟蹤臺賬，對訂單的執行情況進行實時跟蹤記錄。明確訂單跟蹤的責任人，確保訂單跟蹤工作落實到具體人員。2.定期匯報訂單執行情況各相關部門應定期向銷售部門匯報訂單的執行情況，如生產進度、采購進度、服務進度等。銷售部門匯總各部門的訂單執行情況后，定期向公司管理層匯報。3.及時解決訂單執行中的問題在訂單跟蹤過程中，如發現問題應及時分析原因，并采取相應的解決措施。對于重大問題，應及時召開專題會議，協調各部門共同解決。（五）訂單的變更與取消1.訂單變更客戶提出訂單變更需求時，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更的具體內容和原因。銷售部門評估訂單變更對公司的影響，并與相關部門進行溝通協調。如訂單變更涉及價格調整、交貨期變更等，需經財務部門、生產部門、采購部門等相關部門審核同意后，方可辦理變更手續。訂單變更后，銷售部門應及時通知相關部門，并更新訂單管理系統中的訂單信息。2.訂單取消客戶提出訂單取消需求時，銷售部門應及時與客戶溝通，了解取消的原因。銷售部門評估訂單取消對公司的影響，并與相關部門進行溝通協調。如訂單取消涉及已采購物資、已生產產品等，需經相關部門確認后，方可辦理取消手續。訂單取消后，銷售部門應及時通知相關部門，并在訂單管理系統中進行相應處理。（六）訂單的結算與收款1.訂單結算財務部門根據訂單的約定，及時與客戶進行結算。結算方式包括現金結算、銀行轉賬、支票等，具體結算方式按照訂單約定執行。財務部門在結算過程中，應確保結算金額準確無誤，相關票據齊全。2.訂單收款銷售部門負責跟蹤訂單的收款情況，及時與客戶溝通催款。對于逾期未付款的客戶，銷售部門應采取相應的催款措施，如發送催款函、電話溝通等。如客戶長期拖欠貨款，銷售部門應及時向公司管理層匯報，并配合財務部門采取法律手段追討貨款。四、訂單管理各部門職責（一）銷售部門1.負責與客戶溝通，了解客戶需求，接收客戶訂單，并整理訂單信息錄入系統。2.對訂單進行初步審核，包括客戶信用情況、訂單信息完整性等。3.下達訂單給相關部門，并跟蹤訂單執行情況，及時向客戶反饋訂單進展。4.負責與客戶溝通訂單變更、取消等事宜，并協調相關部門進行處理。5.跟蹤訂單收款情況，及時與客戶溝通催款。（二）生產部門1.根據銷售訂單的要求，制定生產計劃，安排生產任務。2.確保生產過程的順利進行，嚴格控制產品質量，按時完成生產任務。3.及時向銷售部門反饋生產進度，如出現生產問題及時溝通解決。（三）采購部門1.根據訂單的采購需求，選擇合適的供應商，下達采購訂單。2.跟蹤采購訂單的執行情況，確保供應商按時、按質、按量提供物資。3.及時向銷售部門反饋采購進度，如出現采購問題及時溝通解決。（四）物流部門1.根據訂單的交貨期和運輸要求，安排物流配送。2.確保貨物安全、及時送達客戶手中，并及時向銷售部門反饋物流信息。（五）質量部門1.對生產過程中的產品質量進行檢驗和監督，確保產品符合質量標準。2.對采購物資的質量進行檢驗，如發現質量問題及時與采購部門溝通解決。（六）財務部門1.對訂單的價格、付款方式、結算周期等財務條款進行審核。2.負責訂單的結算工作，確保結算金額準確無誤，相關票據齊全。3.跟蹤訂單收款情況，協助銷售部門進行催款。五、訂單管理的風險控制（一）客戶信用風險1.建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行定期評估。2.對于信用狀況不佳的客戶，采取風險防范措施，如要求客戶提供擔保、縮短付款期限等。3.加強對客戶信用的跟蹤管理，及時發現客戶信用變化情況，調整風險防范措施。（二）訂單執行風險1.各相關部門應嚴格按照訂單管理流程執行訂單，確保訂單執行的準確性和及時性。2.加強訂單跟蹤與監控，及時發現訂單執行過程中的問題，并采取相應的解決措施。3.建立應急預案，應對可能出現的訂單執行風險，如自然災害、供應商破產等。（三）財務風險1.財務部門應嚴格審核訂單的財務條款，確保符合公司財務政策和相關法律法規要求。2.加強對訂單收款的管理，及時跟蹤收款情況，采取有效措施催款，避免壞賬損失。3.定期對公司的財務狀況進行分析，評估訂單管理對公司財務的影響，及時調整財務管理策略。六、訂單管理的信息化建設（一）建立訂單管理系統1.公司應建立完善的訂單管理系統，實現訂單信息的集中管理和共享。2.訂單管理系統應具備訂單錄入、審核、下達、執行、跟蹤、變更、取消、結算等功能模塊，提高訂單管理效率。（二）系統數據維護與管理1.明確訂單管理系統的數據維護責任人，定期對系統數據進行備份，確保數據安全。2.及時更新系統中的訂單信息，保證數據的準確性和及時性。3.對系統數據進行定期分析，為公司的訂單管理決策提供數據支持。（三）系統與其他系統的集成1.訂單管理系統應與公司的其他相關系統進行集成，如生產管理系統、采購管理系統、財務管理系統等。2.實現訂單信息在各系統之間的自動傳遞和共享，提高公司整體運營效率。七、訂單管理的考核與獎懲（一）考核指標1.訂單處理及時率：考核訂單從接收至下達的時間是否符合規定要求。2.訂單執行準確率：考核訂單執行過程中產品質量、交貨期等是否符合訂單要求。3.客戶滿意度：通過客戶反饋評價訂單管理工作的質量和客戶滿意度。4.訂單收款率：考核訂單的收款情況，確保公司資金及時回籠。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對各部門