外貿公司應收款管理制度一、總則（一）目的為加強外貿公司應收款管理，規范應收款的日常核算與監控，確保公司資金安全，加速資金周轉，提高資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各業務部門與客戶發生的應收款項管理，包括出口銷售貨款、服務費用等各類應收款項。（三）職責分工1.銷售部門負責與客戶溝通洽談業務，簽訂銷售合同，確保合同條款明確、合理，避免潛在的收款風險。及時跟進訂單執行情況，協調解決客戶提出的問題，確保按時、按質、按量交付貨物或提供服務。負責應收款項的催收工作，定期與客戶對賬，及時反饋收款進展情況，對逾期款項采取有效措施進行催收。2.財務部門負責應收款項的賬務處理，準確記錄應收款項的發生、收回及核銷情況，確保賬目清晰、準確。定期對應收款項進行賬齡分析，提供應收款項的相關數據和分析報告，為公司決策提供依據。協助銷售部門進行應收款項的催收工作，提供必要的財務支持和建議。3.信用管理部門（如有）負責對客戶進行信用評估，建立客戶信用檔案，制定客戶信用額度和信用期限。定期對客戶信用狀況進行跟蹤和評估，根據客戶信用變化情況及時調整信用額度和信用期限。參與重大銷售合同的評審，對應收款項的風險進行評估，并提出風險防范建議。二、應收款的核算與管理（一）應收款的確認1.銷售貨物或提供服務后，在滿足以下條件時確認應收款項：公司已將商品所有權上的主要風險和報酬轉移給購貨方；公司既沒有保留通常與所有權相聯系的繼續管理權，也沒有對已售出的商品實施有效控制；收入的金額能夠可靠地計量；相關的經濟利益很可能流入公司；相關的已發生或將發生的成本能夠可靠地計量。2.對于出口銷售業務，在貨物報關出口并取得提單等相關貨運單據后，確認應收款項。（二）應收款的計量應收款項按照合同或協議價款的公允價值計量。對于存在現金折扣的銷售業務，按照扣除現金折扣前的金額確定銷售商品收入金額，現金折扣在實際發生時計入當期財務費用。（三）應收款的賬務處理1.財務部門根據銷售合同、發票、貨運單據等相關資料，及時編制記賬憑證，記錄應收款項的增加。借：應收賬款客戶名稱貸：主營業務收入應交稅費應交增值稅（銷項稅額）2.收到客戶款項時，根據銀行收款回單等相關資料，編制記賬憑證，記錄應收款項的減少。借：銀行存款貸：應收賬款客戶名稱3.對于因銷售退回、折讓等原因導致應收款項減少的情況，財務部門根據相關審批文件和原始憑證，編制記賬憑證進行賬務處理。借：主營業務收入應交稅費應交增值稅（銷項稅額）貸：應收賬款客戶名稱4.對于壞賬損失的處理，按照公司壞賬管理制度執行。經批準核銷壞賬時，財務部門編制記賬憑證。借：壞賬準備貸：應收賬款客戶名稱（四）應收款的日常管理1.銷售部門應建立應收款項臺賬，詳細記錄每筆應收款項的客戶名稱、合同編號、金額、賬齡、收款情況等信息，并定期與財務部門核對賬目，確保賬賬相符。2.財務部門應定期對應收款項進行清理和核對，及時發現和解決賬目差異問題。每月末編制應收款項明細表，向銷售部門提供應收款項的余額、賬齡等情況，協助銷售部門進行款項催收。3.信用管理部門（如有）應定期對客戶信用狀況進行評估和監控，根據客戶經營情況、財務狀況等變化，及時調整客戶信用額度和信用期限，并將相關信息通知銷售部門和財務部門。三、應收款的催收管理（一）催收原則1.及時性原則：銷售部門應在應收款項到期前主動與客戶溝通，提醒客戶按時付款，確保款項及時收回。2.有效性原則：針對不同客戶、不同逾期情況，采取有效的催收措施，如電話催收、郵件催收、上門催收、法律訴訟等，確保催收工作取得實效。3.持續性原則：應收款項催收工作應持續進行，直至款項全部收回或按照公司規定進行壞賬處理。（二）催收流程1.逾期提醒當應收款項臨近到期日時，銷售部門應提前[X]天通過電話、郵件等方式提醒客戶付款。提醒內容應包括應收款項的金額、到期日、付款方式等信息。對于首次逾期的客戶，銷售部門應在逾期后的[X]個工作日內再次與客戶溝通，了解逾期原因，并要求客戶盡快安排付款。2.常規催收若客戶在逾期后仍未付款，銷售部門應根據客戶逾期情況采取不同的催收措施。對于逾期時間較短（[X]天以內）的客戶，可通過電話、郵件等方式進行溫和催收，向客戶說明逾期付款對公司造成的影響，要求客戶盡快付款。對于逾期時間較長（[X]天以上）的客戶，銷售部門應安排專人上門催收或發送正式催款函，明確告知客戶逾期付款的后果，并要求客戶在規定時間內付款。3.重點催收對于逾期時間較長且金額較大的重點客戶，銷售部門應成立專項催收小組，制定詳細的催收方案，加大催收力度。專項催收小組可采取多種催收方式相結合的方法，如與客戶高層溝通、尋求第三方協助、通過法律途徑解決等，確保款項盡快收回。4.法律訴訟若其他催收方式均無效，且應收款項金額較大、客戶惡意拖欠的情況下，公司應及時啟動法律訴訟程序，通過法律手段維護公司合法權益。法律訴訟前，公司應收集充分的證據，包括銷售合同、發票、貨運單據、催款記錄等，委托專業律師進行訴訟準備。在法律訴訟過程中，公司應積極配合律師工作，及時提供相關信息和資料，確保訴訟順利進行。（三）催收記錄與報告1.銷售部門應建立應收款項催收記錄檔案，詳細記錄每次催收的時間、方式、對象、內容、結果等信息。催收記錄應妥善保存，以備查閱。2.銷售部門應定期向財務部門和公司管理層報告應收款項催收情況，報告內容包括逾期款項的客戶名稱、金額、賬齡、催收進展、下一步催收計劃等信息。對于重大逾期款項或催收困難的款項，應及時向公司管理層匯報，并提出解決方案和建議。四、應收款的風險評估與控制（一）風險評估1.信用管理部門（如有）應定期對客戶進行信用評估，評估內容包括客戶的經營狀況、財務狀況、信用記錄、市場競爭力等方面。2.根據客戶信用評估結果，確定客戶信用等級，劃分信用額度和信用期限。信用等級分為優秀、良好、一般、較差、差五個等級，不同信用等級對應的信用額度和信用期限如下：優秀：信用額度[X]萬元，信用期限[X]天；良好：信用額度[X]萬元，信用期限[X]天；一般：信用額度[X]萬元，信用期限[X]天；較差：信用額度[X]萬元，信用期限[X]天；差：原則上不給予信用額度，要求現款現貨。3.定期對客戶信用狀況進行跟蹤和評估，根據客戶經營情況、財務狀況等變化，及時調整客戶信用等級、信用額度和信用期限。（二）風險控制措施1.對于信用等級較低的客戶，銷售部門應采取更為謹慎的銷售策略，如要求客戶提供擔保、增加預付款比例、縮短信用期限等，以降低收款風險。2.加強對銷售合同的審核管理，確保合同條款明確、合理，特別是關于付款方式、付款期限、違約責任等條款，避免因合同漏洞導致收款風險。3.建立應收款項預警機制，根據應收款項的賬齡、金額等因素設定預警指標。當應收款項達到預警指標時，及時發出預警信號，提醒銷售部門和相關部門采取措施加強催收和風險控制。4.定期對應收款項進行風險排查，對可能存在的風險因素進行分析和評估，并制定相應的風險應對措施。對于重大風險事項，及時向公司管理層匯報，共同研究解決方案。五、壞賬管理（一）壞賬的確認符合下列條件之一的應收款項，確認為壞賬：1.債務人依法宣告破產、關閉、解散、被撤銷，或者被依法注銷、吊銷營業執照，其清算財產不足清償的；2.債務人死亡，或者依法被宣告失蹤、死亡，其財產或者遺產不足清償的；3.債務人逾期[X]年以上未清償，且有確鑿證據證明已無力清償債務的；4.與債務人達成債務重組協議或法院批準破產重整計劃后，無法追償的；5.因自然災害、戰爭等不可抗力導致無法收回的；6.國務院財政、稅務主管部門規定的其他條件。（二）壞賬的審批1.對于擬確認為壞賬的應收款項，由銷售部門提出書面申請，詳細說明壞賬形成的原因、過程及相關證據材料。2.財務部門對銷售部門提交的壞賬申請進行審核，核實應收款項的賬面余額、賬齡、催收情況等信息，并出具審核意見。3.壞賬申請經財務部門審核通過后，報公司管理層審批。公司管理層根據壞賬申請的具體情況，進行綜合評估和決策，批準后方可進行壞賬處理。4.對于金額較大的壞賬損失，需經公司董事會審議通過后，方可進行處理。（三）壞賬的賬務處理經批準核銷的壞賬，財務部門按照公司財務制度的規定進行賬務處理，沖減壞賬準備和應收賬款。借：壞賬準備貸：應收賬款客戶名稱（四）壞賬的后續管理1.已核銷的壞賬在以后期間又收回的，應及時入賬，恢復應收賬款和壞賬準備。借：應收賬款客戶名稱貸：壞賬準備借：銀行存款貸：應收賬款客戶名稱2.建立壞賬備查簿，詳細記錄壞賬的核銷情況、后續收回情況等信息，以備查閱和審計。六、考核與獎懲（一）考核指標1.應收款項回收率：考核銷售部門應收款項的實際收回情況，計算公式為：應收款項回收率=實際收回金額/應收款項余額×100%。2.逾期應收款項占比：考核逾期應收款項在應收款項總額中所占的比例，計算公式為：逾期應收款項占比=逾期應收款項余額/應收款項余額×100%。3.壞賬率：考核公司壞賬損失的發生情況，計算公式為：壞賬率=壞賬損失金額/應收款項余額×100%。（二）考核周期考核周期為自然年度，每年末對各業務部門的應收款管理工作進行考核評價。（三）獎懲措施1.對于應收款管理工作表現優秀的業務部門和個人，公司給予以下獎勵：通報表揚；給予一定金額的獎金獎勵；在晉升、評優等方面予以優先考慮。2.對于應收款管理工作不力，導致公司資金損失或產生較大風險的業務部