it耗材管理制度一、總則1.目的為加強公司IT耗材的管理，規范IT耗材的采購、使用、庫存等環節，提高IT耗材的使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在辦公過程中使用的IT耗材，包括但不限于打印機墨盒、硒鼓、打印紙、復印紙、電腦配件（如鼠標、鍵盤、U盤等）、移動硬盤、網絡設備配件等。3.職責分工行政部門負責IT耗材的統一采購、驗收、入庫、保管及發放工作。定期對IT耗材的庫存進行盤點，確保賬實相符。制定IT耗材的庫存管理制度，優化庫存結構，避免積壓或缺貨。負責與IT耗材供應商建立良好的合作關系，爭取有利的采購價格和服務條款。使用部門負責本部門IT耗材的領用申請，并指定專人負責領用和管理。合理使用IT耗材，避免浪費，如發現耗材使用異常情況及時向行政部門反饋。配合行政部門做好IT耗材的盤點工作。財務部門負責IT耗材采購費用的審核與報銷工作。定期對IT耗材的費用支出進行統計和分析，為成本控制提供數據支持。二、采購管理1.采購計劃制定行政部門應根據公司各部門IT耗材的使用情況、庫存狀況以及業務發展需求，每月末制定次月的IT耗材采購計劃。采購計劃應詳細列出各類IT耗材的名稱、規格、型號、預計數量等信息。各部門如有特殊的IT耗材需求或預計用量發生較大變化時，應提前向行政部門提交書面申請，行政部門據此對采購計劃進行調整。2.供應商選擇與管理行政部門負責建立IT耗材供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。優先選擇具有良好口碑、產品質量可靠、價格合理且能提供優質售后服務的供應商。定期對供應商進行考核，考核內容包括交貨及時性、產品質量合格率、售后服務響應速度等。對于考核不合格的供應商，行政部門應及時與其溝通并要求整改，如整改后仍不符合要求，應考慮更換供應商。3.采購流程采購人員根據批準的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確IT耗材的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。供應商應按照采購訂單的要求及時組織發貨，并在發貨后及時通知行政部門。行政部門在收到貨物后，應按照采購訂單的內容進行驗收。驗收合格的IT耗材，行政部門應及時辦理入庫手續；驗收不合格的IT耗材，應及時與供應商聯系，要求其退換貨或采取其他補救措施。三、庫存管理1.入庫管理采購的IT耗材到貨后，行政部門倉庫管理人員應依據采購訂單和送貨單對貨物的名稱、規格、型號、數量、質量等進行仔細核對。核對無誤后，倉庫管理人員應填寫入庫單，注明IT耗材的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息，并簽字確認。入庫單一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門記賬，一聯交采購部門備查。對于貴重或易損的IT耗材，如高端打印機墨盒、大容量移動硬盤等，應單獨存放，并建立詳細的庫存臺賬，記錄其出入庫情況。2.存儲管理IT耗材應存放在干燥、通風、安全的倉庫內，避免受潮、受熱、變質或損壞。按照IT耗材的類別、規格、型號等進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。定期對庫存的IT耗材進行檢查，查看是否有損壞、過期等情況。對于發現的問題IT耗材，應及時清理并記錄，上報行政部門負責人。3.出庫管理各部門因工作需要領用IT耗材時，應填寫IT耗材領用申請表，注明領用日期、部門、領用人、IT耗材名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準后，到行政部門倉庫領取。倉庫管理人員根據批準的IT耗材領用申請表，按照先進先出的原則發放IT耗材，并在領用申請表上簽字確認。同時，更新庫存臺賬，記錄IT耗材的出庫日期、數量等信息。對于限量領用的IT耗材，如某些特殊型號的打印機墨盒，倉庫管理人員應嚴格按照規定的限量進行發放，不得超量領用。4.盤點管理行政部門應定期對IT耗材進行盤點，盤點周期為每季度一次。盤點時，倉庫管理人員應根據庫存臺賬逐一核對實物，確保賬實相符。盤點結束后，倉庫管理人員應編制IT耗材盤點報告，詳細說明盤點情況，包括賬實差異、差異原因分析等。如發現賬實不符，應及時查明原因，并采取相應的措施進行調整。對于盤盈或盤虧的IT耗材，應按照公司的財務制度進行處理。盤盈的IT耗材應及時入賬，盤虧的IT耗材應查明原因，屬于正常損耗的，經批準后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。四、使用管理1.領用規定各部門應指定專人負責IT耗材的領用和管理，領用人應嚴格按照批準的IT耗材領用申請表領取IT耗材，不得私自多領或冒領。領用人在領取IT耗材時，應對所領耗材的數量、質量等進行檢查，如發現問題應及時與倉庫管理人員溝通解決。對于共享使用的IT耗材，如打印機、復印機等，使用部門應合理安排使用時間，提高設備的使用效率，避免浪費。2.使用要求員工應正確使用IT耗材，按照操作規程進行操作，避免因操作不當造成耗材損壞或浪費。在使用打印紙、復印紙等紙張類耗材時，應雙面使用，減少紙張浪費。對于可重復使用的文件，應盡量采用電子文檔形式保存，減少紙質文件的打印和復印。對于打印機墨盒、硒鼓等耗材，應在使用壽命結束后及時更換，避免因過度使用導致打印質量下降或設備損壞。同時，鼓勵員工對墨盒、硒鼓等進行加粉或回收再利用，降低使用成本。電腦配件等IT耗材在使用過程中如發現故障或損壞，應及時報告行政部門，由行政部門安排維修或更換，不得自行拆卸或維修，以免造成更大的損失。3.節約與環保全體員工應樹立節約意識，養成節約使用IT耗材的良好習慣，杜絕浪費現象。行政部門應加強對IT耗材節約使用的宣傳和培訓，提高員工的節約意識和環保意識。鼓勵員工積極參與公司的節能減排活動，推廣使用環保型IT耗材，減少對環境的污染。五、費用管理1.預算管理財務部門應根據公司的經營目標和IT耗材的使用情況，每年編制IT耗材費用預算。預算應包括各類IT耗材的采購費用、庫存管理費用、維修費用等。IT耗材費用預算經公司領導審批后，作為年度費用控制的依據。行政部門應嚴格按照預算控制IT耗材的采購和使用，如遇特殊情況需要超出預算的，應提前向財務部門申請追加預算，并經公司領導批準。2.報銷管理采購人員應及時收集IT耗材的采購發票、送貨單、入庫單等相關憑證，并按照公司的財務報銷制度進行整理和粘貼。報銷憑證經部門負責人審核簽字后，提交財務部門審核。財務部門應重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及與采購計劃的一致性。審核通過的報銷憑證，由財務部門按照公司的付款流程進行支付。對于不符合報銷規定的憑證，財務部門應退回采購人員，并說明原因。3.成本分析與控制財務部門應定期對IT耗材的費用支出進行統計和分析，與預算進行對比，找出費用控制的關鍵點和存在的問題。根據成本分析結果，行政部門應采取相應的措施進行成本控制，如優化采購渠道、合理調整庫存水平、加強使用管理等，以降低IT耗材的總體成本。六、監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對公司各部門IT耗材的采購、使用、庫存等情況進行監督檢查，確保本制度的有效執行。監督檢查內容包括采購計劃的執行情況、供應商管理情況、庫存管理情況、使用部門的領用和使用情況等。對于發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。2.考核機制建立IT耗材管理考核機制，將IT耗材管理工作納入各部門和員工的績效考核體系。考核指標包括IT耗材費用控制情況、節約使用情況、庫存管理情況等。對于在IT耗材管理工作中表現優秀的部門和員工，公