嚴格證照管理制度總則目的本制度旨在規范公司證照的管理，確保公司證照的妥善保管、正確使用，維護公司的合法權益，保障公司各項業務的順利開展。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位所涉及的各類證照，包括但不限于營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證、合同專用章、財務專用章、法人章等。基本原則1.合法性原則：證照的管理必須符合國家法律法規及相關政策的要求。2.安全性原則：確保證照的存儲安全，防止證照丟失、損壞、被盜用等情況發生。3.規范性原則：證照的申請、審批、領取、使用、保管、年檢、變更、注銷等環節均應嚴格按照規定的程序和要求進行操作。4.責任明確原則：明確各部門及人員在證照管理中的職責，做到責任到人。證照分類及管理職責證照分類1.經營類證照：如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等，用于證明公司的合法經營資格。2.資質類證照：如各類行業資質證書、許可證等，體現公司在特定領域的專業能力和經營許可。3.印章類證照：合同專用章、財務專用章、法人章等，是公司對外行使權利和承擔責任的重要憑證。管理職責1.行政部門負責公司各類證照的統一歸口管理，建立證照管理臺賬，記錄證照的基本信息、領取時間、使用情況、年檢情況等。按照規定的程序辦理證照的申請、審批、領取、保管、年檢、變更、注銷等手續。定期對公司證照進行清查盤點，確保證照的完整性和準確性。負責公司印章的刻制、啟用、保管、使用、更換、收繳和銷毀等工作，嚴格執行印章使用審批制度。2.業務部門根據業務需要，向行政部門提出證照使用申請，并在使用后及時歸還。負責本部門所涉及證照的日常維護和管理，確保證照的正常使用。配合行政部門做好證照的年檢、變更等工作，提供相關資料和信息。3.財務部門負責對涉及財務事項的證照進行審核，確保財務活動的合法性。協助行政部門做好證照的相關費用繳納工作，如年檢費用等。4.法務部門對證照管理過程中的法律問題提供專業咨詢和指導，確保公司的證照管理行為符合法律法規的要求。參與涉及重大證照事項的決策和處理，防范法律風險。證照申請與審批申請1.各部門因業務需要申請證照時，應填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、申請理由、預計使用期限等內容，并附上相關證明材料。2.申請材料應真實、準確、完整，符合國家法律法規及相關政策的要求。審批1.《證照申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門對申請材料進行初審，核實申請事項的真實性和必要性，并提出初審意見。3.初審通過后，《證照申請表》及申請材料提交至公司分管領導審批。4.公司分管領導根據公司實際情況和業務需求進行審批，審批通過后，由行政部門負責辦理證照申請手續。證照領取與發放領取1.行政部門在證照申請獲批后，安排專人前往相關部門領取證照。2.領取證照時，應仔細核對證照的名稱、內容、有效期等信息，確保證照的準確性和完整性。3.領取人應在證照領取登記表上簽字確認，注明領取日期和證照編號。發放1.行政部門將領取的證照及時發放給申請部門，并辦理交接手續。2.發放時，應告知申請部門證照的使用注意事項和保管要求。3.申請部門在收到證照后，應指定專人負責保管，并在《證照使用登記表》上記錄證照的領取時間、使用情況等信息。證照使用與登記使用1.各部門使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的事項、用途、使用期限等內容，并附上相關證明材料。2.《證照使用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門審批。3.行政部門對申請事項進行審核，核實使用的必要性和合法性，并按照規定的審批權限進行審批。4.審批通過后，行政部門將證照提供給申請部門使用，并做好登記記錄。5.證照使用人應嚴格按照批準的用途和期限使用證照，不得擅自轉借、涂改、偽造證照。登記1.行政部門應建立《證照使用登記表》，詳細記錄證照的使用情況，包括使用部門、使用人、使用事項、使用時間、歸還時間等信息。2.每次證照使用完畢后，使用人應及時將證照歸還行政部門，并在《證照使用登記表》上簽字確認。3.行政部門應定期對《證照使用登記表》進行核對和統計，確保證照使用記錄的準確性和完整性。證照保管與存儲保管1.公司設立專門的證照保管室，配備必要的安全設施，如保險柜、防火設備、防潮設備等，確保證照的安全存儲。2.證照保管室應指定專人負責管理，保管人員應具備較強的責任心和安全意識，嚴格遵守證照保管制度。3.保管人員應定期對證照進行清查盤點，核對證照的數量、種類、有效期等信息，確保證照的完整性和準確性。4.發現證照丟失、損壞、被盜用等情況時，保管人員應立即報告行政部門，并采取相應的措施進行處理，如掛失、補辦等。存儲1.證照應按照類別、年份、有效期等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于重要的證照，如營業執照、資質證書等，應進行備份存儲，備份方式可采用電子文檔、復印件等形式，并分別存儲在不同的介質和地點。3.電子文檔備份應定期進行更新和維護，確保備份數據的準確性和完整性。證照年檢與變更年檢1.行政部門應提前了解各類證照的年檢時間和要求，及時通知相關部門做好年檢準備工作。2.各部門應按照規定的時間和要求，向行政部門提交年檢所需的材料，包括年度報告、財務報表、人員資質證明等。3.行政部門對年檢材料進行審核，核實公司的經營狀況和資質條件是否符合要求。4.審核通過后，行政部門負責辦理證照的年檢手續，確保公司證照的有效性。變更1.公司因名稱、地址、經營范圍、法定代表人等事項發生變更時，行政部門應及時向相關部門申請證照變更手續。2.申請變更時，應填寫《證照變更申請表》，并附上相關證明材料，如工商變更登記通知書、公司章程修正案等。3.行政部門對變更申請材料進行審核，核實變更事項的真實性和合法性，并按照規定的審批權限進行審批。4.審批通過后，行政部門負責辦理證照的變更手續，確保公司證照信息的及時更新。證照注銷與銷毀注銷1.公司因歇業、破產、合并、分立等原因需要注銷證照時，行政部門應按照規定的程序向相關部門申請注銷手續。2.申請注銷時，應填寫《證照注銷申請表》，并附上相關證明材料，如工商注銷登記通知書、稅務注銷證明等。3.行政部門對注銷申請材料進行審核，核實注銷事項的真實性和合法性，并按照規定的審批權限進行審批。4.審批通過后，行政部門負責辦理證照的注銷手續，確保公司證照的及時注銷。銷毀1.對于已注銷或作廢的證照，行政部門應按照規定的程序進行銷毀。2.銷毀前，應填寫《證照銷毀申請表》，注明銷毀證照的名稱、編號、數量、銷毀原因等內容，并附上相關證明材料。3.《證照銷毀申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領導審批。4.審批通過后，行政部門應指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息。5.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。監督與檢查內部監督1.行政部門應定期對公司證照的管理情況進行自查，檢查內容包括證照的申請、審批、領取、使用、保管、年檢、變更、注銷等環節是否符合規定的程序和要求。2.各部門應配合行政部門的自查工作，如實提供相關資料和信息。3.對于自查中發現的問題，行政部門應及時進行整改，并將整改情況報告公司領導。外部監督1.公司應積極配合政府相關部門的監督檢查，如實提供公司證照的相關信息。2.對于政府相關部門提出的整改意見，公司應認真落實，及時整改到位。責任追究1.對于