企業認證管理制度總則目的本制度旨在規范公司各類認證管理工作，確保認證活動的順利開展，提高公司管理水平和市場競爭力，保障公司合法合規運營，維護公司及相關方的利益。適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及認證管理的部門、崗位及相關活動，包括但不限于質量管理體系認證、環境管理體系認證、職業健康安全管理體系認證、產品認證等各類認證項目?；驹瓌t1.依法合規原則：認證活動必須嚴格遵守國家法律法規、行業標準及相關認證機構的要求。2.客觀公正原則：認證過程應秉持客觀、公正的態度，確保認證結果真實、可靠。3.持續改進原則：通過認證活動，發現公司管理中的薄弱環節，持續改進管理體系和工作流程，提升公司整體績效。4.全員參與原則：認證管理涉及公司各個部門和崗位，全體員工應積極參與，共同推動認證工作的順利進行。認證管理職責分工認證管理委員會1.組成：由公司高層管理人員擔任主任，各相關部門負責人為成員。2.職責：負責制定公司認證管理的戰略方針和目標。審議認證管理的重大決策和重要事項，如認證項目的選擇、認證機構的確定等。協調公司內部各部門在認證管理工作中的關系，解決認證過程中的重大問題。監督認證管理工作的實施情況，確保認證目標的實現。認證管理部門1.設置：根據公司實際情況，設立專門的認證管理部門或指定相關部門負責認證管理工作。2.職責：負責制定和完善公司認證管理制度和流程，并組織實施。組織開展各類認證項目的策劃、申請、實施、監督和審核等工作。與認證機構保持密切溝通，協調認證過程中的各項事宜，確保認證工作順利進行。收集、整理和分析認證相關信息，為公司決策提供支持。對公司各部門的認證工作進行指導和培訓，提高員工對認證工作的認識和能力。各相關部門1.職責：負責本部門涉及認證管理的各項工作，按照認證要求建立和完善相關管理制度和工作流程。配合認證管理部門開展認證活動，提供所需的文件、資料和數據等。組織本部門員工參加認證培訓，確保員工熟悉認證標準和要求，具備相應的工作能力。根據認證審核意見，制定和實施本部門的整改措施，持續改進工作績效。認證項目管理認證項目的選擇1.根據公司發展戰略、市場需求、法律法規要求等因素，綜合評估選擇適合公司的認證項目。2.認證項目的選擇應充分考慮項目的必要性、可行性和效益性，確保認證項目能夠為公司帶來實際價值。3.由認證管理部門負責組織相關部門對擬開展的認證項目進行可行性研究和論證，形成可行性報告，提交認證管理委員會審議批準。認證機構的確定1.按照公平、公正、公開的原則，通過招標、比選等方式確定具有資質、信譽良好、服務質量高的認證機構。2.認證管理部門負責對擬合作的認證機構進行調查和評估，收集相關信息，包括機構資質、業績、口碑、服務能力等。3.組織相關部門對候選認證機構進行評審，綜合考慮各方面因素，確定最終合作的認證機構，并簽訂認證服務合同。認證準備工作1.成立認證工作小組：由認證管理部門牽頭，各相關部門指定專人組成認證工作小組，負責具體實施認證準備工作。2.文件資料準備：認證管理部門組織各相關部門按照認證標準要求，梳理和完善公司現有的管理制度、工作流程、記錄表單等文件資料，確保文件資料的完整性、準確性和有效性。對缺失或不符合要求的文件資料進行補充和修訂，形成一套符合認證標準的文件體系。3.人員培訓：認證管理部門制定詳細的培訓計劃，組織公司員工參加認證標準培訓，使員工了解認證要求和工作重點。針對不同崗位的員工，開展有針對性的培訓，確保員工熟悉本崗位在認證過程中的職責和工作要求。通過培訓，提高員工的認證意識和能力，為認證工作的順利開展奠定基礎。4.內部審核：在認證機構正式審核前，組織開展內部審核工作。內部審核由經過培訓的內審員按照認證標準要求進行。制定內部審核計劃，明確審核范圍、方法、時間安排等。內審員對公司各部門的管理體系運行情況進行全面檢查，記錄發現的問題，并形成內部審核報告。各部門針對內部審核提出的問題，制定整改措施，限期整改，確保管理體系有效運行。認證實施1.申請與受理：認證管理部門按照認證機構的要求，準備并提交認證申請文件。認證機構對申請文件進行審查，符合要求的予以受理。2.現場審核：認證機構安排審核組對公司進行現場審核。審核組由具備相應資質和經驗的審核員組成。審核組按照認證標準和審核計劃，通過文件審查、現場觀察、人員訪談、數據分析等方式，對公司管理體系的運行情況進行全面審核。公司各部門積極配合審核組的工作，如實提供所需的文件、資料和信息，協助審核組完成審核任務。3.審核結果通報：審核結束后，審核組向公司通報審核結果，包括審核發現的不符合項及整改要求。認證管理部門組織各相關部門對審核結果進行分析和研究，制定整改計劃，明確整改責任人和整改期限。認證后監督與管理1.監督審核：認證機構按照規定的周期對公司進行監督審核，以確保公司管理體系持續有效運行。2.不符合項整改：公司各部門針對監督審核中發現的不符合項，認真分析原因，制定切實可行的整改措施，并及時組織實施。認證管理部門對整改情況進行跟蹤和檢查，確保不符合項得到有效整改。3.證書管理：認證管理部門負責公司認證證書的領取、保管、使用和更換等工作。確保認證證書的合法性、有效性和完整性，不得擅自涂改、轉讓、出借認證證書。在認證證書有效期屆滿前，提前做好證書換證的準備工作，按照認證機構的要求提交換證申請，辦理換證手續。認證費用管理費用預算1.認證管理部門根據公司擬開展的認證項目、認證機構收費標準等因素，編制認證費用預算。2.認證費用預算應包括認證申請費、審核費、培訓費、文件編制費、差旅費、證書費等各項費用明細。3.預算編制完成后，提交公司財務部門審核，經公司管理層批準后執行。費用支付1.認證費用的支付應嚴格按照公司財務管理制度和認證服務合同的約定執行。2.認證管理部門根據認證工作進度和實際發生的費用情況，填寫費用報銷申請單，附上相關發票、合同等憑證，提交公司財務部門審核。3.財務部門審核通過后，按照規定的流程進行費用支付。費用控制1.認證管理部門應加強對認證費用的控制，嚴格控制各項費用支出，確保費用不超出預算范圍。2.在認證過程中，如因特殊情況需要增加費用支出，應提前向公司管理層報告，經批準后方可實施。3.定期對認證費用的使用情況進行分析和總結，查找費用控制中存在的問題，采取有效措施加以改進。認證相關文件與記錄管理文件管理1.文件分類：與認證管理相關的文件包括管理手冊、程序文件、作業指導書、記錄表單等。2.文件編號：為便于文件的識別和管理，對各類文件進行統一編號。編號規則應明確、簡潔，具有唯一性。3.文件編寫與審核：文件由相關部門負責編寫，經部門負責人審核后，提交認證管理部門進行匯總和審核。審核通過后的文件由公司管理層批準發布。4.文件發放與回收：認證管理部門負責文件的發放和回收工作。文件發放時應登記發放對象、發放日期等信息，確保文件發放的準確性和及時性。文件回收時，應檢查文件的完整性和有效性，對作廢文件進行標識和銷毀處理。5.文件修訂與更新：當公司管理體系發生變化、認證標準更新或文件存在缺陷時，應及時對文件進行修訂和更新。修訂后的文件應按照原文件審批流程進行審批和發布。記錄管理1.記錄分類：認證管理過程中產生的記錄包括內部審核記錄、管理評審記錄、培訓記錄、文件發放記錄、審核報告、整改記錄等。2.記錄填寫要求：記錄應真實、準確、完整，填寫及時，字跡清晰。記錄內容應能夠反映認證管理活動的實際情況。3.記錄保存期限：根據相關法律法規和認證機構的要求，確定各類記錄的保存期限。記錄保存期限屆滿后，按照規定的程序進行銷毀處理。4.記錄查閱與使用：公司內部人員因工作需要查閱記錄時，應填寫查閱申請表，經相關部門負責人批準后，到認證管理部門查閱。查閱記錄時應注意保護記錄的保密性和完整性，不得擅自復印、涂改或銷毀記錄。附則解釋權本制度由公司認證管理部門負責解釋。修訂與廢止1.本制度應根據國家法律法規、行業標準、公司發展戰略及實