優化印章管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司印章的管理與使用，保障公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司等所有分支機構的各類印章管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章及其他專用章等。3.基本原則印章管理遵循“嚴格審批、規范使用、專人保管、確保安全”的原則。未經合法授權，任何部門和個人不得擅自使用公司印章。二、印章的種類及用途1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、證明、財務報表等各類重要文件的簽署。代表公司在法律、經濟等活動中的正式意思表示。2.合同專用章專門用于簽署各類經濟合同，明確公司在合同中的權利和義務，保障合同的法律效力。3.財務專用章主要用于公司財務票據、憑證、報表等財務文件的簽章，是公司財務管理的重要印鑒。4.法人章由法定代表人持有，用于辦理銀行結算、支票、匯票等支付業務，以及在一些特定文件上代表法人簽署確認。5.部門章各部門根據工作需要，經公司批準設立的專用章。主要用于部門內部文件、通知、報表等的蓋章，代表部門行使相應的管理職能。部門章只能在部門內部使用，不得用于對外簽署合同或重要文件。6.其他專用章包括但不限于發票專用章、報關專用章、業務專用章等，根據具體業務需求，用于特定業務領域的文件蓋章。三、印章的刻制1.印章刻制申請需要刻制印章的部門或單位，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章的種類、用途、規格、數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。2.審核與批準行政部門對印章刻制申請進行審核，重點審查申請理由的合理性、印章用途的必要性等。審核通過后，報公司領導審批。經公司領導批準同意后，由行政部門統一安排刻制。3.刻制要求印章的刻制必須選擇具有資質的正規印章制作單位，確保印章的質量和安全性。印章材質應根據實際用途和使用頻率選擇合適的材料，如銅質、橡膠等。印章刻制應嚴格按照國家相關規定和公司要求的規格、字體、圖案等進行制作，確保印章的規范性和合法性。四、印章的領取與交付1.領取流程印章刻制完成后，行政部門通知申請部門或單位派專人憑有效身份證件領取。領取人需在《印章領取登記表》上簽字確認，注明領取日期、印章種類、數量等信息。2.交付使用對于新領取的印章，行政部門應及時組織相關培訓，向印章使用人員詳細介紹印章的使用規定、保管要求、審批流程等內容。印章領取后，應立即交付給指定的專人保管，并明確保管責任。五、印章的保管1.專人保管公司各類印章應指定專人負責保管，保管人員必須具備高度的責任心和保密意識。嚴禁將印章交予非指定人員保管或使用。2.保管地點印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并確保保管場所具備防火、防盜、防潮等安全條件。財務專用章和法人章應分別由財務部門和法定代表人指定的專人保管，實行分離保管制度，嚴禁一人同時保管兩枚印章。3.保管人員變更印章保管人員因工作調動、離職等原因需要變更時，必須辦理嚴格的印章交接手續。交接雙方應在行政部門的監督下，對印章的數量、完好情況、使用記錄等進行詳細核對，并填寫《印章交接登記表》，由交接雙方和監交人簽字確認。交接手續未完成前，原保管人員不得離職。六、印章的使用1.使用范圍公司印章必須嚴格按照規定的使用范圍使用，不得擅自擴大使用范圍或用于其他未經授權的事項。具體使用范圍參照本制度第二章“印章的種類及用途”規定執行。2.使用審批使用公司印章必須填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、份數、用印時間等信息，并按以下審批流程辦理：一般性文件、內部通知等，由部門負責人審批后，即可用印。涉及合同、協議、重要文件等，需經相關業務部門審核，報公司分管領導審批后，方可用印。涉及重大事項、對外擔保、融資等重要文件，必須經公司法定代表人審批后，方可用印。3.用印登記印章保管人員在用印前，必須認真核對用印審批手續是否齊全、申請表填寫是否完整準確。經核對無誤后，在用印處加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄用印時間、文件名稱、文號、份數、申請人、審批人等信息。嚴禁在空白文件或紙張上加蓋印章。4.印章使用監督行政部門應定期對印章使用情況進行檢查和監督，確保印章使用符合規定要求。對于違規使用印章的行為，應及時予以制止，并追究相關人員的責任。七、印章的停用與銷毀1.停用情形印章因機構調整、業務變化、印章損壞等原因不再使用時，應及時辦理停用手續。2.停用申請與審批印章保管部門或單位填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、印章種類、編號等信息，經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。行政部門審核通過后，報公司領導審批。3.停用印章的保管停用的印章應及時收回，由原保管人員妥善保管。嚴禁私自處理或繼續使用停用的印章。4.印章銷毀經公司領導批準后，行政部門負責組織對停用的印章進行銷毀。銷毀時，應由行政部門、財務部門等相關人員共同在場見證，并填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等信息。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復使用。八、印章管理的信息化建設1.建立印章管理系統公司應逐步建立印章管理信息化系統，實現對印章的申請、審批、使用、保管、停用、銷毀等全過程的信息化管理。通過信息化系統，實時記錄印章使用情況，提高印章管理的效率和透明度。2.系統功能要求印章管理系統應具備以下主要功能：印章檔案管理：記錄印章的基本信息，如印章名稱、種類、編號、啟用時間、保管人員等。用印申請管理：接收用印申請，自動流轉審批流程，記錄審批意見和結果。用印記錄查詢：提供用印記錄的查詢功能，方便管理人員隨時查看印章使用情況。權限管理：設置不同用戶的操作權限，確保印章管理信息的安全性和保密性。預警提醒：對即將到期的印章、超過審批期限的用印申請等進行預警提醒，及時督促相關人員辦理手續。九、印章管理的監督與檢查1.定期檢查制度公司行政部門應定期對印章管理情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用是否規范、審批手續是否齊全、用印記錄是否完整等。檢查周期為每季度一次，檢查結果應形成書面報告，報公司領導審閱。2.不定期抽查公司領導或行政部門可根據實際情況，對印章管理進行不定期抽查。抽查方式包括現場檢查、查看用印記錄、訪談相關人員等。對于抽查中發現的問題，應及時要求整改，并追究相關人員的責任。3.違規處理對于違反本制度規定使用印章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰：對于一般違規行為