會場活動管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司各類會場活動的組織與管理，確保活動的順利進行，提高活動效果，合理利用公司資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類會議、培訓、慶典、商務宴請、團建活動等所有會場活動。（三）基本原則1.計劃性原則：所有會場活動應提前規(guī)劃，明確活動目的、時間、地點、參與人員、議程安排等，確保活動有序開展。2.節(jié)約性原則：在保證活動效果的前提下，合理控制活動成本，避免資源浪費。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準組織活動，確保活動的質量和安全。4.服務性原則：以服務活動參與人員為宗旨，提供周到、細致的服務，滿足活動需求。二、活動申請與審批（一）申請流程1.活動發(fā)起部門：如需舉辦會場活動，活動發(fā)起部門應提前填寫《會場活動申請表》，詳細說明活動名稱、時間、地點、預計參與人數(shù)、活動內(nèi)容、預算等信息。2.部門負責人審核：部門負責人對申請表進行審核，確認活動的必要性、可行性和預算合理性，簽署審核意見后提交至行政部門。3.行政部門初審：行政部門對申請表進行初審，檢查填寫內(nèi)容是否完整、準確，活動時間和地點是否與公司其他安排沖突，預算是否符合公司規(guī)定等。初審通過后，提交至分管領導審批。4.分管領導審批：分管領導對活動進行審批，根據(jù)活動的重要性、影響范圍等因素做出批準或不批準的決定。如審批通過，申請表返回行政部門備案；如審批不通過，行政部門應及時通知活動發(fā)起部門并說明原因。（二）特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時舉辦會場活動，活動發(fā)起部門應在活動開始前[X]小時向行政部門口頭申請，經(jīng)行政部門同意后可先進行活動，但需在活動結束后[X]個工作日內(nèi)補齊《會場活動申請表》的相關手續(xù)。三、會場安排（一）會場選擇1.根據(jù)活動的規(guī)模、性質和需求，選擇合適的會場。會場應具備良好的交通條件、充足的停車位、舒適的環(huán)境和完善的設施設備。2.優(yōu)先選擇公司內(nèi)部的會議室、培訓室等場所，如需使用外部場地，應提前進行考察和預訂，并簽訂相關合同。（二）會場布置1.行政部門負責根據(jù)活動的主題和要求，對會場進行布置。布置應簡潔大方、美觀得體，符合公司形象和活動氛圍。2.會場布置應包括桌椅擺放、音響設備調(diào)試、投影儀安裝、燈光布置、橫幅懸掛、鮮花擺放等內(nèi)容。如活動需要，還應準備相關的宣傳資料、禮品等。3.在活動前[X]小時，行政部門應完成會場的布置工作，并進行全面檢查，確保設施設備正常運行，布置效果符合要求。（三）座位安排1.根據(jù)活動的參與人員和議程安排，合理安排座位。座位安排應遵循方便交流、便于領導發(fā)言、體現(xiàn)活動秩序等原則。2.對于重要會議或活動，應設置主席臺，并按照職位高低、重要程度等順序安排領導和嘉賓的座位。3.在座位上放置座位牌，標明參會人員的姓名、職位等信息，方便參會人員就座。四、活動組織與實施（一）活動籌備小組1.對于重要的會場活動，應成立活動籌備小組，負責活動的整體策劃、組織和實施。籌備小組由活動發(fā)起部門負責人擔任組長，成員包括行政部門、人力資源部門、財務部門等相關人員。2.籌備小組應定期召開會議，溝通活動進展情況，協(xié)調(diào)解決籌備過程中出現(xiàn)的問題。（二）活動通知1.行政部門負責根據(jù)活動安排，提前向參與人員發(fā)送活動通知。通知應包括活動的時間、地點、內(nèi)容、要求等信息，確保參與人員能夠按時、準確地參加活動。2.對于重要活動，應提前[X]天發(fā)送通知；對于一般性活動，應提前[X]天發(fā)送通知。如遇臨時變動，應及時通知參與人員。（三）活動簽到1.在活動入口處設置簽到臺，安排專人負責簽到工作。簽到人員應提前到達崗位，準備好簽到表、筆等簽到用品。2.參與人員應在簽到表上簽到，簽到表應包括姓名、部門、職位等信息。簽到結束后，簽到人員應及時對簽到情況進行統(tǒng)計和整理。（四）活動主持與引導1.根據(jù)活動的性質和要求，安排合適的主持人。主持人應具備良好的語言表達能力、組織協(xié)調(diào)能力和應變能力，能夠熟練掌握活動流程，引導活動順利進行。2.在活動現(xiàn)場，安排專人負責引導參與人員就座、提供茶水服務、維持現(xiàn)場秩序等工作。引導人員應熱情、周到，及時解決參與人員遇到的問題。（五）活動記錄與攝影攝像1.根據(jù)活動的需要，安排專人負責活動記錄和攝影攝像工作。記錄人員應認真記錄活動的過程、內(nèi)容、發(fā)言要點等信息，確保記錄的準確性和完整性。2.攝影攝像人員應提前準備好設備，選擇合適的角度和時機進行拍攝，拍攝內(nèi)容應包括活動現(xiàn)場、參與人員、重要環(huán)節(jié)等。活動結束后，應及時將拍攝的照片和視頻資料進行整理和保存。五、活動預算與費用管理（一）預算編制1.活動發(fā)起部門應根據(jù)活動的規(guī)模、內(nèi)容、要求等因素，編制詳細的活動預算。預算應包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲費用、禮品費用、宣傳費用、交通費用等各項支出。2.預算編制應遵循合理、節(jié)約的原則，確保各項費用支出符合公司規(guī)定和活動實際需求。活動預算經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，提交至財務部門備案。（二）費用報銷1.活動結束后，活動發(fā)起部門應及時整理活動費用報銷憑證，按照公司財務制度的規(guī)定進行報銷。報銷憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、合同、審批表等相關資料。2.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證不符合規(guī)定或費用支出不合理，財務部門有權拒絕報銷，并及時通知活動發(fā)起部門說明原因。（三）費用控制1.行政部門應加強對活動費用的控制和管理，定期對活動費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決費用超支等問題。2.在活動實施過程中，如因特殊情況需要增加費用支出，活動發(fā)起部門應提前向行政部門和財務部門申請，經(jīng)批準后方可實施。六、活動安全與保密（一）安全管理1.活動發(fā)起部門應高度重視活動安全工作，制定相應的安全措施和應急預案，確保活動參與人員的人身安全和財產(chǎn)安全。2.在活動現(xiàn)場，應設置明顯的安全標識和疏散通道指示牌，配備必要的安全設施設備，如滅火器、急救箱等。3.活動期間，安排專人負責安全檢查和巡邏工作，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如遇突發(fā)事件，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時向上級領導報告。（二）保密管理1.對于涉及公司機密信息的會場活動，活動發(fā)起部門應提前制定保密方案，明確保密措施和責任人員。2.在活動現(xiàn)場，應加強對機密信息的管理，嚴格控制參與人員的范圍，對機密文件、資料等進行妥善保管，防止泄露。3.活動結束后，應對活動現(xiàn)場進行清理，確保機密信息不被遺留或泄露。七、活動評估與總結（一）評估方式1.活動結束后，行政部門應組織相關人員對活動進行評估。評估方式包括問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、意見反饋等。2.問卷調(diào)查應在活動結束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)放給參與人員，回收率應不低于[X]%。現(xiàn)場訪談可選擇部分參與人員進行，了解他們對活動的評價和建議。意見反饋可通過郵件、電話等方式收集。（二）評估內(nèi)容1.活動評估內(nèi)容應包括活動組織、會場布置、活動內(nèi)容、服務質量、安全保障、費用控制等方面。2.根據(jù)評估結果，對活動進行綜合評價，總結活動的優(yōu)點和不足之處，提出改進建議和措施。（三）總結報告1.行政部門應根據(jù)活動評估情況，撰寫活動總結報告。總結報告應包括活動概況、評估結果、存在問題、改進建議等內(nèi)容。2.活