企業證據管理制度一、總則（一）目的為規范公司證據管理工作，確保公司在各類業務活動及糾紛處理中能夠及時、準確、有效地收集、整理、保存和使用證據，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司業務相關的各類活動中涉及的證據管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：證據的收集、整理、保存和使用必須符合法律法規的規定，不得采用非法手段獲取證據。2.真實性原則：證據應真實反映業務活動的實際情況，不得偽造、篡改證據。3.關聯性原則：證據應與待證事實具有關聯性，能夠證明案件事實或支持公司的主張。4.及時性原則：應及時收集、整理和保存證據，避免證據滅失或難以取得。二、證據管理職責分工（一）公司管理層負責審批重大證據管理決策，協調跨部門證據管理工作，監督證據管理制度的執行情況。（二）法務部門1.制定和完善公司證據管理制度及相關流程。2.為各部門提供證據管理方面的法律指導和培訓。3.參與重大業務活動的證據收集、審查和整理工作。4.負責保管公司重要證據原件，并建立證據檔案。5.在涉及訴訟、仲裁等法律糾紛時，主導證據的整理、提交和質證工作。（三）各業務部門1.負責本部門業務活動中證據的收集、整理和初步保管工作。2.按照公司證據管理制度的要求，及時向法務部門移送相關證據。3.配合法務部門在法律糾紛中進行證據的提供、說明等工作。（四）行政部門負責提供證據管理所需的辦公設施、設備及場地等支持，協助法務部門進行證據的存儲和保管。三、證據的收集（一）收集時機1.在業務活動開始前，應預估可能涉及的證據類型和收集需求，提前做好證據收集的準備工作。2.在業務活動進行過程中，應同步收集與業務相關的各類證據，確保證據的及時性和完整性。3.在業務活動結束后，應及時對已收集的證據進行整理和歸檔，避免證據丟失或遺漏。（二）收集方式1.文件資料收集合同、協議、訂單、發票、收據、信函、會議紀要、備忘錄等書面文件，應確保原件的收集，如無法取得原件，應收集經對方簽字或蓋章確認的復印件，并注明原件保存地點。對電子文件，應及時進行備份，保存原始載體，并注明文件的形成時間、來源、存儲位置等信息。2.視聽資料收集錄音、錄像資料的收集，應確保內容清晰、完整，能夠準確反映相關事實。在收集過程中，應注意記錄錄制的時間、地點、參與人員等信息。對視聽資料的存儲，應選擇安全可靠的存儲介質，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。3.證人證言收集對于需要證人提供證言的情況，應及時與證人溝通，明確證人的身份、聯系方式及證言內容。證人證言應采用書面形式，由證人簽字確認，并注明證人的身份信息及聯系方式。如有必要，可對證人證言進行錄音或錄像。4.鑒定意見收集在涉及專業問題需要鑒定時，應及時委托具有相應資質的鑒定機構進行鑒定，并按照鑒定機構的要求提供相關材料。鑒定機構出具的鑒定意見應加蓋鑒定機構公章，并由鑒定人員簽字確認。公司應妥善保管鑒定意見原件及相關鑒定材料。（三）收集要求1.收集證據時，應明確證據的來源、內容、形式等信息，確保證據的真實性和關聯性。2.對于涉及商業秘密、個人隱私等敏感信息的證據，應采取相應的保密措施，防止信息泄露。3.收集證據的過程中，應制作證據收集記錄，詳細記錄證據的收集時間、地點、收集人、證據名稱、證據內容等信息。證據收集記錄應由收集人簽字確認，并妥善保存。四、證據的整理（一）整理原則1.按照證據的類別、時間順序、業務關聯性等進行分類整理，便于查找和使用。2.對證據進行編號，建立證據清單，注明證據的名稱、編號、來源、內容摘要、形成時間等信息。（二）整理方法1.紙質證據整理對紙質文件進行分類，如合同類、財務類、業務往來類等。去除文件中的無關頁面，對重要頁面進行編號，并在文件首頁或封面注明文件名稱、編號、日期等信息。將整理好的紙質文件按照類別順序放入文件夾或檔案盒中，并在文件夾或檔案盒上標明類別名稱。2.電子證據整理按照電子文件的類別，如文檔類、表格類、圖片類、視聽資料類等進行分類存儲。對電子文件進行命名，命名規則應體現文件的主題、時間、版本等信息，便于識別和查找。建立電子證據索引目錄，記錄電子文件的存儲路徑、文件名、文件內容摘要等信息，以便快速檢索。（三）整理要求1.整理后的證據應保持清晰、完整，不得隨意涂改或損壞證據內容。2.對于證據中的關鍵信息，應進行標注或摘要，以便快速了解證據的核心內容。3.整理過程中發現證據存在瑕疵或疑問的，應及時與證據收集人溝通，核實情況并進行補充或修正。五、證據的保存（一）保存方式1.紙質證據保存應將整理好的紙質證據存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案柜或檔案室的安全、干燥、通風。對重要紙質證據，應進行備份，并分別存放于不同地點，防止因自然災害、人為破壞等原因導致證據滅失。2.電子證據保存應采用多種存儲介質對電子證據進行備份，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期對備份數據進行檢查和恢復測試，確保數據的完整性和可用性。電子證據應存儲在安全的服務器或存儲設備中，設置訪問權限，防止未經授權的人員訪問和篡改證據數據。對電子證據的存儲環境進行定期維護，包括硬件設備的檢查、軟件系統的更新等，確保存儲設備的正常運行。（二）保存期限1.一般業務活動相關證據的保存期限為自業務活動結束之日起[X]年。2.涉及重大合同、訴訟、仲裁等事項的證據，應保存至相關事項處理完畢后[X]年。3.法律法規對證據保存期限有明確規定的，按照法律法規的要求執行。（三）保存要求1.建立證據保存登記制度，詳細記錄證據的保存時間、保存地點、證據名稱、證據編號等信息，并定期進行核對和更新。2.對保存的證據應進行定期檢查和清理，對于超過保存期限或已失去保存價值的證據，應按照公司檔案管理制度的規定進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人等信息。3.在證據保存期間，應確保證據的安全，防止證據被盜、丟失、損壞或泄露。如發現證據存在安全問題，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。六、證據的使用（一）使用流程1.公司內部使用證據各部門因業務工作需要使用證據時，應填寫證據使用申請表，注明使用證據的名稱、編號、使用目的、使用期限等信息，并提交部門負責人審批。部門負責人審批通過后，申請人持證據使用申請表到法務部門領取證據。法務部門應對申請人的身份及使用目的進行核實，并在證據使用登記表上進行登記，記錄申請人姓名、部門、證據名稱、領取時間、歸還時間等信息。申請人使用完畢后，應及時將證據歸還法務部門。法務部門在收到歸還的證據后，應進行檢查，確保證據完好無損，并在證據使用登記表上注明歸還時間。2.對外提供證據在涉及訴訟、仲裁、行政復議等法律程序或其他對外業務需要提供證據時，由法務部門負責整理、審核證據，并填寫證據提供申請表，注明提供證據的名稱、編號、提供對象、提供目的、提供時間等信息，提交公司管理層審批。公司管理層審批通過后，法務部門按照審批意見對外提供證據。對外提供證據時，應確保提供的證據真實、合法、有效，并辦理相關的交接手續，要求接收方簽字確認。對于重要證據的對外提供，法務部門應提前制定證據提供方案，明確提供證據的范圍、方式、時間等，并與相關業務部門進行溝通協調，確保提供證據的工作順利進行。（二）使用要求1.使用證據時，應嚴格按照規定的用途使用，不得擅自改變證據的內容或用途。2.對于涉及公司商業秘密、敏感信息的證據，使用人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露證據內容。3.在對外提供證據時，應注意證據的合法性和關聯性，避免因證據問題給公司帶來不利影響。七、證據的保密（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的證據，應采取加密存儲、訪問控制、專人保管等保密措施。2.在證據的收集、整理、保存和使用過程中，接觸證據的人員應簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。3.對存儲證據的場所和設備，應加強安全防范措施，如安裝監控設備、設置門禁系統等，防止證據被盜取或泄露。（二）保密責任1.公司全體員工均有保守公司證據秘密的義務，不得向無關人員泄露證據內容。2.對于違反證據保密制度的行為，公司將依法追究相關人員的責任，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等，并要求其承擔因此給公司造成的損失。八、證據的銷毀（一）銷毀條件1.證據已超過保存期限，且公司認為該證據已無保存價值。2.證據因自然災害、人為破壞等原因導致無法使用，且已無法修復或恢復。3.法律法規規定可以銷毀的證據。（二）銷毀流程1.由證據保管部門填寫證據銷毀申請表，注明證據名稱、編號、銷毀原因、銷毀方式等信息，并提交法務部門審核。2.法務部門審核通過后，報公司管理層審批。3.公司管理層審批同意后，由證據保管部門負責組織實施證據銷毀工作。證據銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀人等信息。4.證據銷毀工作完成后，證據保管部門應將證據銷毀申請表及銷毀記錄歸檔保存。九、監督與檢查（一）監督部門公司法務部門負責對公司證據管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.證據的收集是否及時、完整，收集方式是否符合規定。2.證據的整理是否規范，是否便于查找和使用。3.證據的保存是否安全、有效，保存期限是否符合規定。4.證據的使用是否符合流程和要求，是否存在擅自改變證據用途或泄露證據內容的情況。5.證據的保密措施是否落實到位，相關人員是否履行保密義務。6.證據的銷毀是否按照規定進行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查方式1.定期檢查：法務部門定期對公司各部門的證據管理工作進行檢查，檢查周期為每[X]月/季度/半年一次。2.不定期抽查：法務部門根據工作需要，不定期對公司某些部門或特定業務活動的證據管理情況進行抽查。3.專項檢查：針對公司重大業務活動、法律糾紛等涉及的證據管理工作，進行專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，法務部門應及時向相關部門發出整改通知，要求其限期整改。2.相關部門應按照整改通知的要求，制定整改措施，明確整改責任人，并在