優化合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。確保公司各項經濟活動在合法、合規、有序的軌道上運行，提高公司經濟效益和管理水平。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在生產經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、勞務合同等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規和政策的規定。平等自愿原則：合同雙方當事人在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同內容應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。誠實守信原則：合同雙方當事人應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理機構及職責1.合同管理委員會組成：由公司總經理擔任主任，副總經理擔任副主任，各部門負責人為成員。職責：負責制定和修訂公司合同管理制度。審議重大合同事項，包括合同的簽訂、變更、解除等。協調解決合同管理過程中出現的重大問題。對合同管理工作進行監督和檢查。2.合同管理部門設置：公司設立專門的合同管理部門，負責合同的統一管理工作。職責：宣傳、貫徹執行國家有關合同管理的法律法規和政策。制定合同管理制度的具體實施細則。參與合同的談判、起草、審核、簽訂等工作。負責合同的登記、歸檔、保管等工作。跟蹤合同的履行情況，及時處理合同履行過程中出現的問題。定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進建議。3.合同承辦部門職責：負責本部門合同的起草、談判等工作。及時將合同送合同管理部門進行審核。負責合同的履行工作，確保合同按時、按質、按量履行。向合同管理部門報告合同履行過程中出現的問題，并配合合同管理部門進行處理。三、合同的簽訂1.簽訂流程合同立項：合同承辦部門根據公司生產經營需要，提出合同立項申請，經部門負責人審核后報分管領導批準。合同起草：合同承辦部門負責合同的起草工作，合同內容應明確雙方的權利和義務，條款應具體、準確、完整。合同審核：合同起草完畢后，應送合同管理部門進行審核。合同管理部門應從法律、經濟、技術等方面對合同進行全面審核，并提出審核意見。合同簽訂：經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代理人簽訂。簽訂合同時，應加蓋公司合同專用章或公章。2.簽訂要求合同雙方當事人應具備相應的民事權利能力和民事行為能力。合同內容應符合法律法規和政策的規定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。合同條款應具體、準確、完整，避免模糊不清或歧義。合同簽訂應采用書面形式，一式多份，雙方各執一份，公司留存一份。3.授權委托公司法定代表人可以授權他人代表公司簽訂合同。授權委托應采用書面形式，明確授權范圍、期限等內容。被授權人應在授權范圍內簽訂合同，不得超越授權范圍。公司應定期對授權委托情況進行檢查，發現問題及時處理。四、合同的履行1.履行原則合同雙方當事人應按照合同約定全面履行各自的義務。合同履行過程中，應遵循誠實信用原則，及時通知對方履行情況，協助對方履行義務。2.履行跟蹤合同管理部門應建立合同履行跟蹤臺賬，定期對合同履行情況進行檢查和監督。合同承辦部門應及時向合同管理部門報告合同履行過程中出現的問題，并配合合同管理部門進行處理。3.變更與解除合同履行過程中，如需變更合同內容，應由合同雙方當事人協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。合同履行過程中，如需解除合同，應由合同雙方當事人協商一致，并簽訂書面解除協議。解除協議應明確解除的原因、時間、雙方的權利和義務等內容。合同變更或解除后，合同管理部門應及時對相關合同文件進行更新和歸檔。五、合同的歸檔與保管1.歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關文件，包括合同文本、合同審批表、授權委托書、變更協議、解除協議等。2.歸檔要求合同承辦部門應在合同簽訂后及時將合同及相關文件送合同管理部門進行歸檔。合同管理部門應對合同及相關文件進行分類整理、編號登記，并建立電子檔案和紙質檔案。合同檔案應妥善保管，不得遺失、損毀或擅自銷毀。3.保管期限合同檔案的保管期限應根據合同性質和重要程度確定，一般為[X]年。法律法規另有規定的，從其規定。4.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審核后報合同管理部門批準。外部單位因工作需要查閱合同檔案的，應提交單位介紹信、營業執照副本等相關證明材料，經公司分管領導批準后，由合同管理部門安排專人陪同查閱。查閱合同檔案時，應嚴格遵守檔案管理制度，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。六、合同的監督與檢查1.監督機構公司合同管理委員會負責對合同管理工作進行監督和檢查。2.檢查內容合同管理制度的執行情況。合同簽訂、履行、變更、解除等環節的合規性。合同檔案的管理情況。3.檢查方式定期檢查：合同管理委員會定期對合同管理工作進行檢查，每年不少于[X]次。不定期抽查：合同管理委員會不定期對合同管理工作進行抽查，及時發現問題并督促整改。4.問題處理對于檢查中發現的問題，合同管理委員會應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。責任部門應認真落實整改措施，并將整改情況及時報告合同管理委員會。對于違反合同管理制度的行為，公司將按照相關規定追究責任人的責任。七、合同糾紛的處理1.糾紛預防合同管理部門應加強對合同履行情況的跟蹤和監督，及時發現并解決潛在的合同糾紛問題。合同承辦部門在簽訂合同前應充分了解對方當事人的資信狀況和履約能力，避免與信譽不良的單位簽訂合同。2.糾紛處理程序合同履行過程中如發生糾紛，合同承辦部門應及時向合同管理部門報告，并共同研究制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應包括糾紛的事實、原因、處理措施、法律依據等內容。根據糾紛處理方案，合同承辦部門和合同管理部門應積極與對方當事人進行協商解決。如協商不成，可以通過仲裁或訴訟等方式解決。3.證據收集在合同糾紛處理過程中，合同承辦部門和合同管理部門應注意收集相關證據，包括合同文本、履行記錄、往來函件、會議紀要等。證據應真實、合法、有效，能夠證明