會所租用管理制度總則1.目的為規范公司會所租用管理，確保會所租用活動的順利進行，提高會所使用效率，保障公司及租用方的權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門及外部單位租用公司會所的相關管理活動。3.基本原則會所租用遵循公平、公正、公開的原則，優先滿足公司內部重要活動及業務需求，在有閑置資源的情況下，可適當向外部單位出租。租用過程中應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保安全、有序、高效使用會所設施。會所概述1.會所設施公司會所位于[具體地址]，擁有[詳細列舉會所內的各類設施，如會議室、多功能廳、宴會廳、休閑娛樂設施等]等設施，可滿足不同類型活動的需求。2.會所功能區域劃分會議室區域：配備先進的會議設備，可容納[X]人進行商務會議、培訓講座等活動。多功能廳區域：可根據活動需求靈活布置場地，用于舉辦大型活動、文藝演出等。宴會廳區域：設有專業的餐飲服務設施，可承辦各類宴會、聚餐活動。休閑娛樂區域：提供[具體休閑娛樂項目，如健身房、棋牌室等]，供租用方在活動間隙使用。租用申請與審批1.內部部門租用申請公司內部各部門如有會所租用需求，需提前[X]個工作日填寫《會所租用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明租用時間、活動內容、參與人數等信息。申請表經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門對申請信息進行初步審核，審核內容包括活動是否符合公司整體安排、租用時間是否與其他重要活動沖突等。對于重要活動或涉及多個部門的租用申請，行政部門需組織相關部門進行會審，綜合評估后提出審核意見。審核通過的申請提交至公司分管領導審批。2.外部單位租用申請外部單位租用公司會所，需提前[X]個工作日向公司行政部門提交租用申請，并附上單位簡介、租用活動詳細方案、租用費用支付計劃等資料。行政部門對外部單位的申請進行嚴格審核，重點審查租用單位的信譽、活動內容是否符合公司規定及社會道德規范等。審核通過的外部單位租用申請，經行政部門負責人簽字后，報公司分管領導審批；涉及重大租用事項或較高費用的，需報公司總經理審批。3.審批流程行政部門收到申請后，應在[X]個工作日內完成初步審核，并將審核意見及申請表提交至相應審批領導。審批領導應在收到申請后的[X]個工作日內做出審批決定。如申請獲批，行政部門應及時通知申請部門或外部單位；如申請未獲批，應向申請方說明原因。租用費用管理1.費用標準內部部門租用會所，根據活動性質及使用設施情況，按照公司制定的內部收費標準收取費用。內部收費標準應定期進行評估和調整，確保合理反映會所使用成本。外部單位租用會所，收費標準根據市場行情及會所設施檔次制定，具體收費標準見《會所租用收費價目表》。收費價目表應在公司內部及外部租用信息發布平臺上進行公示。2.費用支付方式內部部門租用費用，由行政部門根據審批通過的申請表，在活動結束后的[X]個工作日內，按照公司財務制度辦理費用結算手續，從部門經費中扣除。外部單位租用費用，應在簽訂租用合同后的[X]個工作日內支付合同總金額的[X]%作為定金；活動結束后的[X]個工作日內，結清剩余款項。租用方應通過銀行轉賬等正規方式支付費用，公司財務部門應及時開具發票。3.費用調整如因會所設施改造、市場行情變化等原因需要調整租用費用標準，行政部門應提前[X]個工作日通知相關部門及外部租用單位，并按照規定程序進行審批。調整后的費用標準應及時在公司內部及外部租用信息發布平臺上進行更新。租用合同管理1.合同簽訂對于外部單位租用會所，在申請獲批后，行政部門應與租用方簽訂《會所租用合同》（以下簡稱“合同”）。合同應明確雙方的權利和義務，包括租用時間、場地使用范圍、費用標準及支付方式、安全責任、違約責任等條款。合同文本應使用公司統一制定的格式模板，確保合同內容的完整性和規范性。合同簽訂前，行政部門應仔細審核合同條款，確保合同條款符合法律法規及公司規定，避免潛在風險。合同經雙方簽字蓋章后生效，一式兩份，雙方各執一份。行政部門應將合同副本存檔備案，以便后續查詢和管理。2.合同變更與解除在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，雙方應協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。如出現法定或約定的解除合同情形，雙方應按照合同約定或法律法規規定的程序解除合同。解除合同后，雙方應及時辦理相關手續，如場地交接、費用結算等。3.合同糾紛處理如在合同履行過程中發生糾紛，雙方應首先通過友好協商解決；協商不成的，可根據合同約定或相關法律法規，向有管轄權的人民法院提起訴訟。在糾紛處理過程中，雙方應繼續履行合同中不涉及爭議的條款，確保會所租用活動的正常進行。會所使用管理1.使用安排行政部門根據租用申請及審批結果，合理安排會所的使用時間和場地。對于多個租用申請時間沖突的情況，應按照活動的重要性、緊急程度等因素進行統籌協調，優先保障重要活動的使用需求。在租用方使用會所前，行政部門應組織相關人員對租用場地及設施進行檢查和調試，確保設施設備正常運行。如發現問題，應及時安排維修或更換，以滿足租用方的使用要求。2.現場管理租用方在使用會所期間，應嚴格遵守公司的會所使用規定，愛護會所設施設備，保持場地整潔衛生。行政部門應安排專人負責現場管理，對租用方的使用行為進行監督和指導，及時發現并解決問題。現場管理人員應定期對會所設施設備進行巡查，確保設施設備安全運行。如發現安全隱患或異常情況，應立即采取措施，并及時通知相關部門進行處理。租用方如需對會所場地進行布置或裝飾，應提前向行政部門提交布置方案，經審核同意后方可實施。布置過程中應注意保護會所設施設備，不得擅自改變場地結構或損壞設施設備。布置結束后，租用方應負責清理現場，恢復場地原狀。3.安全管理租用方應高度重視會所使用期間的安全管理工作，制定安全應急預案，確保活動安全順利進行。租用方應配備必要的安全管理人員，負責現場安全監督和管理。行政部門應向租用方提供會所的安全設施設備及相關安全管理制度，并對租用方的安全管理工作進行指導和監督。租用方在使用會所期間，應嚴格遵守國家有關安全法律法規及公司的安全管理制度，確保人員和財產安全。在會所內嚴禁吸煙、使用明火及違規存放易燃易爆物品。如因活動需要使用明火或特殊設備，租用方應提前向行政部門提出申請，經批準并采取相應的安全防范措施后方可使用。租用活動結束后，租用方應組織人員對場地進行全面檢查，確保無安全隱患后，方可離開會所。行政部門應在租用活動結束后的[X]個工作日內，對會所進行安全復查，如發現問題及時通知租用方進行整改。設施設備維護與管理1.維護責任會所設施設備的維護管理由行政部門負責。行政部門應制定完善的設施設備維護計劃，定期對設施設備進行檢查、保養和維修，確保設施設備處于良好的運行狀態。2.維修流程租用方在使用會所過程中如發現設施設備出現故障或損壞，應及時通知行政部門。行政部門接到通知后，應立即安排維修人員進行檢查和維修。對于一般性故障，維修人員應在[X]個工作日內完成維修；對于較為復雜或需要更換零部件的故障，應在[X]個工作日內制定維修方案，并盡快組織維修。維修完成后，維修人員應及時向租用方反饋維修情況，并由租用方進行確認。如因設施設備故障影響租用方正常使用會所，行政部門應采取相應的應急措施，如提供備用設備或場地等，盡量減少對租用方活動的影響。同時，行政部門應及時組織力量對故障設施設備進行搶修，盡快恢復正常使用。3.設備更新與改造行政部門應根據會所設施設備的使用情況和技術發展趨勢，定期對設施設備進行評估，制定設備更新與改造計劃。對于需要更新或改造的設施設備，應按照公司固定資產管理規定及相關審批程序進行辦理。設備更新與改造計劃應充分考慮公司業務發展需求、市場變化及成本效益等因素，確保更新改造后的設施設備能夠滿足公司及租用方的使用要求，同時提高設施設備的使用壽命和運行效率。衛生與環境管理1.衛生要求租用方在使用會所期間，應保持場地內的環境衛生整潔，不得隨意丟棄垃圾。活動結束后，租用方應負責清理場地內的垃圾，并將垃圾運至指定地點。行政部門應定期對會所進行全面清潔消毒，確保會所環境符合衛生標準。在租用方使用會所前，應對租用場地進行再次清潔，為租用方提供整潔的使用環境。2.環境保護租用方應遵守國家有關環境保護法律法規，在會所內開展活動時，不得進行污染環境的行為。如因活動需要使用可能產生環境污染的設備或材料，租用方應提前向行政部門提出申請，并采取相應的環保措施。行政部門應加強對會所環境保護工作的監督和管理，確保會所內的各項活動符合環保要求。同時，行政部門應積極推廣環保理念，鼓勵租用方采取環保措施，共同營造綠色環保的會所環境。人員管理1.租用方人員管理租用方應嚴格按照租用申請及合同約定安排人員使用會所，不得擅自增加使用人員或改變使用用途。如因特殊情況需要調整人員安排或使用用途，應提前向行政部門提出申請，經批準后方可實施。租用方人員在會所內必須遵守公司的各項規章制度，服從行政部門的現場管理。如有違反公司規定的行為，行政部門有權制止并要求租用方進行整改；情節嚴重的，可取消租用方的使用資格，并按照合同約定追究違約責任。2.公司工作人員管理行政部門工作人員在會所租用管理過程中應嚴格履行職責，熱情服務，為租用方提供優質、高效的服務。工作人員應熟悉會所設施設備的使用情況及相關管理制度，及時解決租用方在使用過程中遇到的問題。公司其他部門工作人員應積極配合行政部門做好會所租用管理工作，如發現會所使用過程中存在問題或安全隱患，應及時向行政部門報告。監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門應定期對會所租用管理情況進行審計監督，檢查租用申請審批、費用管理、合同執行、設施設備維護等環節是否符合公司規定和相關法律法規要求。行政部門應建立健全會所租用管理內部監督機制，定期對會所租用管理工作進行自查自糾，及時發現并整改存在的問題。2.外部監督對于外部單位租用會所，公司應主動接受社會監督，及時處理租用方及其他相關方的投訴和建議。如發現租用管理過程中存在違規行為，應及時進行整改，并向社會公開整改情況。行政部門應定期收集租用方的反饋意見，對租用管理工作進行評估和改進，不斷提高服務質量和管理水平。違規處理1.租用方違規處理如租用方違反本制度及租用合同約定，行政部門有權采取以下措施：要求租用方立即整改，消除違規行為造成的影響。按照合同約定收取違約金，違約金金額根據違規情節輕重確定。暫停租用方的會所使用資格，直至違規行為整改完畢并經行政部門驗收合格。如因租用方違規行為給公司造成損失的，租用方應承擔相應的賠償責任。對于嚴重違反本制度及法律法規規定的租用方，公