會議財務(wù)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司會議財務(wù)管理，加強預(yù)算管理，嚴格控制會議成本，提高資金使用效益，確保會議活動的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門會議、專題會議等。3.基本原則預(yù)算控制原則：會議費用應(yīng)納入預(yù)算管理，嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，確保費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。節(jié)約高效原則：在保證會議質(zhì)量的前提下，合理安排會議規(guī)模和時間，優(yōu)化會議流程，降低會議成本。合規(guī)透明原則：會議費用的支出應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定，做到公開、透明。二、會議預(yù)算管理1.預(yù)算編制會議主辦部門：根據(jù)會議的主題、規(guī)模、時間、地點等因素，提前編制會議預(yù)算草案，并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門：對會議預(yù)算草案進行審核，結(jié)合公司財務(wù)狀況和歷史數(shù)據(jù)，提出修改意見，確保預(yù)算的合理性和準確性。預(yù)算審批：會議預(yù)算草案經(jīng)主辦部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批。審批通過后的預(yù)算作為會議費用控制的依據(jù)。2.預(yù)算執(zhí)行嚴格控制：會議主辦部門應(yīng)嚴格按照批準的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自擴大支出范圍、提高開支標準。如需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照原審批程序進行申報和審批。動態(tài)監(jiān)控：財務(wù)部門應(yīng)建立會議預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.預(yù)算調(diào)整調(diào)整條件：在會議籌備或召開過程中，因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)填寫《會議預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。調(diào)整程序：《會議預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)主辦部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批。審批通過后，方可進行預(yù)算調(diào)整。三、會議費用管理1.會議場地費用選擇原則：根據(jù)會議規(guī)模和要求，優(yōu)先選擇公司內(nèi)部會議室或性價比高的外部場地。如需租賃外部場地，應(yīng)與場地供應(yīng)商簽訂租賃合同，明確租賃期限、租金標準、支付方式等條款。費用標準：會議場地租金應(yīng)根據(jù)市場行情和公司實際情況合理確定，不得高于同區(qū)域同類型場地的市場價格。在簽訂租賃合同前，應(yīng)將租金標準報財務(wù)部門備案。2.會議設(shè)備租賃費用審批流程：因會議需要租賃設(shè)備的，應(yīng)由會議主辦部門填寫《會議設(shè)備租賃申請表》，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、租賃期限、租賃費用等，并提交至財務(wù)部門審核。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。費用控制：會議設(shè)備租賃應(yīng)本著節(jié)約原則，盡量選擇公司內(nèi)部現(xiàn)有設(shè)備。如需租賃外部設(shè)備，應(yīng)通過詢價、比價等方式選擇價格合理、服務(wù)質(zhì)量好的供應(yīng)商，并嚴格控制租賃費用。3.會議資料印刷費用審批管理：會議資料印刷應(yīng)提前編制印刷計劃，并填寫《會議資料印刷申請表》，注明資料名稱、規(guī)格、數(shù)量、印刷內(nèi)容、印刷單價等，提交至財務(wù)部門審核。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。成本控制：在保證會議資料質(zhì)量的前提下，應(yīng)優(yōu)化印刷方案，降低印刷成本。如會議資料數(shù)量較多，可通過招標等方式選擇印刷供應(yīng)商，以獲得更優(yōu)惠的價格。4.會議餐飲費用標準制定：根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和時間，合理確定會議餐飲標準。會議餐飲標準應(yīng)明確每人每餐的費用上限，并考慮不同地區(qū)、不同季節(jié)的物價水平。費用管理：會議餐飲費用應(yīng)嚴格按照標準執(zhí)行，不得超標準安排餐飲。如需提供特殊餐飲服務(wù)或增加餐飲項目，應(yīng)提前報財務(wù)部門備案，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.會議交通費用用車安排：根據(jù)會議需要，合理安排車輛接送參會人員。如使用公司車輛，應(yīng)做好車輛使用記錄，包括出車時間、地點、里程數(shù)等；如租賃車輛，應(yīng)與租賃公司簽訂租賃合同，明確租賃費用和支付方式。費用控制：嚴格控制會議交通費用，盡量減少不必要的車輛使用。對于長途出差參加會議的人員，應(yīng)按照公司差旅費制度報銷交通費用。6.其他費用費用范圍：其他費用包括會議期間的文具、茶水、鮮花、禮品等費用。這些費用應(yīng)根據(jù)會議實際需要合理安排，并嚴格控制支出標準。審批流程：其他費用的報銷應(yīng)填寫《費用報銷單》，注明費用項目、金額、用途等，并按照公司費用報銷流程進行審批。審批通過后，方可報銷。四、會議費用報銷管理1.報銷憑證要求合法合規(guī)：會議費用報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，不得使用虛假發(fā)票或白條入賬。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，內(nèi)容填寫完整，包括發(fā)票抬頭、日期、項目、金額等。分類粘貼：報銷憑證應(yīng)按照費用類別進行分類粘貼，并在粘貼單上注明費用項目、金額、發(fā)票張數(shù)等信息。2.報銷流程填寫報銷單：會議結(jié)束后，會議主辦部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，并填寫《費用報銷單》。報銷單應(yīng)注明會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、費用明細等信息。部門審核：《費用報銷單》經(jīng)會議主辦部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，對不符合要求的報銷憑證予以退回。審核通過后，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度計算報銷金額，并在《費用報銷單》上簽字。領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過的《費用報銷單》報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)會議預(yù)算執(zhí)行情況和費用控制要求進行審批，對超預(yù)算或不合理的費用予以駁回。報銷支付：審批通過的《費用報銷單》交至財務(wù)部門辦理報銷支付手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度和審批意見，及時將報銷款項支付給報銷人。五、會議財務(wù)監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計定期審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會議財務(wù)收支情況進行審計，檢查會議預(yù)算執(zhí)行情況、費用報銷的合規(guī)性、資金使用效益等。專項審計：對于重大會議或涉及金額較大的會議，內(nèi)部審計部門可進行專項審計，確保會議財務(wù)工作的規(guī)范和透明。2.財務(wù)檢查日常檢查：財務(wù)部門應(yīng)加強對會議財務(wù)的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。檢查內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、費用報銷憑證的完整性、審批流程的合規(guī)性等。不定期抽查：公司可根據(jù)實際情況，對會議財務(wù)進行不定期抽查，以確保財務(wù)管理制度的有效執(zhí)行。3.違規(guī)處理責(zé)任追究：對于違反會議財務(wù)管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究責(zé)任人的賠償責(zé)任。整改措施：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及